Logo
  • Opinie
  • 21 februari 2019

Dicht de kloof tussen fysieke en digitale informatie

Ook bij informatiemanagement geldt dat wensdenken duur is en omzet kost. Vergeet daarom het papierloze kantoor en andere mooie toekomstbespiegelingen. En dicht eindelijk de eeuwige kloof tussen fysieke en digitale informatie. Resultaat zijn tevreden klanten, groeiende omzetten en betere compliance, oftewel beter voldoen aan wet- en regelgeving.

”In de ideale wereld praten de verschillende afdelingen van bedrijven en organisaties met elkaar en komen die tot een integraal informatiebeheerbeleid”, zegt Jeroen Strik, directeur van Iron Mountain Benelux. ”Maar in de praktijk, kun je daar niet op wachten, maar moet je dat vanaf directieniveau initiëren.”

Strik heeft er lange ervaring mee opgedaan bij Iron Mountain: ”Onze klanten hebben tegenwoordig de ultieme klantervaring als hoogste doel. En vaak streeft hun bedrijf of organisatie al decennia naar het genereren van omzet uit bestaande klantinformatie. Vaak hebben ze tegenwoordig ook een taakgroep in het leven geroepen om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, of GDPR in het Engels). En dat de toekomst digitaal is, weten wij en zij al tijden. Maar de praktijk is al net zo lang hybride: papier én digitaal.”

Ieder project en iedere vernieuwing waarbij het om informatie draait, kan alleen slagen als we onze informatie en de bijbehorende processen op orde brengen:

  • Welke informatie bevindt zich waar?
  • Wie is de eigenaar?
  • Wie is gemachtigd die in te zien, te bewerken en te verwerken?
  • Voldoen die processen en rechten aan de wet- en regelgeving?
  • Wat we willen we ermee bereiken?
  • Hoe moeten we de informatieplaatsen, -rechten en -processen aanpassen om dat te bereiken?

Het beste van beide

Onze informatieorganisatie en –discipline is beperkt, en wordt nog beperkter wanneer we digitaal werken. Maar aan de andere kant heeft het digitale werken met en het verwerken van informatie natuurlijk met reden een hoge vlucht genomen. Die digitale voordelen willen we dus behouden en uitbouwen. Om eindelijk die hoge net promoter score (NPS) te behalen en omzet te genereren uit al die informatie waarom we Google, Facebook, de AVG en de betaalrichtlijn PSD2 zo vrezen.

De grote kunst is het dus om de voordelen van beide werelden met elkaar te verenigen. En daartoe moeten de facility en IT-manager nu eindelijk eens serieus met elkaar om tafel, om van elkaar te leren en bij elkaar aan te sluiten in één informatiebeheerbeleid. Om de kloof te dichten en de inspanning te leveren die nodig is om de belofte waar te maken.

Niets nieuws…

Klanten die hun informatiemanagement ten dele overdragen aan Iron Mountain moeten wel aan de slag met deze thematiek en Iron Mountain neemt daarbij veel van de zorg over. Maar ongeordende informatie kun je niet archiveren, digitaliseren en beheren, in de vorm van bijvoorbeeld Records Management as a Service (RMaaS). En bij thema´s en trends als (hybride) cloud computing, Bring Your Own Device (BYOD), thuis- en telewerken en de opkomst van de mobiel als terminal, steekt precies dezelfde thematiek weer de kop op.

Het betere is de vijand van het goede, want de digitale wereld kan echt wel wat opsteken van de orde en discipline die de fysieke wereld kenmerkt. Digitalisering is op zijn beurt een weldaad voor tijds- en plaatsonafhankelijk werken in wereldwijd verband, met grootschalige informatieopslag in de cloud. De kunst is het beste van beide werelden te combineren in een huwelijk waarin één en één meer is dan twee.

Beter in de Basis

”In de basis blijft ons klantadvies door de jaren heen hetzelfde, maar in de uitvoer verandert er veel”, zegt Jeroen Strik, directeur van Iron Mountain in de Benelux. ”In de hybride wereld waar fysiek en digitaal samenkomen, gelden dezelfde eeuwige principes als in het papieren tijdperk. Maar met steeds meer digitale mogelijkheden, gaan adviesvragen nu veel verder dan het uitbesteden en digitaliseren van het papieren archief. Gelukkig is het zo dat als je de basis op orde hebt, het overige eigenlijk een invuloefening is.”

Waar fysiek en digitaal samenkomen, zit het probleem hem dus in de basisprocessen. Jeroen Strik kent de klantscenario´s:
”Een klant kan spontaan besluiten het probleem bij de bron aan te pakken, maar die kans is klein. Het is onze ervaring dat er vaak een belangrijke verandering, een incident, of een crisis aan vooraf gaat. Maar facility en IT kunnen ook het initiatief nemen.”
“In het geval dat de directie geen groot project heeft gedefinieerd, is de koninklijke weg dan de weg van de geleidelijkheid. Die weg begint dan met regelmatig overleg tussen facility en IT over de informatiemanagementprocessen, waarbij ook de jurist en de vastgoedbeheerder kunnen aanschuiven”, zegt Strik.

Draagvlak

Voordeel aan de geleidelijke weg is dat goed informatiemanagement dan niet van bovenaf wordt opgelegd, maar bedrijfsbreed wordt gedefinieerd en gedragen, en een intrinsiek onderdeel van de organisatie wordt. Maar voor die weg moeten alle betrokken partijen wel open staan, anders is het wachten op de directie of een crisissituatie.

Producttips

Ook interessant

De basisprincipes van digitaliseren
Download de gratis whitepaper

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform