Logo

Zorgorganistatie Prisma digitaliseert facilitair en vastgoedbeheer met FMIS WISH

  • Facility Kwadraat
  • FMIS
Prisma is met ruim 2000 medewerkers en 150 zorglocaties een van de grotere aanbieders van zorg aan mensen met een verstandelijke beperking in midden en west Brabant. Prisma wil graag die zorg leveren in verbinding en met betrokkenheid van haar omgeving.
Beeld Zorgorganistatie Prisma digitaliseert facilitair en vastgoedbeheer met FMIS WISH

Zo nam in het kader van de vrijwilligerswerkweek ‘NL Doet’ van het Oranje Fonds een team van vrijwilligers de schilderskwast in de hand en gaf de buitengevel van een onlangs gerenoveerd gebouw van Prisma een nieuwe verflaag. Het ging om een spontaan idee van de architect en de aannemer om de renovatiekosten binnen het budget te houden. Deze betrokkenheid is tekenend voor zorgorganisatie Prisma in Waalwijk.

Toen Jacky Gerrits eind 2011 begon als teamleider onderhoud & facilitair beheer beschikte Prisma nog niet over een facilitair management informatiesysteem (FMIS). “Prisma had net een reorganisatie achter de rug en was bezig de processen verder te optimaliseren. Zo ook de processen binnen de facilitaire afdeling. Dit was één van mijn eerste taken. Zoiets kan je niet alleen. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een geschikte partner”, licht de teamleider toe.

Het vinden van de juiste partner was geen gemakkelijke opgave. “Als je toiletpapier nodig hebt, hoef je maar te googelen. Je vindt zo honderden leveranciers. Bij een partner ligt dat net iets anders. Die moet je echt zoeken. We willen geen partij die alleen ja en amen zegt. Prisma wil een partner die ook nee durft te zeggen, een partner die betrokken is bij onze organisatie en die met ons meedenkt in het belang van Prisma. Niet alleen voor nu, maar ook voor de lange termijn. Bij Facility Kwadraat hadden we een goed gevoel”

“Facility Kwadraat beschikt niet alleen over expertise die is opgedaan bij vergelijkbare zorgorganisaties. Het bedrijf past qua organisatiestructuur bij Prisma. Het is een platte organisatie met korte lijnen, net als Prisma zelf. De mede-eigenaar Dick Vink spreek je net zo gemakkelijk aan als projectmanager Fleur van den Bosch.”

35 kerngebruikers en 2000 eindgebruikers hebben na de implementatie toegang tot het systeem. “De nieuwe FMIS software  moet de mogelijkheden voor regievoering bij de zorg  bevorderen, gebruiksvriendelijk zijn en gebruikers ontlasten zodat ze zich kunnen richten op hun dagelijkse werkzaamheden. De SAAS-oplossing moet aansluiten bij het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) en de software die al in een eerder stadium was ingevoerd voor de financiële administratie, HR en Dienstroosterplanning. FMIS WISH voldeed bij de selectie aan deze voorwaarden. ”

Samen grip op het implementatieproces

Voor de implementatie van FMIS WISH, een ingrijpend proces, is een stuurgroep opgericht die de hoofdlijnen uitzet en de kosten en doorlooptijd bewaakt. Daaronder functioneren de projectgroepen die onder begeleiding van projectmanager Fleur van den Bosch de implementatie van de verschillende softwaremodules uitwerken. Daarbij houden zij zich aan een plan van aanpak waarin precies staat omschreven hoe de opdracht wordt uitgevoerd, welke resultaten er worden verwacht op welke termijn.

De eerste grote uitdaging is het achterhalen van de vastgoedkenmerken, bepalen welke medewerkers toegang tot welke modules moeten hebben en wat daarbij hun bevoegdheden zijn. Vervolgens wordt deze informatie beoordeeld en verwerkt in FMIS WISH. Om WISH optimaal te implementeren, worden ook de werk- processen in kaart gebracht. In sommige gevallen heeft Prisma de interne procedures moeten afstemmen op de workflow van WISH, zoals bij Contract- en Offertebeheer. Daarbij is de expertise en de ondersteuning van Facility Kwadraat een pré. “Fleur van den Bosch geeft ons gevraagd en ongevraagd adviezen. Als wij een vraagstuk hebben waarvoor niet een-twee-drie een oplossing voor handen is, gaat zij er mee aan de slag. Soms houdt dat in dat er een aanpassing in de software moet worden ontwikkeld.”

Voordat een module organisatiebreed in gebruik wordt genomen, werkt de projectgroep een pilot uit, zoals onlangs voor de module Meldingenbeheer. Na de succesvolle Servicedesk pilot binnen het team Facilitair en Vastgoedbeheer, hebben ook enkele woonvoorzieningen en het nachtzorgcentrum proefgedraaid met het systeem. “Uit de evaluaties komen dan praktische zaken naar voren die we dan eerst moeten oplossen. Voor de zomer van 2014 willen we de module Meldingenbeheer uitrollen over de hele organisatie. Daarvoor moeten alle relevante vastgoedgegevens op de juiste manier geregistreerd zijn en alle betrokken medewerkers geïnstrueerd worden. Dat kost tijd.”

Volledige informatie door integratie

Om financiële en functionele grip te krijgen op het vastgoed wordt er in WISH een koppeling gemaakt met het elektronische cliënten dossier (ECD) waarin de zorgplannen en de zorgzwaartepakketten (ZZP) van de cliënten zijn opgenomen. “Hierdoor kunnen we goed anticiperen op de veranderende wet- en regelgeving. Mocht er worden besloten dat ook de zwaardere ZZP’s worden doorgeschoven naar de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) waarbij wonen en zorg gescheiden worden gefinancierd, dan beschikken we nu over een informatiesysteem dat meteen inzichtelijk maakt wat de financiële consequenties voor vastgoed en facilitair beheer kunnen zijn.”

Dat zaken soms efficiënter en goedkoper kunnen, weet Gerrits uit ervaring. Hij haalt de forse bezuinigingen aan op de vervoerscomponent. “Ook bij Prisma kwam deze maatregel aan als een mokerslag. Maar door zaken anders te organiseren – door cliënten te verhuizen naar een plek dichter bij het werk of door het werk te verplaatsen -  heeft Prisma een kostenreductie van maar liefst vijftig procent gerealiseerd. Het was een gigantische klus, maar niet onmogelijk. Soms vraag ik me af waarom de politiek eerst de geldkraan moet dicht draaien om de zorg aan te sporen om met creatieve oplossingen te komen.” 

Mooiste baan van de wereld

Ondanks de huidige ontwikkelingen in de zorg, vindt Gerrits nog steeds dat hij de mooiste baan van de wereld heeft. “We zijn niet alleen bezig met snijden. Prisma investeert behoorlijk in de huisvesting van zijn cliënten. Onlangs hebben we appartementen in het Landpark Assisië gerenoveerd. Tijdens de kijkmiddag werd ik door een van de trotse bewoners rondgeleid door zijn nieuwe woning. Een appartement dat ik samen met het bouwteam had ontworpen. Je had de stralende glimlach moeten zien. Op zo’n moment ben je onmiddellijk alle moeite die je hebt gehad om het budget rond te krijgen vergeten. Daar doe je het voor.”

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform