Logo

Universiteit Leiden maakt gebouwen duurzamer

  • Duurzame huisvesting
In opdracht van Universiteit Leiden voert Heijmans de komende vijf jaar het beheer en onderhoud uit van alle elektrotechnische installaties van de universiteit. Een van de ambities van de betrokken partijen is om de gebouwen van de universiteit steeds duurzamer te maken.
Beeld Universiteit Leiden maakt gebouwen duurzamer

“Voor ons was duurzaam beheer in de aanbesteding een erg belangrijk aspect”, opent Michel Leenders, directeur Vastgoedbedrijf van de Universiteit Leiden, het gesprek. “Duurzaamheid zit voor ons in twee dingen: ten eerste in het selecteren van een partij voor de lange termijn, zodat de samenwerking steeds beter wordt en je er steeds meer uithaalt, en ten tweede in steeds energiezuiniger worden. Het eerste aspect spreekt voor zich. Je krijgt pas duurzamere gebouwen als je duurzame contracten aangaat. We hebben er daarom ook voor gekozen om met twee grote partijen – naast Heijmans ook Van Dorp Installaties voor de werktuigbouwkundige installaties – samen te werken in plaats van met veel kleine partijen zoals we dat voorheen deden. Ten aanzien van het tweede aspect hebben we net een nieuw milieu- en duurzaamheidsbeleid vastgesteld.”

Nog een belangrijk element in de aanbesteding was vertrouwen, zegt Leenders. “Het is best een ingewikkeld contract, met veel onderdelen. We hebben daarom verschillende workshops gehouden, ook met de derde partij Van Dorp Installaties erbij. Door die verschillende workshops en het organiseren van een startdag hadden we de mogelijkheid om nog meer naar elkaar toe te groeien.”

EMVI-aanbesteding

Heijmans werd door Universiteit Leiden geselecteerd op basis van EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) voor het preventief en correctief elektrotechnisch onderhoud. In het aanbestedingsproces werden punten toegekend voor de kwaliteit van het gedetailleerde plan van aanpak dat de deelnemende partijen maakten. Op basis van een balans tussen kwaliteit en prijs kwam Heijmans als beste uit de bus. “Het team dat het contract uitvoert was vanaf het eerste begin al bij de aanbesteding betrokken”, vertelt Bart Breedijk, commercieel manager van Heijmans. “Dat borgt dat je de gedachte uit deze fase ook vast blijft houden in de uitvoering.”

Het contract heeft een lange looptijd: vijf jaar, met de optie om het twee keer voor twee jaar te verlengen. Dat is een bewuste keuze, zegt Leenders. “Het gaat om verschillende gebouwen, waar ook heel oude gebouwen bij horen en heel technische, zoals laboratoria”, licht hij toe. “Voor ons is het prettig als in die gebouwen steeds dezelfde mensen aan het werk zijn.” Breedijk weet dat er een gebouw bij is dat 440 jaar oud is, maar ook een gebouw van een maand oud. “Dat heeft bijvoorbeeld gevolgen voor het soort sloten en systemen dat je kunt gebruiken. Ook moet je goed weten waar je wel en niet naar binnen mag. Daarnaast heb je te maken met verschillende belanghebbenden: niet alleen met de gebruikers, maar ook met alle afzonderlijke faculteiten van de universiteit.”

Verzamelen, analyseren en monitoren

Primair voert Heijmans het onderhoud uit aan alle elektrotechnische installaties van de universiteit, zoals de verlichtings- en veiligheidsinstallaties. Ook de storingsopvolging neemt Heijmans voor zijn rekening. “Alle gegevens daarover verzamelen we in één systeem: het facilitair managementsysteem van de universiteit”, zegt Breedijk. “Dat systeem is eigendom van de universiteit zelf, waardoor ze alle eigen asset-informatie op één plek heeft.”

Maar met alleen het verzamelen van informatie ben je er nog niet, weet Breedijk. De volgende stap is om die informatie uit het systeem te analyseren en te monitoren. Wat gebeurt er nu werkelijk in de gebouwen en waar ga je op sturen? “Een mogelijke aanpassing is bijvoorbeeld dat er in de winter minder zalen gebruikt worden en in de zomer juist meer, omdat het energiezuiniger is om te koelen dan om te verwarmen. Ook kun je zien of verlichting op sommige plekken ’s nachts onnodig brandt. Dat zie je pas goed als je echt gaat monitoren en analyseren.”

Gedrag beïnvloeden

Duurzaamheid en energiezuinigheid zijn dus belangrijke elementen binnen de samenwerking. Heijmans zet zich samen met het Vastgoedbedrijf van de universiteit in voor verbetering van gebouwfunctionaliteiten, waarbij gebruik wordt gemaakt van de methode ‘Duurzaam Beheer en Onderhoud’ conform de ISSO publicatiereeks. Het gaat dan vooral om een goede klimaatbeheersing en een reductie van het energieverbruik, zegt Leenders. “Dat eerste is prettig voor de gebruiker, het tweede voor het milieu. En soms bedenk je iets slims waardoor dat samen gelijk opgaat.”

Breedijk zegt over energiezuinigheid dat dit verder gaat dan bijvoorbeeld kiezen voor ledverlichting. Daar hoort ook het analyseren van het energieverbruik bij en op basis daarvan verbetering aanbrengen. Ook het gedrag moet je daarbij betrekken. Een gezamenlijk initiatief is ‘Ik en mijn omgeving’. Om dit te illustreren maakt Breedijk de vergelijking met het kopen van een nieuwe auto. “Als je die auto net hebt gekocht, lijkt het wel alsof de hele wereld in dezelfde auto rijdt. Dat is natuurlijk niet zo, maar het lijkt zo omdat je zelf net zo’n auto hebt. Dat principe gaan wij gebruiken om mensen bewust te maken van het laten branden van de lichten of het niet goed sluiten van een deur. Als je hen daar regelmatig op een prettige manier op aan gaat spreken, dan gaan ze daar vanzelf aandacht aan geven.”

Katalysator van teamproces

In het eerste jaar zal de focus vooral liggen op een soepele samenwerking. “Heijmans heeft daarvoor kritische succesfactoren opgesteld waarover ze rapporteren. In de loop van het contract gaan we vervolgens stappen maken naar steeds duurzamer beheer”, zegt Leenders. “Het hele team van de universiteit, Van Dorp Installaties en Heijmans wordt bijgestaan door Halmos Adviseurs”, vult Breedijk aan. “Zij stellen ons steeds scherpe vragen, waardoor we met zijn allen verder gaan denken. Zij zijn echt een katalysator van het teamproces.”

Leenders benoemt tot slot de bijzondere openheid van Heijmans en Van Dorp naar elkaar toe. “Het zijn twee verschillende bedrijven, met verschillende mensen, maar ze zijn allebei heel open. Dat zorgt ervoor dat wij ongelooflijk veel waarde uit de samenwerking halen en snel stappen zetten.”