Logo
  • Achtergrond
  • 29 november 2019
  • Bron: Rijkswaterstaat

Circulair inkopen in 8 stappen

Rijksoverheid, gemeenten, provincies kopen allemaal op grote schaal in. Daarom hebben zij de unieke mogelijkheid om de markt voor circulaire producten en diensten een flinke zet in de rug te geven. De inkopers en opdrachtgevers geven daarmee ook gelijk weer het goede voorbeeld aan anderen. Aldus Stientje van Veldhoven, Staatssecretaris van Infrastructuur en Waterstaat in het e-book Circulair inkopen in 8 stappen.
Beeld Circulair inkopen in 8 stappen

STAP 1. Waarom en wat

Waarom wil je met je organisatie circulair inkopen? Wat is de definitie die je organisatie hanteert? 

Stap 1 laat je doorgronden waarom jij met je organisatie circulair wilt inkopen. Alleen als je duidelijk hebt wat circulair voor jouw organisatie betekent, kun je ook leveranciers vinden die willen bijdragen aan het behalen van dat doel.
In deze fase maak je intern de afwegingen om te komen tot een eerste circulaire inkooppilot. Projecten met een lager risicoprofiel en een zichtbare impact op circulair vlak zijn sterke pilotprojecten om circulair inkopen in je organisatie op de kaart te krijgen. Tot slot is inzichtelijk geworden dat productgroepen met een beperkte complexiteit en levensduur zich makkelijker lenen voor circulair inkopen.

STAP 2. Interne organisatie

Wat betekent circulair inkopen voor je eigen organisatie? Wat zijn de consequenties van een circulair inkoopproces? Hoe betrek je interne afdelingen om tot een geslaagd inkoopproces te komen?

Stap 2 bespreekt de interne organisatie. Door aan te geven wat de consequenties zijn van een circulair inkooptraject, is duidelijk dat circulaire inkoop meer is dan een eenmalige transactie. De samenwerking tussen interne afdelingen bepaalt of je tot een geslaagd circulair inkooptraject kunt komen. Overbrug interne belangen en betrek en informeer de belanghebbenden voor een succesvol circulair inkoopproces.

STAP 3. Vraagstelling

Bepaal de functionele vraagstelling en de wijze waarop je de vraag formuleert. De ervaring leert dat de mate van functioneel specifceren verschilt per sector.

Stap 3 gaat over het formuleren van jouw vraag. Start met het in kaart brengen van je behoefte; niet inkopen is immers de meest concrete bijdrage aan de circulaire economie. Probeer vervolgens de oplossing niet technisch te formuleren, maar geef ruimte in de vraagstelling zodat de marktpartijen met oplossingen kunnen komen.

STAP 4. Multidisciplinaire samenwerking

Een circulaire economie creëer je niet alleen. Soms is het wenselijk om niet een bilaterale relatie aan te gaan, maar alle ketenpartijen te betrekken die daadwerkelijk de kringloop sluiten. Wanneer en hoe doe je dat?

Samenwerking is een belangrijk middel om te komen tot een circulaire economie en een circulair project, maar dat is niet vanzelfsprekend. Je moet samenwerking vaak als opdrachtgever initiëren en dat geldt ook voor de samenwerking tussen verschillende ketenpartners. Neem hierin daarom in de aanbesteding de rol van de regisseur.

STAP 5. Aanbestedingsprocedure

Welke procedure kies je om tot een optimaal circulaire aanbieding te komen? Hoe kun je hier de balans vinden tussen concurrentie en samenwerking?

Je aanbestedingsprocedure moet een weerspiegeling zijn van wat je wilt bereiken met de aanbesteding; wil je samenwerken, straal dit dan ook uit met de procedure die je kiest. De aanbestedingsbeginselen volgens de Europese Commissie bieden een helder kader voor zowel aanbestedingsplichtige als private partijen. Voor circulair inkopen voegen wij daar nog de principes ‘samenwerking’ en ‘innovatie’ aan toe. Geef ruimte aan partijen om in dialoog te gaan met zowel jou als opdrachtgever als met elkaar.

STAP 6. Meten en beoordelen van circulariteit

Wat is het verschil tussen meten en beoordelen? En hoe kun je de circulariteit van de aanbiedingen objectief meten?

Het vormgeven van een circulair selectieen gunningskader is misschien wel de meest uitdagende stap. Waar in de selectiefase vragen gaan over de aanbieder, gaan ze in de gunningsfase over de aanbieding. Deze stap kijkt ook naar de beoordeling van kwalitatieve vragen en geeft inzicht in het meten en beoordelen van circulariteit. Kies in elk geval een werkbaar format. Zorg ervoor dat de markt niet onevenredig veel werk moet verzetten om circulariteit inzichtelijk te maken. Zorg er bovendien voor dat het uiteindelijke inzicht genoeg zegt over het circulariteitsniveau van een product en dat een bredere doelgroep dit ook begrijpt.

STAP 7. Borging

Hoe borg je de circulaire ambities op lange termijn? 

In stap 7 kijkje naar de wijze waarop circulaire prestaties en circulair gebruik geborgd kunnen worden. Circulaire verdienmodellen kunnen een middel zijn om circulair gebruik te borgen, door een financiële prikkel te koppelen aan de circulaire prestaties. Ook kunnen de prestaties in een contract opgenomen worden als KPI’s.

STAP 8. Contractmanagement

Blijf de samenwerking monitoren na het afronden van de transactie voor daadwerkelijk circulair gebruik. 

Vergeet bij een circulair inkooptraject niet om het contractmanagement ook goed vorm te geven. Feitelijk is de aanbesteding de start van de relatie tussen opdrachtgever en -nemer; de samenwerking zelf krijgt pas echt vorm gedurende de looptijd van het contract. Onderhoud de relatie en zorg voor voldoende momenten waarop de samenwerking wordt geëvalueerd.

Zie voor modellen en cases het e-book Circulair inkopen in 8 stappen (pdf)

Producttips

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform