Logo

'Trainingen aan leidinggevenden en ambassadeurs om hen te leren omgaan met de nieuwe werkomgeving'

    Afgelopen jaar heeft SPF Beheer, een organisatie gespecialiseerd in het ondersteunen van pensioenfondsen, een nieuwe werkomgeving in gebruik genomen die een nieuwe, effectievere manier van werken faciliteert. Dat er een nieuw kantoor is, betekent niet dat de nieuwe manier van werken per direct wordt toegepast door alle medewerkers. Daarom zijn na de verbouwing trainingen gegeven aan leidinggevenden en ambassadeurs om hen te leren omgaan met de nieuwe werkomgeving en om te zorgen dat deze optimaal wordt benut.
    Beeld 'Trainingen aan leidinggevenden en ambassadeurs om hen te leren omgaan met de nieuwe werkomgeving'

    SPF Beheer had de wens om zijn huisvesting effectiever en flexibeler te benutten. In de originele werkruimte had iedereen vaste werkplekken en was het niet mogelijk om te verplaatsen. SPF Beheer schakelde de hulp in van Veldhoen + Company om een activiteitgerelateerde werkplek te creëren. Door een enquête maakte Veldhoen + Company de wensen en behoeften ten aanzien van de werkomgeving inzichtelijk. Hieruit kwam onder meer naar voren dat men soms moeite had zich te concentreren en dat de mogelijkheden om (digitaal) samen te werken beperkt waren. Hier wilde SPF Beheer verandering in brengen.

    Verwelkomen van klanten in een werkcafé

    Tijdens het project is er een werkgroep samengesteld van mensen vanuit de organisatie. De groep was gevarieerd samengesteld: zowel een mix van jong en oud als voor- en tegenstanders van een meer flexibele werkomgeving. Deze samenstelling zorgde voor een goede dosis aan creativiteit. Veldhoen + Company heeft aan de hand van workshops met deze werkgroep het concept ontwikkeld voor de nieuwe werkomgeving en de nieuwe manier van werken.

    Veldhoen + Company en Ditt Officemakers hebben samen plattegronden gecreëerd. Het kantoor is als geheel genomen en hierbij is een strategie bepaald. Op de begane grond vind je nu een informeel werkcafé. In plaats van een kantine waar mensen tussen twaalf en half twee komen, kunnen medewerkers hier nu de hele dag terecht voor overleg of voor het verwelkomen van klanten of deelnemers. Boven zijn nu twee werkvloeren: naast een bibliotheek om geconcentreerd te werken, vind je er ook meerdere projectruimtes om samen te werken met de nodige moderne technologieën.

    “We gingen niet alleen naar een nieuwe werkomgeving, we maakten ook een omschakeling in IT. We gingen van vaste computers naar laptops die zorgen dat we veel flexibeler zijn”, vertelt Edwin Kreikamp, algemeen directeur SPF Beheer. “De reacties die we hierop krijgen vanuit medewerkers zijn zeer positief. Het oude kantoor voelde als een oude jas en met deze veranderingen hebben we deze uitgetrokken en een nieuwe manier van werken omarmd.”

    Omgaan met een nieuwe werkomgeving

    Dat er een nieuw kantoor is, betekent niet dat de nieuwe manier van werken per direct wordt toegepast door alle medewerkers. Daarom zijn na de verbouwing trainingen gegeven aan leidinggevenden en ambassadeurs om hen te leren omgaan met de nieuwe werkomgeving en om te zorgen dat deze optimaal wordt benut. “Medewerkers kiezen nu bewust voor een andere plek om te bellen of te vergaderen om collega’s niet tot last te zijn”, voegt Kreikamp toe. “Maar de Plaza, de benedenruimte, is wel het grootste succesverhaal. Er is een dynamische sfeer ontstaan en je ziet dat het voor de medewerkers makkelijk is geworden om hier gewoon even te gaan zitten voor bijvoorbeeld een overleg.”

    Er is meer flexibiliteit in de organisatie gekomen. Zo is de drempel verlaagd om bij elkaar naar binnen te lopen en de samenwerking tussen de teams is aanzienlijk verbeterd. Er is natuurlijk altijd ruimte voor verdere verbetering, maar de stap die nu is gezet is enorm en daar moet nu aandacht en waardering aan gegeven worden.

    Volg F-Facts

    Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

    Word lid van F-Facts Facility Platform