Logo
  • Opinie
  • 3 februari 2014

Documenten van emotionele waarde vaak ten prooi aan onachtzaamheid

Papieren documenten liggen ons nog steeds na aan het hart. We koesteren de handgeschreven brieven en dagboeken met ingeplakte foto´s en ezelsoren van dierbare familieleden meer dan een afdruk uit de printer van een e-mailtje van een nichtje. Toch bewaren we papieren van emotionele waarde nogal slordig in onze privéomgeving.

Pas als ze kwijtraken, dringt tot ons door welke onschatbare waarde ze vertegenwoordigen, blijkt uit onderzoek van Iron Mountain. En daarom verdienen deze documenten een goede en veilige opbergplek. Zodat aan papier toevertrouwde herinneringen ook voor volgende generaties bewaard blijven.

Pas als je iets kostbaars kwijtgeraakt bent, besef je de waarde ervan ten volle. Dat geldt zeker voor documenten met emotionele waarde, zoals brieven van geliefden, foto´s van (klein-)kinderen, dagboeken van familieleden uit vroegere tijden. Dan blijkt dat papier zowel het meest persoonlijke als het meest kwetsbare medium is voor wat we willen overbrengen.

Waardevolle brieven

In 2005 werd een uitgebreide collectie brieven met historische waarde gevonden in de kelder van een Zwitserse advocaat. Het bleken brieven te zijn van onder meer Napoleon Bonaparte aan zijn toekomstige vrouw, de latere keizerin Josephine de Beauharnais: "Ik heb echt het gevoel dat als we ruzie maken ik mijn hart sluit .... Heb je er wellicht aan gedacht mij twee gedachten te besparen?" pleit hij na onenigheid over de trouwplannen. Een andere brief bleek van de hand te zijn van de negentiende-eeuwse schrijfster Charlotte Brönte, die reflecteerde op enkele negatieve beoordelingen over haar nieuwe boek: "zoals zij zich uitlaten over werken van de geest, zijn ze te vergelijken met dove mensen die naar muziek moeten luisteren of blinden aan wie gevraagd wordt een schilderij te beoordelen."

Deze brieven onthullen dat ook bekende historische figuren échte mensen zijn met emoties en gedachten. Zo krachtig als papier hun gevoelens kan overbrengen, zo kwetsbaar is papier bij schade of verlies. En de gevolgen zijn pas voelbaar als het te laat is, blijkt uit recent onderzoek van Iron Mountain naar de waarde van verloren documenten met emotionele waarde. Het gaat bijvoorbeeld om foto's van eerste liefdes (met 12% het op drie na meest gemiste document) of een liefdesbrief van een vroegere geliefde (bij verlies gemist door 7%). Maar het meest missen wij verloren foto’s van dierbaren die wij niet meer om ons heen hebben en brieven van partners waar we een relatie mee hebben.

Dossiers uit WOI

Als informatiebeheerder hechten wij waarde aan het veilig archiveren en digitaliseren van papieren documenten. Paperassen bewaren we in veilige omgevingen met een constante temperatuur. Waar mogelijk raden we aan documenten ook te digitaliseren, waardoor ze beter en makkelijker toegankelijk zijn en gedeeld kunnen worden. Zo verlaag je bovendien het risico op schade en verlies.

Wij helpen daarom organisaties om documenten van historische waarde te digitaliseren - zoals het archief met de nagelaten documenten van Engelse soldaten uit de eerste Wereldoorlog (1914-1918) die onlangs online beschikbaar zijn gekomen. Eenmaal gescand en in een database opgenomen, zijn deze documenten te doorzoeken en te bestuderen door familieleden, historici en wetenschappers. Met de nieuwe inzichten die hierdoor worden opgedaan, kunnen we leemtes in onze collectieve historische kennis over deze belangrijk periode opvullen.

Ook voor bedrijven

Zeldzame historische documenten kunnen en moeten we beschermen voor de komende generaties. En dat is mogelijk dankzij de kracht van IT in combinatie met een veilige opslag in een omgeving met een gecontroleerde atmosfeer. Daar hebben ook bedrijven veel bij te winnen. In veel organisaties worden papieren dossiers vaak opgeslagen in vochtige kelders, overvolle kasten of archiefkasten zonder vergrendeling. Om de waarde ervan voor de lange termijn te waarborgen, zullen de dossiers moeten worden verplaatst, en zal de inhoud ervan moeten worden gecategoriseerd en veilig beheerd, zodat de informatie op de juiste manier ontsloten kan worden. Bijkomende voordelen van een dergelijke archiefaanpak is dat de afhankelijkheid van een papieren archief vermindert, dat er meer werkruimte beschikbaar komt en de operationele efficiëntie verbetert.

Oude liefdesbrieven en waardevolle bedrijfsdocumenten

Op het eerste gezicht lijken persoonlijke papieren en een gedegen informatiebeheerbeleid van een onderneming niet met elkaar te rijmen. Toch is het verschil niet groot. Of het nu gaat om een oude liefde waarvan de herinnering is weggestopt in een kartonnen doos onder het bed of een volgepropte bureaulade op kantoor met belangrijke paperassen, mensen willen belangrijke papieren graag in de buurt houden, ook al zijn de risico’s op verlies of schade hierdoor groter.

Moderne opslagtechnologie bieden nu juist goede mogelijkheden om tegemoet te komen aan de menselijke neiging om belangrijke documenten onder handbereik te houden. Extern archiveren in combinatie met digitaliseren van waardevolle bedrijfsinformatie zorgen ervoor dat informatie direct toegankelijk is via een veilige online verbinding en desgewenst wordt de informatie online aangevraagd waarnaar het originele papieren document snel wordt geleverd. In deze aanpak staat de veiligheid van documenten voorop. Deze veilige en aangename oplossingen bestaan ook voor persoonlijke paperassen. Het is daarom verstandig om vanuit de veiligheidsgedachte naar documenten met emotionele waarde te kijken. En vervolgens de papieren te digitaliseren. Zo blijven dierbare documenten bestaan, zonder het risico te lopen als herinnering te vervagen.

Producttips