Logo

Veenman verzorgt digitalisering voor Eduvier

  • Facilitaire dienstverlening & gebouwbeheer
Eduvier onderwijsgroep is de onderwijsinstelling in Flevoland voor kinderen en jongeren van 4 tot 20 jaar met ernstige gedragsproblemen of psychiatrische stoornissen. Eduvier is de laatste jaren druk bezig om een professionaliseringslag te maken, zo ook op het ICT gedeelte. Door uniformiteit te brengen in het machinepark en het beheer over te nemen, heeft Veenman geholpen om structureel kosten te besparen en de ICT-afdeling zorgen uit handen te nemen. Deze casus is letterlijk een schoolvoorbeeld van een geslaagde digitalisering.

“We zijn nu misschien nog maar 1% van onze tijd bezig met zaken rond kopiëren en printen,” stelt Sander van Beek, sinds 2011 Hoofd ICT bij Eduvier. Hij kijkt met waardering terug op het verbeteringstraject en steekt zijn tevredenheid over de gezamenlijke werkwijze niet onder stoelen of banken: “Als we het nog een keer moeten doen, zouden we het weer bij Veenman doen.”

Grote diversiteit aan middelen

Verspreid over negen schoollocaties in Lelystad, Almere en Emmeloord en met het hoofdkantoor in Lelystad verzorgt Eduvier onderwijsgroep, met in totaal 376 medewerkers, praktijk- en theorielessen voor zo’n 1.300 leerlingen. Edwin Veldmeijer, Large Accountmanager bij Veenman: “Deze bestaande klant van Veenman werkte tot eind 2011 met wel twintig typen printers en kopieersystemen van vijf verschillende merken, waarvan een groot deel in eigen beheer was aangeschaft. De grotere schoollocaties vervulden voor een aantal vestigingen de reproafdeling, hiervoor beschikten zij onder andere over hele grote, snelle kleurenafdruksystemen. Door de vele losse printers die op verschillende plaatsen stonden, hadden ze verschillende printerdrivers, verschillende toner cartridges en andere verbruiksartikelen, en veel verschillende gebruiksaanwijzingen en onderhoudsprocedures.”

Eenheid en beheersbaarheid

Van Beek: “We waren 40 tot 50% van onze tijd bezig met het oplossen van printerissues. We waren vanuit onze ICT-afdeling heel veel onderweg om overal storingen op te lossen. Onze mensen konden het aantal klachten eigenlijk niet meer aan.” In plaats van grote kleurenafdruksystemen op een beperkt aantal plaatsen, wilde Eduvier liever meer flexibele kleurenprintfaciliteiten op elke locatie. Van Beek: “Voordat we deze slag in digitalisering maakten, moesten scholen hun drukwerk naar een centrale reproafdeling sturen waar een forse printer stond. Dat was logistiek een heel gedoe. Nu kan iedereen op z’n eigen moment en onder z’n eigen voorwaarden z’n eigen werk afdrukken. Dat scheelt heel veel ritten, heel veel fouten in de afstemming en het geeft veel meer flexibiliteit.”

Slim standaardiseren

Veldmeijer hielp samen met een team van experts, de doordachte oplossing voor Eduvier te realiseren: “Niet iedere school is even groot en ze hebben dus niet allemaal dezelfde reprobehoefte. We hebben daarom gedifferentieerd binnen het gestandaardiseerde machinepark. Alle nieuwe printers zijn van Xerox, en we hebben maar twee soorten afdruksystemen geïnstalleerd: WorkCentre serie van Xerox als ‘centraal’ afdruksysteem (waarbij we van dit type wel alle verschillende afdruksystemen binnen de range gebruiken, met afdrukcapaciteiten variërend van 25 tot 55 pagina’s per minuut) en 55x Xerox Phaser zwart-witprinters.” Gebruikersgemak en beheersgemak bepalen het succes van de gekozen benadering. Van Beek: “De displays en de stuurprogramma’s zijn nu overal hetzelfde. Dat scheelt ons een hele hoop onderhoud en een hele hoop vragen. Verder heeft Veenman nu ook alle afdruksystemen onder beheer en supplies worden automatisch afgestuurd. Dus ook daar hebben wij geen zorgen meer over.”

Beheer ook gestroomlijnd

De hele omschakeling is grondig voorbereid, zowel aan de kant van Eduvier, als bij Veenman. Van Beek: “Zo hebben we bijvoorbeeld besloten om toch geen systeem in te voeren met pincodes om op individueel niveau het gebruik van machines te kunnen analyseren. Vanuit de beheerfunctie heeft het wel voordelen, maar in het speciaal onderwijs gaat pinnen echt niet goed werken. Veel kinderen zijn heel gevoelig voor prikkels en het geeft al gauw teveel onrust. ”Het op afstand monitoren van de afdruksystemen daarentegen, geeft juist meer rust in de organisatie. Van Beek: “Veenman verzorgt nu de ondersteuning van de gebruikers en doet het onderhoud aan alle afdruksystemen. Op ieder afdruksysteem staat een nummer. Mensen kunnen zelf rechtstreeks bellen met Veenman als er iets mee is. Als het probleem op die manier niet verholpen kan worden, dan kunnen ze contact opnemen met onze ICT-afdeling. En moet er bijvoorbeeld een onderdeel dat stuk is gegaan worden vervangen, dan stuurt Veenman dat mee met een bestelling, of er komt een servicemonteur.”

Verder met digitalisering

Inmiddels is Eduvier begonnen aan een verdere digitalisering van de administratie. Ook weer met gebruikmaking van door Veenman geleverde apparatuur. Van Beek: “Voortkomend uit dezelfde professionaliseringsslag, maar ook uit het praktische feit dat wij moeten inkrimpen wat ruimte betreft en de tientallen kasten met dossiers die we nu hebben, gaat dat niet passen. Wij moeten allerlei gegevens minimaal 5 jaar bewaren. Het is niet handig om dat te doen in een archiefopslag waarvoor je iedere keer 30 kilometer moet gaan rijden. Alle dossiers met leerling-aanmeldformulieren, indicaties en noem maar op, zijn we begonnen in te scannen.”

Tijd en aandacht

Veldmeijer: “Al met al was dit een zeer complex project. We hadden te maken met veel verschillende locaties en er waren heel veel dingen waarvoor mensen een oplossing zochten. In juli van 2011 zijn we al tot overeenstemming gekomen, maar pas in november 2011 zijn we gaan plaatsen. Er is dan ook veel zorgvuldigheid in het proces en in de voorbereidingen ingebouwd. Dit was geen kwestie van ‘even snel scoren’. Er zijn veel consultancyuren geïnvesteerd door Eduvier en voor de uitrol hebben wij er ook een ervaren projectcoördinator opgezet. De uiteindelijke uitrol is daardoor heel vlot en goed gegaan.”

Duidelijk, helder, op tijd

“Ik wil graag benadrukken dat alles heel goed doordacht is vanuit Veenman.”, stelt Van Beek: “We hebben goed samengewerkt om het beeld scherp te stellen en de herinrichting van het machinepark daar op aangepast. Veenman heeft daarbij goed aan kwaliteitsbewaking gedacht. Maar ook over de rolverdeling hebben we goed nagedacht en afspraken gemaakt. De begeleiding van de installatie en de instructie van de gebruikers was meer dan prima. Duidelijk, helder en op tijd. Ze zoeken ook écht naar kansen voor ons, als klant om gebruik te maken van handige dingen/tools, of om geld te besparen.”

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform