Logo
  • Nieuws
  • 14 november 2016
  • Bron: Iron Mountain

Bedrijven laten omzet liggen door gebrek aan een integraal informatiebeheerbeleid

Belangrijke afdelingen binnen organisaties zoals IT- en de juridische afdeling hebben elk hun eigen manier van informatiemanagement, informatiebeheer en het putten van meerwaarde uit informatie. Dit blijkt uit onderzoek van informatiemanager Iron Mountain en IDC.

Een overkoepelend integraal informatiebeheerbeleid mist, waardoor afdelingen alleen hun eigen informatiebehoeften in kaart brengen en nastreven. Bedrijven laten hierdoor aanvullende omzetten tot wel tien miljoen per jaar liggen. Dat blijkt uit onderzoek van Iron Mountain.

Het onderzoek is uitgevoerd onder 1.011 voor het data-archief verantwoordelijke managers binnen bedrijven met meer dan 500 medewerkers in de financiële, productie-industrie, de farmaceutische sector, de retail, telecom, IT, het onderwijs / de overheid en in de bouw, transport en energie en enkele overige sectoren in Nederland, Australië, Canada, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten.

Incongruentie

Medewerkers van de IT- en juridische afdeling hebben tegengestelde ideeën over informatiemanagement, beheer en informatiemeerwaarde.

  • Zo ziet 70 procent van de IT’ers de informatiearchieven als potentiële inkomstenbron. Slechts 38 procent van de juridische respondenten geeft aan dat informatiearchieven de bedrijfsinkomsten kunnen verhogen.
  •  Medewerkers van de IT-afdeling pleiten voor gemakkelijke en vrije toegang tot archieven, hierdoor kunnen zij over de informatie beschikken die kan bijdragen aan het succes van het bedrijf. Op de juridische-afdeling is de prioriteit juist veiligheid en het beperken van informatierisico´s. Het voldoen aan wet- en regelgeving, het reageren op controle en rechtszaakverzoeken en het onderbouwen van rechtsposities staat dan ook voorop.

Verantwoordelijkheid

Ook wat verantwoordelijkheid over het informatiebeheer betreft heerst er incongruentie tussen de twee afdelingen. Beide afdelingen zijn ervan overtuigd dat zij de primaire verantwoordelijkheid hebben over informatiebeheer. Zo geeft de juridische afdeling aan zichzelf te zien als verantwoordelijke voor een aantal belangrijke aspecten van data-archivering, zoals het bepalen wat te archiveren (45 procent), op welke manier informatiearchieven beveiligd moeten zijn (39 procent), het identificeren van de informatiebehoeften (37 procent) en het opstellen van business cases voor technische investeringen (31 procent). De IT-afdeling ziet dit anders, zo zijn zij het er niet over eens dat de juridische afdeling de meeste zeggenschap heeft over de manier van informatiebeheer en informatiebeveiliging.

Frustratie

De IT- en juridische medewerkers frustreren elkaar op meerdere vlakken. Het is dan ook niet verrassend dat de juridische-medewerkers gefrustreerd zijn over de slechte prestatie door de IT-medewerkers als het gaat om archiveringsprocessen. Het onvermogen om effectief te bepalen wat te archiveren voor juridische zaken zorgt voor een lage tevredenheidswaardering van 20 procent. Volgens de juridische ondervraagden doet de IT-afdeling het ook slecht op andere belangrijke gebieden, zoals het beheersen van data-archiveringstechnologie (41 procent); het definiëren van data-archiveringsoplossingen (42 procent) en toegang tot data-archieven op aanvraag (49 procent).
“Het is een feit dat bedrijven de informatie-incongruentie moeten aanpakken. Meer dan een derde van de ondervraagde bedrijven heeft in het afgelopen jaar $ 1.000.000 of meer extra inkomsten weten te genereren met hun data-archieven, zegt Jeroen Strik van Iron Mountain. Het is de hoogste tijd voor de CTO's, CIO's en de gehele directie om een integraal informatiebeheerbeleid door te voeren en voor eens en voor altijd ineffectief informatiebeheerbeleid de rug toe te keren.

Vier adviezen

IDC en Iron Mountain geven vier adviezen aan bedrijven voor managers en hun directies die een daadwerkelijk effectief informatie- en het data-archiefbeheer willen bereiken, kosten willen besparen en omzetwinsten willen boeken:

  1. Data in de Directie, benoem een Chief Data Officer (CDO) die inzicht heeft in en waarde genereert uit de data-archieven. De CDO werkt daartoe nauw samen met de COO en de CIO.
  2. Breng de informatiestromen in kaart, bepaal alle informatiebronnen en –archieven door de gehele organisatie en bepaal hun waarde.
  3. Implementeer een alomvattende, consistent data-archiefbeheerstrategie die tegemoet komt aan de wettelijke bewaartermijnen en gebruiksvoorwaarden, en die de waarde van data, de nodige toegankelijkheid en een kostenbepaling omvat.
  4. Overweeg een derde partij, om mee samen te werken die is gespecialiseerd in informatie- en archiefbeheer zodat interne IT-ers zich kunnen richten op meer strategisch en innovatief werk.
Iron Mountain (NYSE: IRM) is wereldleider op het gebied van informatiebeheer en archiefopslag. De diensten die Iron Mountain biedt op het gebied van papieren en digitale informatiestromen, doen de kosten, risico´s en inefficiënties van klanten drastisch dalen.

Producttips

Ook interessant

Informatiebeheer werkboek
Inclusief stappenplan om kosten te besparen