Logo

Unilever: “Planon Accelerator™ helpt ons onze doelstellingen te behalen”

  • Planon
  • FMIS
Unilever is één van ’s werelds grootste producenten van voedingsmiddelen en producten voor huishoudelijke en persoonlijke verzorging. De bedrijfsstrategie van Unilever heet 'The Compass' en bevat ook doelstellingen voor Real Estate - en Facility Manangement: een halvering van het energieverbruik per kantoorgebruiker in 2020, een reductie van papierverbruik van 30% per medewerker in 2015, en hergebruik van al het kantoorafval in 2017.

De situatie

Eén van de projecten die bijdraagt aan de verwezenlijking van deze strategie is de invoering van een wereldwijd Integrated Workplace Management System (IWMS). “Onze reis begon in 2010”, zegt Ian Dunning, Global Facilities Director bij Unilever. “Toen hebben we een nieuwe functie, genaamd ‘Enterprise Support’, gecreëerd. Hier wordt alle interne dienstverlening van IT, HR, Finance, Information Management en Workplace Services afgestemd op 'The Compass’. De afdeling Workplace Services is verantwoordelijk voor alle Facility Management-, Real Estate-, Travel Services- en innovatieprojecten wereldwijd. Unilever heeft een duidelijke mondiale strategie, met een lokale uitvoering", vervolgt Ian. “De implementatie van Planon Accelerator™ is een belangrijke enabler voor deze strategie. Immers, voor lokale uitvoering hebben we gestandaardiseerde processen nodig, en voor
wereldwijde besluitvorming is kwalitatief hoogwaardige managementinformatie noodzakelijk. Omdat de inrichting van processen voorheen lokaal werd voorzien was ons IT-landschap erg gefragmenteerd en niet geschikt voor deze nieuwe uitdaging.”

Unilever stelde specifieke eisen: het IWMS moest alle processen binnen FM Services, Real Estate -, Space -, Asset – en Maintenance Management ondersteunen, in één volledig geïntegreerde oplossing. Vanwege de wereldwijde uitrol moest de oplossing om kunnen gaan met meerdere talen, tijdzones, valuta en meeteenheden, binnen één centrale database. Unilever wenste verder een ervaren partner met internationale aanwezigheid, en een snelle implementatie voor een maximale Return on Investment. Na een uitgebreide selectieprocedure selecteerde Unilever Planon als wereldwijde IWMS-leverancier.

Belangrijk in de aanpak van Unilever is ook de keuze voor Planon Accelerator™, Planons geïntegreerde best practice-oplossing. “We hebben eerst onze algemene definities en normen bepaald, op basis van de standaarden ‘Building Owners and Managers Association’ (BOMA) voor ruimtemetingen en ‘Royal Institute of Chartered Surveyors’ (RICS) voor vastgoedclassificatie”, vertelt Ian. “Planon Accelerator™ ondersteunt deze standaarden en biedt bovendien voldoende flexibiliteit voor finetuning, zodat we gegarandeerd voldoen aan alle lokale wet- en regelgeving, iets dat niet eenvoudig is met zo’n complexe vastgoed-portefeuille als de onze.”

De oplossing

Ian Dunning vervolgt: “Vastgoed vormt één van de meest kostbare vaste activa die Unilever bezit, daarom zijn we begonnen met de implementatie van Planon Real Estate Management-oplossing, met onder andere Portfolio Management, Strategic Space Planning en Huur- & Verhuur Management. Real Estate Management is wereldwijd uitgerold voor zowel ons eigen, als het gehuurde vastgoed. “We hebben gekozen voor een gefaseerde aanpak in implementatie en uitrol”, zegt Ian. “In de tweede fase volgde Planon Space & Workplace Management, met daarin Werkplekkenbeheer, Interne Doorbelasting van Ruimtegebruik en CAD Integratie. Dit werd gevolgd door de Maintenance Management-oplossing voor Gepland Preventief Onderhoud, Conditiemetingen en SLA & Contractenbeheer. Momenteel leggen we de laatste hand aan de uitrol van Integrated Services - en Sustainability Management.”

De winst

Ian is duidelijk over de voordelen van Planon Accelerator™: “We hebben eenvoudigweg betrouwbare managementinformatie nodig over ons wereldwijde vastgoedportfolio en onze operationele processen. Alleen dan zijn we in staat onze doelstellingen te behalen en met ons team werkelijk waarde toe te voegen aan de kernactiviteiten van Unilever. Ten eerste, hebben we optimaal gebruik gemaakt van de ervaring van Planon door te kiezen voor Planon Accelerator™. We hebben het wiel niet zelf hoeven uitvinden en daardoor veel tijd en geld bespaard. Ten tweede profiteren we van de geïntegreerde standaardoplossingen van Planon: we hebben geen maatwerk hoeven laten maken, omdat alle Unilever-specifieke wensen konden worden geconfigureerd binnen de standaard Planon-software. Dit zorgt voor een onmiddellijke reductie van de Total Cost of Ownership (TCO) en garandeert een toekomstbestendige oplossing. Tot slot, het feit dat Planon Accelerator™ een volledige webbased oplossing is, maakt wereldwijde uitrol eenvoudig en veilig."

De toekomst

De Planon Real Estate Managementoplossing wordt al wereldwijd gebruikt. De andere Planon-oplossingen worden nu ingezet op vier grote locaties in Europa, Amerika en Azië. "We hanteren een stap-voor-stap-benadering, waarbij we continu evalueren en processen finetunen voorafgaand aan de volledige roll-out. We streven ernaar om alle sites live te hebben tegen het einde van 2015. Hiervoor is het verzamelen van de belangrijkste masterdata cruciaal", benadrukt Ian. “Als we niet zeker zijn dat deze gegevens beschikbaar zijn in de juiste kwaliteit, zullen we een site niet live brengen.” Ian zijn aanbevelingen: “Ten eerste, strategie komt voor technologie. Beschouw technologie als enabler om je strategie uit te voeren. Ten tweede, masterdata zijn essentieel. Zonder goed gestructureerde en kwalitatief hoogwaardige masterdata kun je je doelen nooit bereiken. En tot slot, kies een werkelijk mondiaal en standaard IWMS. Ik zou, zonder enige twijfel, Planon Accelerator™ aanraden als oplossing die voldoet aan alle vereisten voor een toonaangevende, wereldwijde organisatie.”