Logo
  • Opinie
  • 26 mei 2014

Lean Printmanagement in 5 stappen

Print is een waardevol deel van de communicatiemix. Maar de organisatie en inkoop van drukwerk is vaak tijdrovend, risicovol en kostbaar. Dit heeft vooral te maken met historisch gegroeide werkprocessen. Met procesverbetering is veel te winnen. Aan snelheid, kwaliteit en kostenbeheersing. Hiervoor is de Lean Printmanagement aanpak ontwikkeld.

Lean is een methode gericht op het systematisch vinden en elimineren van verspillingen. Lean en Six Sigma worden met succes toegepast in productie en administratieve organisaties. Bij de organisatie van inkoop drukwerk wordt Lean vrijwel alleen toegepast binnen de drukkerij. Terwijl de meeste besparingen te vinden zijn in het beter inrichten van processen bij opdrachtgevers van drukkerijen, reclamebureaus en de repro. Door Lean toe te passen op Printmedia realiseren organisaties besparingen tot 70% van de totale kosten. Terwijl de doorlooptijd van producties aanzienlijk verkort wordt en de kwaliteit toeneemt. Dit gaat niet vanzelf. Een facilitaire regieorganisatie kan Lean Printmanagement in 5 stappen van de grond krijgen en zo het verbeterpotentieel verzilveren.

1. Stel een verbeterteam samen

Invoeren van Lean Printmanagement start met draagvlak creëren. Om een project succesvol te laten verlopen is het nodig om een verbeterteam te vormen, waarin de belangen van betrokkenen samenkomen. Dit zijn meestal (marketing)communicatie, inkoop (contractmanagement), ICT, repro en facilitair bedrijf. De samengestelde groep functioneert als stuurgroep voor een projectleider. Verder is support van het management onmisbaar. Er moet een gedeelde wens zijn om kosten te reduceren en doorlooptijden van producties te verkorten, terwijl de kwaliteit beter wordt. Dit gaat echter ten koste van mogelijke gevestigde belangen en gewoontes. Alleen een duidelijk commitment voorkomt voortijdig falen van het project, vanwege tegenwerking.

2. Knip Creatie en Productie los

De volgende stap is de splitsing van creatie en productie. Over mediaproductie en drukwerk in het bijzonder wordt vaak erg moeilijk gedaan terwijl het heel eenvoudig is. Om drukwerk te realiseren zijn slecht twee (gestandaardiseerde) documenten nodig; een Certified PDF bestand en een opdrachtbeschrijving. Een opdrachtbeschrijving is met beperkte grafische kennis eenvoudig samen te stellen. Het Certified PDF document bevat teksten, beelden en vormgeving en is het resultaat van een creatief proces waarbij bureaus, vormgevers en dtp medewerkers betrokken zijn. Een proces dat zich niet leent voor een Lean aanpak. De productie leent zich hier wel voor.

3. Neem afscheid van tussenpersonen

Wie een knip tussen creatie en productie heeft aangebracht kan de facilitaire printmedia regie naar zich toe trekken. En het proces Lean inrichten. Dit betekent meestal afscheid nemen van de vele tussenpersonen die het proces vertragen en voor veel extra kosten zorgen. Reclame en communicatiebureaus, drukwerkmakelaars printmedia adviseurs, maar ook leveranciers van printers en document management systemen stellen zich graag als tussenpersoon op, zonder waarde toe te voegen. IT en Web Based netwerk oplossingen maken het mogelijk om rechtstreeks samen te werken met drukkerijen, als je maar een Certified PDF met een standaard orderbeschrijving aan kan leveren, eventueel uitgebreid met databestanden voor DM producties. Een verbeterpotentieel dat al snel in de papieren loopt.

4. Gebruik je repro

In veel organisaties is de reproafdeling onderbenut. Logisch, vanwege verdergaande digitalisering van document intensieve processen neemt het printvolume voor documenten af. Sluiting en volledige outsourcing van de repro lijkt dan een slimme oplossing maar is het niet altijd. Want met de moderne printers van nu kan veel werk dat traditioneel via tussen personen bij offset drukkerijen gemaakt wordt in huis gehaald worden. De repro blijkt zich dan heel snel terug te kunnen verdienen terwijl het geld niet naar buiten gaat, opdrachten sneller worden verwekt, zonder logistieke belemmeringen. Met een Lean inrichting van de repro als onderdeel van een interne media en communicatieketen benutten organisaties het vaak aanwezige onbenut potentieel van mensen en aanwezige apparatuur.

5. Gebruik meer preferred suppliers

Wie een goed functionerende repro heeft kan samen met inkoop de volgende stap zetten. Het strak aanleveren van door de repro gecontroleerde Certified PDF bestanden met professionele opdrachtbeschrijvingen voor orders die niet op de repro gemaakt worden. Inkoop start met het uitbreiden van het aantal leveranciers. Nodig omdat in Grafisch Nederland iedere drukkerij andere specialiteiten en machines heeft en de prijzen verhoogd of verlaagd, afhankelijk van de bezettingsgraad. Optimaal inkopen is dus een kwestie van spreiding aanbrengen binnen goed afgewogen preferred suppliers programma’s, en steeds meerdere offertes aanvragen per opdracht. Dit kan volledig automatisch, door aan te sluiten op de MRM platformen, zoals de Media Alliantie Business Hub. Maar het kan ook door XML gebaseerde koppelingen in te richten naar de geselecteerde preferred suppliers.

Producttips

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform