Logo
  • Opinie
  • 31 mei 2017

4 veel voorkomende back-up blunders

Back-up strategieën zijn een volwassen bedrijfsactiviteit geworden. Valkuil is dat medewerkers gelijk ook slordiger worden bij het bewaren van documenten. Vier veel voorkomende blunders bij back-ups.

Informatiemanager Iron Mountain heeft kwalitatief onderzoek gedaan naar back-up gedrage en diepte-interviews gehouden met senior IT-professionals in Nederland, Frankrijk, Duitsland, Spanje en het Verenigd Koninkrijk. We ontdekten dat medewerkers op de onderzochte afdelingen HR, financiën, marketing en verkoop, en IT-ers zelf, een zorgeloze en ongestructureerde manier van het bewaren en benoemen van documenten hebben ontwikkeld. Maar dat vertrouwen is lang niet altijd gerechtvaardigd...

  • Blunder 1: back-up nooit controleren
    Back-up blunder nummer één is dat bedrijven hun back-ups instellen en verder vergeten; en informatie opslaan op tape of schijf en die nooit controleren. Onderzoek laat zien dat 34% van de bedrijven zijn back-ups nooit test. Van de bedrijven die dat wel doen, ontdekte 77% fouten in hun tape-back-ups – wat een hoog risicopercentage in de aanpak en werkwijze aantoont. Een andere veelvoorkomende fout in dit verband is dat back-up tapes en schijven onder verkeerde omstandigheden worden bewaard wat betreft temperatuur en luchtvochtigheid, wat op den duur leidt tot vermindering van de data-kwaliteit.

  • Blunder 2: error - file not found
    Medewerkers zien IT en de back-up diensten als een waardevol veiligheidsnet en rekenen zich rijk door gelijk tijdswinst en gemak te pakken. Hybride back-up ís ook een sprong voorwaarts, en het klinkt eigentijds en geavanceerd om clouddiensten te combineren met eigen opslag op tape en schijf. Maar de schrik is groot wanneer de zandloper in beeld blijft, de errors in beeld verschijnen, bestanden van verleden maand zijn, of de bedrijfs-backup maar 128Kb blijkt te beslaan. Met de back-up is het als met het rookalarm: hij verdient onze voortdurende aandacht.

  • Blunder 3: diversiteit in Informatie
    Wij raden bedrijven flexibele en hybride back-up procedures aan die maximale veiligheid bieden. Uitgangsprincipe is dat niet alle informatie gelijkwaardig is:

    - de eigen server is bijvoorbeeld het meest geschikt voor actuele informatie die in gebruik, essentieel en vertrouwelijk is
    - de cloud is beter geschikt voor minder essentiële gegevens en slapende dossiers
    - tape-backups en backup-schijven op externe, beveiligde en vertrouwde locatie met klimaatbeheersing, zijn beter geschikt:
         o voor archiefdoeleinden, om te voldoen aan verplichtingen,
         o als extra verdedigingslinie voor intellectuele eigendommen, en
         o als dubbele zekerheid voor de actuele back-ups in eigen huis.
    De back-up is een tweede of derde kopie voor veiligheidsdoeleinden en de laatste verdedigingslinie. De back-up-strategie en -procedures moeten regelmatig worden getest en vergezeld gaan van maatregelen die het eerste verlies van gegevens door medewerkers tegen gaan.
     
  • Blunder 4: gebrek aan discipline
    Fouten en ongelukken van medewerkers, zijn het resultaat van hooggespannen verwachtingen in combinatie met een gebrek aan IT-vaardigheden. De collega's verdienen steun en aandacht om hun bestanden beter te benoemen en goed te bewaren. Een volwassen documentbeheerplatform met versiebeheer, is een goede volgende stap, alsook het opzetten van een centrale plaats waar mensen hun eigen documenten kunnen terugzoeken. Het is allemaal beschikbaar, maar het geheel aan uitgebalanceerde maatregelen verdient meer aandacht, om gegevensverlies ook daadwerkelijk te voorkomen en onverhoopte fouten te kunnen herstellen.

Producttips

Ook interessant

Dataprivacy en - bescherming
Download de gratis whitepaper