Logo
  • Achtergrond
  • 8 april 2017
  • Iron Mountain

Documentbeheer: in zes stappen voldoen aan wet- en regelgeving

De juiste archivering van uw papieren zorgt ervoor dat uw informatie toegankelijk is en uw bedrijf aan de wet- en regelgeving voldoet. Bovendien wordt de overgang naar extern dossierbeheer nog eenvoudiger indien u uw papieren effectief beheert. Wanneer u de volgende zes stappen volgt heeft u een basis gelegd voor compliance.
Beeld Documentbeheer: in zes stappen voldoen aan wet- en regelgeving

De best mogelijke start maken

Al meer dan 25 jaar is het in het bedrijfsleven goed gebruik om papier op kantoor te verminderen. Dit geeft vele voordelen, variërend van meer productiviteit en toegankelijkheid tot betere naleving van wet- en regelgeving. Echter, voor velen blijkt de droom van een papierloos kantoor niet meer dan dat: slechts een droom.

Het effectief beheren van deze papieren dossiers wordt een kwestie van strategie en planning. Het draait allemaal om goed nadenken over de vraag hoe u de informatie in uw omgeving nu precies wilt gebruiken, en daarnaast om het ontwerpen van systemen om het proces zo simpel, gestroomlijnd en efficiënt mogelijk te maken.

Indien u met papieren documenten gaat werken, is het van belang dat deze logisch geordend zijn en consistent gelabeld. Dit is vooral van belang als u werkt met een externe informatiebeheerleverancier. 

Stappenplan

  1. Classificatie

  2. Naamgeving

  3. Papieren documenten onderhouden

  4. Documenten listen

  5. Documenten traceren

  6. Documenten afsluiten

1. Classificatie

Documenten moeten worden geclassificeerd. Op die manier kunt u ze snel vinden wanneer u ze nodig heeft en ziet u in één oogopslag precies wat de inhoud behelst. Elk nieuw document moet worden geregistreerd en onderhouden in een archiefsysteem, en met een unieke titel zodat u het altijd kunt identificeren. Een goed classificatiesysteem is er ter ondersteuning van u, en niet andersom. Het moet eenvoudig te begrijpen en te onderhouden zijn.

De beste classificatiesystemen hebben een gestructureerd referentiesysteem met meestal twee, en niet meer dan drie, onderdelen. Er zijn meerdere opties:

  • Een enkelvoudig nummersysteem. Hierbij wordt een volgnummer toegewezen aan een document, te beginnen bij 1, ongeacht de functie. Het voordeel van dit systeem is dat het simpel is en goed voor kantoren met grote archiveringssystemen en beperkte ruimte. Echter, een indexering is wel noodzakelijk, en met het oplopen van de nummering groeit de kans op verkeerd archiveren. Dit systeem is ongeschikt voor langere documentenreeksen.
  • Een jaarlijks enkelvoudig nummersysteem. Hierbij wordt een volgnummer aan het huidige jaar toegevoegd, bijvoorbeeld 2017/1. Het voorkomt dat nummers te groot worden en helpt bij het systematisch afsluiten van documenten. Het is vooral handig bij het archiveren van financiële dossiers.
  • Een automatisch nummersysteem. Hierbij wordt een zinvol volgnummer gebruikt dat in de dossiers staat vermeld, bijvoorbeeld op facturen.
  • Een alfabetisch systeem. Hierbij wordt de naam van het onderwerp van het document gebruikt, bijvoorbeeld een klant, een werknemer of afdeling binnen de organisatie.

2. Naamgeving

De volgende informatie moet altijd op de omslag van het document worden vermeld:

  • Documentreferentie - een unieke referentie voor elk nieuw document. U hebt mogelijk verschillende systemen, in overeenstemming met de soort informatie die wordt beheerd.
  • Documenttitel - elk document moet een zinvolle en toepasselijke titel krijgen. Vermijd acroniemen en afkortingen.
  • Datum geopend.
  • Datum afgesloten.
  • Eigenaar – dit is de persoon verantwoordelijk voor de content van het document.
  • Afdeling of team.
  • Systeemreferentie - indien het document verband houdt met een dossier of document opgeslagen op een computersysteem, dan moet u documentnaam en -pad registreren.
  • Vernietigingsdatum/actie - datum van vernietiging en de actie die daarop hoort te volgen. De details worden vermeld in het bewaartermijnenschema.

3. Papieren documenten onderhouden

Dossiers in papieren archieven moeten volgens de zakelijke en wettelijke eisen worden beheerd. De volgende principes helpen u een overzichtelijk archiveringssysteem te onderhouden:

  • Archiveer nieuwste dossiers bovenaan.
  • Archiveer op volgorde van de datum waarop het document werd geschreven, niet de datum van ontvangst.
  • Archiveer bijlagen direct onder de documenten waar ze betrekking op hebben. Plaats grote voorwerpen zoals plannen of tekeningen in een hoes of vak met de inhoud ervan vermeld op de voorkant.
  • Archiveer geen duplicaten.
  • Documenten mogen niet los in dossiers of mappen worden geplaatst.
  • Verspreide papieren dienen op zodanige wijze te worden gemarkeerd dat het origineel of de bronbestanden en kopieën wel identificeerbaar blijven. Archiveer het origineel en voeg indien nodig een documentnotitie in andere documenten toe ter indicatie van de locatie.

4. Documenten listen

Wanneer documenten worden opgeslagen op referentie, code of indexnummer, dan is het goed gebruik om een lijst van de documenten bij te houden. Vergeet niet om de lijsten bij te werken wanneer documenten worden vernietigd. Een documentenlijst moet de volgende informatie bevatten:

  • Documentreferentie
  • Documenttitel
  • Datum geopend
  • Datum afgesloten
  • Systeemreferentie
  • Keywords
  • Vernietigingsgegevens.

5. Documenten traceren

Verlaat een document het kantoor, dan moet het worden getraceerd met behulp van een traceerschema. Hierin staat vermeld waar het document naartoe is gegaan, wanneer het weg is gegaan, wie het in zijn bezit heeft en het belangrijkste van alles; wanneer het is teruggekomen. Misschien maakt u liever kopieën van documenten dan de originele vrij te geven. Toch dient u nog steeds de eisen rond gegevensbeschermings in acht houden en een dossier bijhouden van wat u hebt gedaan. Indien er is verzocht om een document dat vertrouwelijke of persoonlijke gegevens bevat, dan moet u ervoor zorgen dat er geen ongeautoriseerde kopieën worden gemaakt zolang het document buiten kantoor is, en dat alleen geautoriseerde mensen toegang hebben tot de informatie.

6. Documenten afsluiten

Er moet een dossier worden afgesloten en een nieuw dossier worden aangemaakt indien:

  • Het dossier niet langer in gebruik is, bijv. omdat een medewerker is vertrokken of een project ten einde is.
  • Er twee jaar lang geen papieren aan zijn toegevoegd.
  • Het dossier niet langer in gebruik is, maar om juridische reden moet worden bewaard.

Bij het afsluiten van een dossier, hoort u materiaal zoals blanco formulieren, brochures en nieuwsbrieven te verwijderen. Elektronische media zoals cd's of USB-sticks mogen niet worden bijgevoegd aan of bewaard bij papieren documenten. Nadat een document is gesloten, kunnen afhankelijk van uw bewaarbeleid de volgende acties plaatsvinden:

  • Onmiddellijke vernietiging - indien dossiers hun bewaartermijn hebben bereikt, mogen ze worden vernietigd. Gebruik altijd een veilig systeem, zoals veilige versnippering. Gooi ze niet zomaar bij het oud papier.
  • Bewaren voor regelmatig gebruik - deze semi-actieve dossiers kunnen extern worden opgeslagen. De verantwoordelijkheid over het beheren van de documenten blijft bij de desbetreffende afdeling of het team.
  • Bewaren voor onregelmatig gebruik - deze moeten worden overgedragen aan een externe opslagfaciliteit totdat de deadline van hun bewaartermijn is bereikt.
  • Permanent bewaren - sommige dossiers zoals aktes en statuten moeten voor onbepaalde tijd worden bewaard in een veilige, externe opslagfaciliteit.

Tot slot

De reis naar digitale transformatie is niet altijd gemakkelijk. Als u zich nog in het beginstadium bevindt, betekent dat niet automatisch dat uw informatie chaotisch hoort te zijn en onmogelijk is te vinden. Wanneer u de zes duidelijke stappen volgt heeft u een basis gelegd voor compliance.

Iron Mountain (NYSE: IRM) is wereldleider op het gebied van informatiebeheer en archiefopslag. De diensten die Iron Mountain biedt op het gebied van papieren en digitale informatiestromen, doen de kosten, risico´s en inefficiënties van klanten drastisch dalen.

Producttips

Ook interessant

Dataprivacy en - bescherming
Download de gratis whitepaper