Al jaren is het papierloze kantoor de heilige graal die door de industrie wordt nagestreefd. Toch het wil er maar niet van komen. Ondanks de enorme databerg die organisaties produceren blijkt papier essentieel in de bedrijfsvoering. Daarom blijven fysieke, papieren documenten op onze werkplekken een vertrouwd beeld. Er is ondertussen wel wat aan het veranderen.
Hoewel het papierloze kantoor de trend is, zal het papiergebruik voorlopig nog niet stoppen, zo toont onderzoek van Iron Mountain naar het middensegment van de markt aan. Voor papieren dossiers is een veilige beheerketen daarom vereist voor opslaan, terughalen, archiveren en vernietigen.
Ondanks de grote hoeveelheid aandacht die is besteed aan de invoering van de AVG, is het de vraag of medewerkers ruim twee maanden na de invoering nog steeds aandacht hebben voor deze nieuwe regelgeving en - belangrijker nog - het zien als een levensstijl. Hoe voorkom je dat medewerkers terugvallen in oud gedrag?
Veel organisaties, zoals overheden en publieke organisaties, waren verplicht een Data Protection Officer (DPO) aan te stellen vóór invoering van de AVG op 25 mei. In korte tijd werd deze functie een enorme hype en werden er in rap tempo mensen aangenomen om organisaties GDPR-proof te maken. Maar heeft hij of zij nog wel een baan na 25 mei?
Een bewaarschema voor documenten is een beleid waarin wordt beschreven hoe u alle papieren en elektronische dossiers die in uw bezit zijn, gedurende de gehele levenscyclus beheert: van het maken van de documenten tot en met eventueel vernietigen of bewaren. Tevens wordt gespecificeerd hoe lang u een specifiek dossier dient te bewaren.
Nu de ingangsdatum van de nieuwe privacywet AVG nadert, nemen steeds meer organisaties maatregelen om de door hen beheerde persoonlijke data te beveiligen en hun bedrijfsvoering zo goed mogelijk AVG-proof te maken. Vaak ligt bij deze maatregelen de nadruk op de beveiliging van digitale data. Dit terwijl in de praktijk blijkt dat een groot deel van de veiligheidsincidenten zich juist voordoet met papieren en geprinte data.
Iron Mountain is dé expert in de veilige opslag en ordening van uw documenten. Uw documenten worden zorgvuldig onder optimale koele en droge omstandigheden bewaard. U behoudt het volledige overzicht en wanneer u een document nodig hebt, krijgt u deze snel van ons terug.
Opgeteld zijn we best wel slimme en ontwikkelde mensen verzameld in een samenleving met als bestuursvorm democratie. We hebben in de vorige eeuw al bepaald dat privacy een fundamenteel recht is dat bescherming behoeft tegen bedrijven, personen en de overheid. Op 25 mei aanstaande lanceren we de nieuwe wetgeving, AVG, die beter bestand is tegen moderne vormen van misbruik. De laatste tijd hebben veel bedrijven het zwaar om op tijd te voldoen aan de wet. Gelukkig hoor je wel telkens minder het ‘ik heb toch niets te verbergen’ gemompel.
Digital Record Center van Iron Mountain is een elektronische opslaglocatie waarmee uw (door Iron Mountain) gedigitaliseerde papieren documenten kunt beheren. Zo weet u welke informatie u hebt, waar deze zich bevindt en dat deze veilig is opgeslagen. Documenten kunt u veilig en eenvoudig delen waardoor u efficiënter kunt werken en uw klanten en stakeholders beter van dienst kunt zijn. Bevoegde gebruikers kunnen alle benodigde informatie 24 uur per dag, 7 dagen per week doorzoeken en opvragen, vanaf elke gewenste locatie.
