Jeroen Strik

In vrijwel alle bedrijfstakken zijn we ervan doordrongen dat de informatie die we beheren van vitaal belang is voor onze bedrijfsvoering. Maar meestal blijft het daarbij. Want slechts een derde van de bedrijven werkt met informatiemanagers en schept commerciële waarde uit de informatieschat. En de hoogste directie is zelf de grootste overtreder van de veiligheidsregels die de informatie moet beschermen.

Vrijdag 4 november 2016 is het World Paper Free Day en dat is een mooi moment om de balans te zoeken en ´Paper Light´ te worden. Voor de gelegenheid zetten we de bijbehorende typetjes ook eens naast elkaar.

Back-up strategieën zijn een volwassen bedrijfsactiviteit geworden. Valkuil is dat medewerkers gelijk ook slordiger worden bij het bewaren van documenten. Vier veel voorkomende blunders bij back-ups.

Eén dag per jaar in november is het World Paper Free Day. Deze dag heeft als uitgangspunt het verminderen van gebruik van papieren documenten op zakelijk en persoonlijk vlak. Daarbij is het streven een papierefficiënt kantoor. Waar met behulp van een Integraal Informatieveiligheidsbeleid zowel papieren als digitale informatie veilig wordt beheerd.

Europese bedrijven vertrouwen er te vaak op dat medewerkers die ontslag nemen de kroonjuwelen - bedrijfsinformatie – wel zullen laten liggen. Terwijl bedrijfsverlaters hun zakken dan allang gevuld hebben met belangrijke bedrijfsdocumenten. Om de informatierisico´s rondom de bedrijfsverlaters beter te beheersen, is een communicatieve aanpak nodig.

Het openbaar vervoer puilt op werkdagen uit van werkforensen, vooral in de stedelijke gebieden. Gemiddeld zijn ze een uur per dag onderweg van huis naar werk en terug. Tijdens die reistijd wordt er volop gebeld en gelezen. En ook meegelezen en meegeluisterd. Want gluren in het leeswerk van de buren doen we nu eenmaal bijna automatisch en meeluisteren is aan de orde van de dag. Maar hoe ethisch is dit en mag dit juridisch? Een helder beleid die de veiligheid van bedrijfsgevoelige informatie voor en na werktijd waarborgt, biedt uitkomst, zegt Iron Mountain.

Papieren documenten liggen ons nog steeds na aan het hart. We koesteren de handgeschreven brieven en dagboeken met ingeplakte foto´s en ezelsoren van dierbare familieleden meer dan een afdruk uit de printer van een e-mailtje van een nichtje. Toch bewaren we papieren van emotionele waarde nogal slordig in onze privéomgeving.

Gevoelige bedrijfsinformatie laten lekken naar de pers is schering en inslag geworden. De daders blijken vaak (oud-)medewerkers die zich door hun werkgever miskend voelen en uit onvrede interne documenten in de openbaarheid gooien. Grote organisaties worden hierdoor ernstig in verlegenheid gebracht. Wat zelfs grote gevolgen kan hebben voor de reputatie.

Velen zijn zich niet bewust van het feit dat hun gegevens zich overal kunnen bevinden. De kans is groot dat een deel van de gegevens zich op papier ergens rondom het kantoor, reisfaciliteiten of huizen van u medewerkers bevindt, sommigen gegevens zijn elektronisch opgeslagen op PC’s of gedeelde stations en servers, en de Bring Your Own Device methode zorgt ervoor dat u gegevens zich op persoonlijke apparatuur van u medewerkers bevindt. Daarnaast bevinden echter (onbewust), voor ten minste driekwart van uw[1] en een steeds groter wordend deel van uw zakelijke gegevens zich in de cloud.

Vorig jaar heeft Viviane Reding, Eurocommissaris voor Justitie, de verregaande plannen uit de doeken gedaan voor de gegevensbescherming van particulieren. Deze betekenen dat bedrijven verregaand verantwoordelijk kunnen worden gehouden voor de manier waarop zij omgaan met gegevens van EU-ingezetenen. Wat betekenen de voorstellen concreet?