Logo
  • Achtergrond
  • 28 februari 2017
  • Peter Runhaar

Circulair aanbesteden: een les in loslaten

De gemeente Enschede besloot voor het aanbesteden van de warme en koude drankvoorziening niet voor de traditionele aanpak te kiezen, maar voor een circulaire tender. De pilot loopt nog volop, maar de ervaringen tot nu toe zijn uitgesproken positief.
Beeld Circulair aanbesteden: een les in loslaten

Er stond eigenlijk al een reguliere aanbesteding klaar voor de koffie, vertelt Eveliene van der Woude, adviseur Inkoop & Subsidie bij de gemeente Enschede. Toen een paar collega’s tijdens een bijeenkomst in gesprek kwamen met Erick Wuestman van de Stichting Circulaire Economie, ontstond het idee om de aanbesteding circulair aan te pakken. Dat idee viel intern goed, mede omdat de wethouder ook erg bezig is met het thema duurzaamheid. “Koffie is redelijk afgebakend, dus het leek ons een geschikt terrein voor een pilot met circulair aanbesteden”, vertelt Van der Woude: “De Stichting Circulaire Economie heeft ons begeleid. Ze hebben een eigen methodiek die ervan uitgaat dat je heel functioneel specificeert en dat je niet meer vanuit een dichtgetimmerd Programma van Eisen werkt. Dat was vanaf start wel een uitdaging, want van nature ben je gewend om de dingen heel erg vast te leggen, tot het aantal millimeters koffie dat er in een kopje moet zitten. Circulair aanbesteden is echt een les in loslaten: Het gaat erom dat de medewerker wordt voorzien van goede koffie, en hoe dat gebeurt is aan de markt.”

Optimale co-creatie

Aan de aanbesteding werd veel publiciteit  gegeven, vertelt Van der Woude. Er werden persberichten uitgestuurd, vakmedia en bedrijven werden rechtstreeks benaderd en Twitter en LinkedIn werden gebruikt. Ook werd de aanbesteding aangekondigd in een folder. Over de beweegredenen meldde de gemeente in deze folder: ‘Het circulaire inkoopproces - Rapid Circulair Contracting genaamd - besteedt geen vooraf volledig uitgewerkte oplossing aan, maar wil partners uitdagen om met een slimme, circulaire warme- en koude drankenvoorziening te komen. Dit maakt het aanbestedingsproces actiever en zorgt voor een optimale co-creatie.’ Deze circulaire tender moest volgens de gemeente leiden tot ‘een transparant proces waarin partner(s) expertise inbrengen en verantwoordelijkheid nemen voor de - in partnerschap - uitgewerkte afspraken. In plaats van uitgebreide bestekken, een juridisch ingestoken toonzetting en een uitvraag (grotendeels) op prijs, selecteren we de winnaar op basis van expertise, vakmanschap en innovatievermogen. Deze werkwijze zorgt ervoor dat we onze duurzame en circulaire ambities beter kunnen waarmaken.’

Als voltooiing van het grondige communicatietraject werd in het gemeentehuis voor geïnteresseerde partijen een marktontmoeting georganiseerd. Van der Woude: “Er kwamen mensen uit uiteenlopende hoeken op de marktdag af, niet alleen marktpartijen, maar bijvoorbeeld ook een advocatenkantoor en een aantal andere gemeenten. De reacties waren enorm enthousiast. Met name de koffiemarkt liet weten heel blij te zijn dat ze zelf aan de slag konden gaan.” Voor een aantal partijen bleek het budget niet voldoende om mee te doen aan de tender. Desalniettemin bleven drie partijen over die hebben ingeschreven en met hele mooie voorstellen kwamen. Van der Woude kan niet te gedetailleerd ingaan op de inhoud van de voorstellen, omdat de aanbesteding nog loopt en er nog geen beslissing is genomen. Over het proces tot nu toe vertelt ze: “We hebben een heel beperkt aantal minimumeisen gesteld, vooral op het niveau van wettelijke eisen waaraan men moet voldoen. En we hebben aangegeven dat de partijen een Social Return on Investment van 5 procent moesten behalen. Verder hebben we ambities geformuleerd. Bij die ambities ging het om thema’s als duurzaamheid en circulariteit. De wijze waarop de partijen deze ambities concretiseerden was geheel aan hen.

Mooie samenwerkingsverbanden

Die openheid heeft erg goed gewerkt. Er zijn mooie samenwerkingsverbanden uitgekomen met SROI-partijen die anders niet tot stand zouden zijn gekomen, bijvoorbeeld met betrekking tot het nut voor de maatschappij en met betrekking tot ideeën voor mensen met afstand tot de arbeidsmarkt. Ook hebben de partijen goed nagedacht over oplossingen voor het afval.”

De gebruiker zal zeker de gevolgen ondervinden van deze open vorm van aanbesteden, verwacht Van der Woude: “Een van de ambities die we formuleerden was dat aandacht moest worden besteed aan het thema gezondheid. Je ziet in de voorstellen nu bijvoorbeeld dat suikerzakjes los worden aangeboden en dat niet automatisch een hoeveelheid suiker in de kopjes wordt verwerkt. Verder worden ontwerpen gemaakt voor bekertjes die vaker gebruikt kunnen worden, en wordt daarover ook gecommuniceerd, bijvoorbeeld door op de automaat informatie te geven over het duurzaamheidsaspect. Voor onze medewerkers is dat ook een bewustwordingsproces.”

Kwaliteit dienstverlening

Terugkijkend op de ervaringen met de pilot tot nu toe, is Van der Woude zeer positief. Ze verwacht dat de gemeente zeker meer zaken circulair zal gaan aanbesteden. Haar enthousiasme ontleent ze niet alleen aan het circulaire element van de aanbesteding als zodanig, maar vooral ook aan de constatering dat een open aanbesteding een zichtbaar positief effect heeft op de kwaliteit van de dienstverlening. Van der Woude: “Wij vonden de pilot erg spannend, maar ik ben heel blij met het resultaat. Wat mij betreft smaakt het naar meer en mogen ze alle aanbestedingen op deze manier gaan doen. Deze functionele manier van uitvragen geeft verrassende aanbevelingen. Het is belangrijk dat die openheid ook blijft bestaan nadat de aanbesteding is geweest, want dankzij die openheid kun je samen de dingen verder gaan vormgeven. Je creëert dan een echte samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, die anders is dan de traditionele situatie waarin de opdrachtgever de naleving van de aanbesteding controleert. Als je niet alles dichttimmert en dingen in overleg regelt, zal dat ook leiden tot minder contractmanagement en zal de samenwerking soepeler gaan.

Ik denk dat we het als team ook prima aankunnen. Het loslaten was bij vlagen wennen. Aanvankelijk had ik bijvoorbeeld de neiging om een vast budget of een prijs per kopje koffie uit te vragen. Ik dacht ‘Dat moeten we in de aanbesteding hebben’, maar realiseerde me al snel dat het juist de bedoeling was om ook dat los te gaan laten. Dat was een uitdaging, maar op een gegeven moment betrap je jezelf erop dat je zelf het belang van die openheid gaat uitdragen naar anderen. Als je eenmaal gewend bent aan dat loslaten, ga je ook de waarde ervan zien. Ik merkte dat het al werkende steeds leuker werd.”

Partner neemt verantwoordelijkheid

Gedachte achter de open vorm van aanbesteding is onder meer dat de partner optimaal haar eigen expertise kan inbrengen en verantwoordelijkheid neemt op een aantal terreinen. De gemeente Enschede noemt onder meer:
• De prestaties tijdens de contractperiode
• Service & Experience Level Agreements (SELA’s)
• Het in de kringloop houden van grondstoffen, producten en machines, ook na de contractduur
• Het contractmanagement

Tijdens het event 'Circulair inkopen: best practices en lessons learned' op 13 april zal Eveliene van der Woude de case van de gemeente Enschede verder toelichten.

Producttips

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform