Logo
  • Achtergrond
  • 31 maart 2017
  • Lonneke Gillissen RBLG

Kantoormeubelen, nieuw of opknappen? De lessons learned van de Rabobank

Circulair inkopen, het is voor veel bedrijven nog onontgonnen gebied. Met twee pilots voor circulaire kantoorinrichting zette Rabobank haar eerste stappen. De bank is hierdoor op andere wijze gaan nadenken over kantoormeubelen. “Het begint allemaal met bewustwording.”
Beeld Kantoormeubelen, nieuw of opknappen? De lessons learned van de Rabobank

Maximale recycling van producten en grondstoffen en minimale waardevernietiging vormen de basis voor een circulaire economie. Circulair inkopen vereist dan ook borging van de leverancier dat hij de producten na gebruik opnieuw inzet. Als ondertekenaar van de Green Deal Circulair Inkopen besloot Rabobank dit in een tweetal pilots in de praktijk te brengen. Allereerst met een kleine pilot voor het inrichten van ‘vergadercentrum Zilver’ in Utrecht, waarbij de bank circulair projectinrichter Gispen in de arm nam. Voor de tweede pilot komt Rabobank samen met meubelontwerper Drentea tot een circulaire inrichting van de werkplekken in het kantoor in Eindhoven. De lessons learned van de eerste pilot worden hierbij meegenomen.

Toekomst van het meubilair

Tanja Teeuwen, senior inkoopconsultant in het facilitaire- & vastgoeddomein bij Rabobank, is verantwoordelijk voor het inkoopgedeelte van de pilots. Ze vertelt waar de bank vandaan komt. “Het was voor ons nog niet gebruikelijk dat we in een inkooptraject voor de kantoorinrichting meenemen wat er na afloop van de levensduur, of al eerder, met het bestaande meubilair moet gebeuren. We sloegen het op of verkochten het bij het slopen van een pand. Dat we dit nu zelf in de hand hebben, maakt het circulair inkopen van meubilair wezenlijk anders. We willen bovendien niet alleen grip hebben op wat er met het bestaande meubilair gebeurt, maar ook op hoe er in de toekomst met het nieuwe wordt omgegaan als wij het niet meer nodig hebben.”

Inkoopstrategie

Om dit helder te krijgen, schreven Teeuwen en haar team voor de pilot in Eindhoven een inkoopstrategie. Hierin wordt per inrichtingscluster specifiek beschreven of het op een circulaire manier wordt uitgevraagd in de markt. Al doende kwam Teeuwen er zo met haar team achter dat er bij circulair heel andere zaken moeten worden uitgevraagd dan ze eerder gewend waren te doen. “Zo wilden we bijvoorbeeld van de leveranciers weten wat maakt dat hun product circulair is, hoe ze dat kunnen aantonen en wat ze aan het eind van de levenscyclus van plan zijn ermee te gaan doen als die cyclus een lengte van vijf jaar zou hebben, maar ook als die tien of vijftien jaar zou zijn. Van dat alles wilden we een gedetailleerde uitwerking zien.”

Verrassing

De vervolgvraag luidde: hoe krijgt het meubilair een tweede leven, hoe wordt dat ingezet, wat ga je als leverancier met het restmateriaal doen? Zaken waar eerder geen aandacht aan werd besteed. Daarbij moest het nieuwe kantoormeubilair van een zo hoog mogelijk circulair niveau zijn, maar was ook de vraag belangrijk wat de leverancier van het bestaande meubilair zou kunnen maken in het geval het besluit zou zijn dat te hergebruiken. En dan was er nog de optie van het inkopen van nieuw meubilair in combinatie met het opkopen van oud meubilair. “In dat geval wilden we weten wat ze met het oude meubilair zouden gaan doen,” vertelt Teeuwen. “Overigens werd ik hier verrast door het feit dat waar ik dacht dat het opknappen van het huidige kantoormeubilair financieel aantrekkelijker zou zijn dan de aanschaf van nieuw, dit niet het geval bleek te zijn. Althans, wel als je sec de offerte zou bezien, maar als je alle logistieke bewegingen meeneemt, de extra verhuisbewegingen die nodig zijn, de kosten van het huren van tijdelijk nieuw meubilair et cetera, dan is hergebruik financieel gezien helemaal niet aantrekkelijk.”

Mock-up

Reden voor de Rabobank om te kiezen voor nieuw kantoormeubilair. Het bestaande wordt verkocht aan een opkoper, die – geheel in lijn met het circulaire gedachtegoed – op zijn beurt ook moet aantonen wat hij daarmee gaat doen. De uiteindelijke keuze voor de uitvraag voor het meubilair baseerden Teeuwen en haar team op een aantal zaken, zoals circulariteit, het programma van eisen, kwaliteit en prijs. Ook organiseerden ze een mock-up, waarbij leveranciers het meubilair ter beoordeling tentoonstelden. Teeuwen: “Dat vormde een onderdeel van ons selectieproces en vind ik een aanrader voor andere organisaties om ook te doen.” Al deze zaken tezamen maakten dat Rabobank koos voor Drentea, dat bij het productieproces zo veel mogelijk gebruikmaakt van grondstoffen en energie uit hernieuwbare bronnen.

Normering

Het lastige van werken in zo’n nieuw veld als circulair inkopen vindt Teeuwen dat het vooralsnog aan een normering ontbreekt die als maatstaf kan worden gehanteerd. “Ik vind dat er een objectief meetinstrument moet komen van een overkoepelende, onafhankelijke organisatie. Een meetinstrument dat aantoont dat de leverancier circulair erkend werkt, zodat je weet dat je met een betrouwbare partner in zee gaat. De verschillende leveranciers hebben nu allemaal nog hun eigen normering, maar hoe bepaal ik welke beter is?” Tot die tijd raadt ze andere organisaties aan om heel secuur de expertise van de leveranciers uit te vragen. “Natuurlijk, je moet wel een programma van eisen voorleggen, maar schrijf niet voor hoe jíj vindt dat het exact moet zijn. Door te vragen wat zíj kunnen in plaats van allerlei eisen te stellen, kunnen de leveranciers denken in hun eigen ontwerp en productieproces en wat ze in de toekomst willen gaan doen met de materialen die ze retour ontvangen.”

Stakeholders

Een belangrijke lesson learned hierbij is voor Teeuwen het belang van het meenemen van de stakeholders binnen de organisatie. “Bij grote inkooptrajecten heb je een projectteam of organisatie, maar bij circulair inkopen komt het meubilair in beheer van een lijnorganisatie. Die moet betrokken zijn bij de overeenkomst, want van hen hangt af hoe daarmee wordt omgegaan.” Hiernaast raadt de senior inkoopconsultant aan niet puur te kijken naar de kosten onder de streep. “Als je bij hergebruik van bestaand meubilair een goede businesscase maakt, kan dat weliswaar financieel ongunstiger zijn, maar doe dat dan wel. Kijk vooral verder dan alleen de offerte.”

Vervolgtraject

Het stadium van circulair inkopen waarin Teeuwen nu is beland, is die van de definitieve tekeningen en contractafspraken. Waarbij blijkt dat het circulaire aspect nog lastig is vast te leggen in een contract. Teeuwen: “Wat je vastlegt zijn eerder gedragselementen over de manier waarop je samen afspreekt om te gaan met het circulaire aspect.” Tot het pand in Eindhoven in oktober wordt geopend, zullen er zo ongetwijfeld nog een aantal uitdagingen op haar pad komen.

Tips

  • Organiseer een een mock-up, waarbij leveranciers het meubilair ter beoordeling tentoonstellen.
  • Vraag heel secuur de expertise van de leveranciers uit. Leg wel een programma van eisen voor, maar schrijf niet voor hoe jíj vindt dat het exact moet zijn.
  • Neem de stakeholders binnen de organisatie mee. De lijnorganisatie moet betrokken zijn bij de overeenkomst.
  • Kijk niet puur naar de kosten onder de streep. Maak een businesscase, kijk vooral verder dan de offerte.

Achtergrond

Teeuwen werkt sinds 1996 bij de Rabobank in verschillende bancaire functies. Sinds 2010 is zij werkzaam als senior inkoopconsultant in het facilitaire- & vastgoeddomein bij Rabobank Concern Inkoop, de inkooporganisatie van Rabobank. Deze heeft als ondertekenaar van de Green Deal Circulair Inkopen een aantal projecten met betrekking tot de inrichting van locaties opgepakt.

Green Deal Circulair Inkopen

In 2013 zette onder meer de Rabobank haar handtekening onder de Green Deal Circulair Inkopen, een initiatief van MVO Nederland, NEVI, de Rijksoverheid, PIANOo, Kirkman Company en Circle Economy. Binnen dit platform wisselen bedrijven en overheden ervaringen en kennis uit. De opgedane lessen worden breed verspreid, zodat inkopers niet zelf het circulaire wiel uit hoeven te vinden.

Producttips

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform