Logo
  • Achtergrond
  • 5 februari 2018
  • Iron Mountain

Drie redenen waarom u in een bewaarschema zou moeten investeren

Wat is een bewaarschema voor documenten? Een bewaarschema voor documenten is een beleid waarin wordt beschreven hoe u alle papieren en elektronische dossiers die in uw bezit zijn, gedurende de gehele levenscyclus beheert: van het maken van de documenten tot en met eventueel vernietigen of bewaren. Tevens wordt gespecificeerd hoe lang u een specifiek dossier dient te bewaren.
Beeld Drie redenen waarom u in een bewaarschema zou moeten investeren

Waarom heb ik zoiets nodig?

Als u niet beschikt over een goed bekend bewaarschema voor documenten, vraagt u eigenlijk aan uw medewerkers om zelf te beslissen wat ze doen met de informatie die ze verwerken. Het is een recept voor inefficiëntie, datalekken en ernstige schendingen van gegevensbeschermingswetten.

Reden 1: Verminder de hoeveelheid dossiers die u opslaat

Er bestaan veel misvattingen over hoe lang een organisatie verschillende documenten moet bewaren. Omdat mensen niet bekend zijn met de feiten, zijn ze geneigd te voorzichtig te zijn en alles te bewaren. Dit kan ertoe leiden dat
duizenden overbodige documenten uw systemen verstoppen. Documenten nemen ruimte in en ruimte kost geld.

Reden 2: Minimaliseren van Proceskosten

Als uw organisatie betrokken raakt bij een proces, is de kans groot dat u documenten moet overleggen ter ondersteuning van uw zaak. Veel documenten gaan jaren terug. Als u ze niet kunt vinden omdat niemand weet waar en hoe ze zijn opgeslagen, en of ze überhaupt nog bestaan, kan het zijn dat u urenlang bezig bent met zoeken, of zelfs een zaak moet schikken omdat u de benodigde informatie niet kunt vinden.

Reden 3: De snelheid, nauwkeurigheid en de toegankelijkheid tot waardevolle informatie verbeteren

Precies weten waar u de informatie kunt vinden die u nodig heeft, is essentieel voor operationele en organisatorische efficiëntie. Uw klantenservice wordt verbeterd en u krijgt een voorsprong op de concurrentie. De gemiddelde medewerker besteedt 25% van zijn week aan het archiveren, kopiëren, indexeren of ophalen van documenten. Zorg ervoor dat er geen tijd wordt verspild met in cirkels rondlopen.

Iron Mountain (NYSE: IRM) is wereldleider op het gebied van informatiebeheer en archiefopslag. De diensten die Iron Mountain biedt op het gebied van papieren en digitale informatiestromen, doen de kosten, risico´s en inefficiënties van klanten drastisch dalen.

Producttips

Ook interessant

De basiskennis over retentieschema's
Download de gratis whitepaper