Logo
  • Achtergrond
  • 14 oktober 2004
  • Niels van Dongen

Geef handen en voeten aan digitaliseren in 3 stappen

Groeiende informatiestromen leggen een steeds groter beslag op organisaties. Goed beheer is niet eenvoudig. Vaak zijn eigen medewerkers al overbezet en komt men niet aan het archief toe. Een nieuwe opbouw of conversie betekent echter wel efficiëncy.

Er komt een dag dat een medewerker de deur van het archief wil openen en alleen de klink kan bewegen. Meters papier blokkeren de toegang. Het archief is namelijk propvol. De kasten met documenten puilen uit en er bovenop ligt de oogst van jarenlang bewaren. Zeker is: zoeken naar dossier nummer 11275-b is onbegonnen werk. Dat moet anders. Digitaliseren biedt de oplossing: de gemakkelijkste weg van strekkende meters tot een toegankelijk archief.

Groeiende informatiestromen leggen een steeds groter beslag op organisaties. Goed beheer is niet eenvoudig. Vaak zijn eigen medewerkers al overbezet en komt men niet aan het archief toe. Een nieuwe opbouw of conversie betekent echter wel efficiëncy. Is al eens becijferd hoeveel kosten worden bespaard met een digitalisering? Of heeft de organisatie wel eens een blauwdruk gemaakt voor de succesvolle implementatie van digitale informatievoorziening? Duizelt het vanwege de technologische vernieuwingen en termen, zoals OCR, DMS, ICR, documentinformatiesystemen en Scanning on demand? Is door de bomen het bos nog wel te zien?

Er zijn bedrijven die gespecialiseerd zijn in het snel, goedkoop en effectief verzorgen van digitaliseringtrajecten, van intake tot nazorg.

Digitaliseringproject

Bij het digitaliseren van het archief is het van belang om drie stappen te onderscheiden:

  • Stap 1. de organisatieblauwdruk en de batenanalyse,
  • Stap 2. het ontsluitingsplan en de kostenanalyse,
  • Stap 3. de uitvoering.

Stap 1

Digitaliseren heeft grote gevolgen voor de manier van denken en werken binnen een organisatie. Veranderingen zijn een natuurlijk onderdeel van het bedrijfsproces, maar deze veranderingen zijn ook continu van invloed op het archief. Aan het begin van een digitaliseringproject is het van belang om het archief duidelijk in kaart te brengen. Hoe is het archief nu ingedeeld en hoe zijn de huidige werkprocessen binnen de organisatie ingericht? Vervolgens bepaalt men hoe het digitale archief ingericht dient te worden en hoe men daarop de werkprocessen afstemt. Een digitaal archief vereist namelijk een andere manier van denken en werken.

Wanneer beide situaties duidelijk zijn, dient men hiervan een batenanalyse te maken, waarbij de voor- en nadelen van digitaliseren of niet-digitaliseren tegen elkaar worden afgewogen en in geld worden uitgedrukt. Vanuit deze werkwijze krijgt men helder of een digitaal archief inderdaad een meerwaarde voor de organisatie heeft. Op basis van deze batenanalyse kan men dan besluiten om al dan niet een stap verder te zetten in het digitaliseringproject.

Stap 2

Men besluit zich verder te verdiepen in de mogelijkheden van een digitaal archief. Kiezen voor een digitaal archief, betekent kiezen voor een nieuw bedrijfsproces met daaruit voortvloeiend nieuwe werkprocessen. Het nieuwe bedrijfsproces zal ook zichtbaar worden in een DMS, oftewel een Document Management Systeem. Vervolgens dienen eventueel ook de werkprocessen, in vaktermen de Workflow-processen, onder de digitale loep te worden genomen. Dit betekent dat men ook de documentstroom en de wijze van invoeren van nieuwe gegevens gaat aanpassen met het oog op meer efficiëncy. Hierbij dient een kostenanalyse te worden gemaakt. Op basis van deze kostenanalyse kan men besluiten om al dan niet de derde stap te zetten in het digitaliseringproject.

Stap 3

Wanneer op basis van de kostenanalyse bij stap 2 wordt besloten verder te gaan met het digitaliseringproject, komt men bij stap 3 terecht. En daar begint de meest cruciale fase van het project, namelijk de uitvoering. Voordat wordt begonnen met digitaliseren, dient er het nodige schoningswerk te worden verricht, zoals ontnieten, verwijderen van paperclips en het rangschikken van informatie. Dit is een arbeidsintensieve klus die zorgvuldigheid en routine vereist. Dit wil men absoluut niet zelf doen! Het vergt namelijk ontzettend veel van eigen medewerkers. Zij zijn vaak te hoog opgeleid, waardoor motivatieproblemen ontstaan voor deze relatief goedkope maar arbeidsintensieve werkzaamheden.

Gegevens in betrouwbare handen

Na het schonen starten de scanwerkzaamheden voor het daadwerkelijke digitaliseren. Voor veel bedrijven is het ook niet raadzaam om dit in eigen beheer te doen, omdat digitaliseren voor hen geen corebusiness is. Het digitaliseringproject neemt veel tijd in beslag, vergt kennis en kunde en legt hiermee een grote druk op het personeelsbestand. Het proces wordt continu bedreigd door uitval van personeel door onder andere ziekte en vakanties. Bovendien zijn medewerkers vaak niet ervaren in dit proces en dienen zij hiervoor eerst opgeleid te worden, wat het proces vertraagt. Wanneer uitzendkrachten worden ingehuurd, kan dit voor een deel worden opgevangen, maar deze ontberen vaak de kennis en betrokkenheid bij het bedrijf. En eigen kostbare medewerkers gebruiken voor een dergelijk project is niet verstandig!

Uitbesteden zonder winstoogmerk

Uitbesteding van een digitaliseringproject aan een gespecialiseerd bedrijf is voor veel bedrijven een ideale oplossing. Deze bedrijven zijn ervaren en hebben de beschikking over de benodigde software. Uitval van personeel en de zorg voor vervanging, is de verantwoordelijkheid van deze bedrijven. Men kan op elk gewenst moment inspringen in het digitaliseringproject, want er zijn bedrijven gespecialiseerd in zowel stap 1, 2 of 3.

DIGITALISEREN LEVERT GELD OP

Na afronding van stap 3 is het gedigitaliseerde archief een feit. De organisatie heeft een nieuw, handzaam archief met een gebruiksvriendelijk documentmanagementsysteem. Een dossier of document zoeken wordt daarmee kinderspel. Nu nog de aanwas!

Auteur

N. van Dongen is medewerker Communicatie bij Breed Documentconversie. Dit Nijmeegse bedrijf is gespecialiseerd in fase 3 van het digitaliseringproject, maar kan ook een oplossing bieden voor fase 1 en 2. Zij levert een totaalpakket aan dienstverlening en kent haar weg in softwareland; n.vdongen@denkbreed.nl

Producttips

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform