Logo

Veenman bespaart met nieuwe multifunctionals

  • Facilitaire dienstverlening & gebouwbeheer
Amsterdam RAI is één van de bekendste evenementenorganisaties en beurscomplexen in Nederland. Veenman plaatste hier circa tachtig printers en multifunctionals en beheert deze machines op afstand. De tender werd gewonnen op basis van een maatwerkoplossing die de hoogst haalbare gebruikerstevredenheid en bedrijfszekerheid garandeert. Daarnaast zijn kostenbesparing én milieubesparing gerealiseerd door Veenman met zijn Managed Print Services.

De RAI is een complex van tien voetbalvelden groot. Daar zit hoogbouw bij van negen verdiepingen hoog, maar ook kelders, keukens en verbindingsgangen onder de grond. Overal staan multifunctionals die worden gebruikt door de medewerkers die de deelnemers aan evenementen bedienen. Verder maakt de organisatie gebruik van moderne mobiele balies met kleinere printers voor het afdrukken van onder andere toegangsbewijzen. Bij een beetje drukke beurs melden zich al gauw dertigduizend bezoekers. Omdat de RAI op het moment dat er een evenement is alles moet kunnen leveren wat de deelnemers en bezoekers van de organisatie verwachten, is het essentieel dat de apparatuur werkt.

Bedrijfszekerheid

Ineke Meijdam, procesmanager binnen de afdeling ICT van de RAI: “Omdat wij nu eenmaal heel veel mensen moeten bedienen, moeten we er van op aan kunnen dat machines eigenlijk altijd goed functioneren. Het kan nu eenmaal niet zo zijn dat als je een grote beurs hebt en het restaurant moet draaien, dat dan de multifunctional het niet doet die zij bijvoorbeeld gebruiken om bestelbonnen te maken voor horecaleveranciers. Dus je kunt zo’n machine niet even een paar dagen buiten werking laten staan.” Key Accountmanager Jesse Holterman van Veenman: “Omdat de RAI altijd in staat moet zijn om te leveren hebben wij een oplossing verzorgd met een hele hoge uptime. We doen dat ondermeer door machines die zeer bedrijfskritische processen ondersteunen zoals bij de kassa’s, “dubbel” uit te voeren. Op deze manier is met een druk op de knop direct een ander machine beschikbaar. Mede door follow me oplossingen en extra back-up machines als Managed Print Services kunnen we de continuïteit bij de RAI garanderen. Bij storingen zijn wij bovendien binnen vier uur op locatie en wij zorgen ervoor dat een machine die is uitgevallen binnen zes uur weer online is.”

Klanttevredenheid

Bij het vormgeven van de oplossing en de inrichting van het printerpark stond het realiseren van de hoogst mogelijke gebruikerstevredenheid voorop. Meijdam: “Klantbeleving is voor ons het belangrijkste. Ook in dit geval hebben wij kwaliteit voorrang gegeven op de prijs, en beleving is daarbij de grootste component geweest. We hebben daarom samen met Edwin Kooijman en Eric Rosema van Veenman eerst de gebruikers geïnterviewd om hun wensen te inventariseren op het gebied van printers. Aan de hand van deze verslagen is bepaald welke machines we nodig hadden, maar ook de aantallen en de plaatsen waar ze staan.” Holterman: “In feite hebben we per afdeling een gebruiksplan opgesteld. Zo hebben wij er voor gezorgd dat iedere gebruikersgroep precies heeft gekregen wat zij wilden hebben.” Meijdam: “Dat proces ging eigenlijk heel snel. Veenman heeft het in samenwerking met ons heel goed en gedegen voorbereid.”

Groener werken

Dat de RAI Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen hoog op de agenda heeft staan, blijkt wel uit het feit dat de organisatie op dat gebied ook al diverse internationale prijzen heeft gewonnen. Vandaar ook de wens om vooral een milieutechnisch verantwoorde oplossing aangereikt te krijgen. Holterman: “Vanwege het enorme oppervlak van de RAI zijn daar veel machines nodig om de interne klant goed te kunnen bedienen. De aangeboden Xerox MFP’s leveren al zo’n 25% energiebesparing en dus kostenbesparing op. Daarnaast worden besparing op milieugebied ook gerealiseerd door de SafeCom printmanagement software. Eén van de kenmerken van dit systeem is dat gebruik wordt gemaakt van pasjes waarmee printopdrachten bij de afdrukstations kunnen worden opgehaald, maar desnoods ook nog kunnen worden geannuleerd. Dat systeem zorgt voor een aanzienlijke vermindering van het aantal misprints en ‘vergeten’ of ‘zoekgeraakte’ afdrukken.” Op de nieuwe printers en op het netwerk zit bovendien een tool waarmee de RAI milieubesparing kan meten ten aanzien van CO2-uitstoot, waterverbruik en bomen.” Meijdam: “Dat is heel handig voor onze MVO-monitoring. Daarnaast zit er een prima scanfunctionaliteit op de multifunctionals en daar wordt heel veel gebruik van gemaakt binnen de RAI. Omdat die kwaliteit goed is, kunnen we bijna alles scannen en is een papieren kopie vaak niet meer nodig.”

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform