Logo
  • Opinie
  • 6 maart 2014

De bedrijfsethiek van de meeglurende forens

Het openbaar vervoer puilt op werkdagen uit van werkforensen, vooral in de stedelijke gebieden. Gemiddeld zijn ze een uur per dag onderweg van huis naar werk en terug. Tijdens die reistijd wordt er volop gebeld en gelezen. En ook meegelezen en meegeluisterd. Want gluren in het leeswerk van de buren doen we nu eenmaal bijna automatisch en meeluisteren is aan de orde van de dag. Maar hoe ethisch is dit en mag dit juridisch? Een helder beleid die de veiligheid van bedrijfsgevoelige informatie voor en na werktijd waarborgt, biedt uitkomst, zegt Iron Mountain.

Twee van de drie forensen luistert wel eens mee met een gesprek van een medereiziger of werpt een steelse blik op het leeswerk van een medeforens. Aan de andere kant bekent één op de vijf forensen tijdens de dagelijkse rit in het openbaar vervoer weleens met gevoelige bedrijfsinformatie te werken, blijkt uit onderzoek van Iron Mountain. Het resultaat: 14% van de forensen verkreeg op deze manier, al glurend of meeluisterend, vertrouwelijke of gevoelige informatie. Conclusie: vertrouwelijke bedrijfsinformatie onder werkforensen kan grote gevolgen hebben voor de reputatie en de concurrentiepositie van een onderneming of overheid.

Ethisch verantwoord?
Voor de juridische afdeling van werkgevers is het onbedoeld lekken van bedrijfsgegevens een grijs gebied, vooral als belangrijke informatie die de concurrentiepositie van een onderneming kan beïnvloeden, door anderen wordt opgemerkt en opgepikt.

Op zichzelf is het verzamelen van concurrentiegevoelige informatie in de zakenwereld een legitieme praktijk. Maar de lijn tussen wat legaal is en wat ethisch verantwoord, is dun. Zo zijn er wel juridische richtlijnen over formele anti-trustactiviteiten en welke informatie medewerkers wel en niet kunnen vragen of aannemen van concurrenten. Daarom kun je zeggen dat over de schouder van een medeforens meegluren of het meeluisteren met een gesprek beschouwd kan worden als een ‘toevallig’ incident.

Wie echter doelbewust belangrijke bedrijfsinformatie opdoet in het openbaar vervoer of in het vliegtuig, moet begrijpen dat dit gedrag, ook al is het formeel niet illegaal, zeker wel onethisch is. Dus ook al is iemand in de positie om tijdens een ritje in het OV de plannen van een concurrent te weten te komen, zouden zijn persoonlijke integriteit en respect dit moeten beletten.

Met andere woorden, als het gaat om bedrijfsinformatie die toevalligerwijs verkregen is door het afluisteren van een luid gesprek in de trein, of door een blik te werpen op het laptopscherm van een medepassagier in het vliegtuig of door het lezen van achtergelaten documenten, dan geldt dit als ethisch verantwoord.

Maar wie zich doelbewust naar een plek achter concurrenten manoeuvreert om een gesprek af te luisteren, of om documenten in te zien als de eigenaar even naar het toilet is of om met opzet documenten te ontvreemden, gedraagt zich onethisch en maakt zich schuldig aan diefstal.

Van belang hierbij is om als onderneming heldere richtlijnen op te stellen waarin het verschil tussen ethisch verantwoord en onethisch gedrag duidelijk is.

Informatieveiligheid vraagt om beleid

De noodzaak om hiervoor een beleid op te stellen en na te leven is daarom van groot belang. Tweede stap is om het beleid praktische uitvoering te geven om organisatie en medewerkers te behoeden voor datalekken en dataverlies tijdens het forensen. Dit begint met goede voorlichting aan alle medewerkers over informatiebeveiliging waardoor een gedeeld gevoel van verantwoordelijkheid ontstaat voor belangrijke gegevens. Daarnaast helpt het goede en beveiligde IT-apparatuur beschikbaar te stellen waarmee medewerkers onderweg in staat zijn bedrijfsinformatie veilig te beheren en te verwerken (denk aan wachtwoorden, privacy-schermen en een beveiligd virtueel netwerk om gevoelige informatie uit te wisselen). Belangrijk is tot slot om speciale aandacht aan papier te schenken in het veiligheidsbeleid. Papieren documenten, zoals kopieën, kunnen makkelijk worden ontvreemd zonder dat iemand het merkt en zo ongemerkt in handen vallen van concurrenten.

Waar gehakt wordt, vallen nu eenmaal spaanders, maar als het gaat om bedrijfsinformatie is het zaak zo min mogelijk aan het toeval over te laten. Educatie en de juiste ondersteuning van medewerkers dragen hieraan bij. Het allerbelangrijkste is echter het invoeren en naleven van een helder beleid dat alle forenzende medewerkers ervan bewust maakt wat de risico’s en gevolgen zijn van reizen met bedrijfsinformatie.

Producttips

Ook interessant

De basiskennis over retentieschema's
Download de gratis whitepaper