Logo

Toegangsbeheer Delta Lloyd op basis van bedrijfsprocessen

  • Facilitaire dienstverlening & gebouwbeheer
Op het gebied van beveiliging kijkt Delta Lloyd bedrijf vooral naar de toekomst. Facility Manager Bert Cozijnsen zegt daarover: “De systemen voor toegangverlening waren verouderd en konden niet worden opgewaardeerd om aan de huidige eisen te voldoen. In onze kantoren gebruikten we diverse op zichzelf staande toegangsystemen van verschillende fabrikanten, die niet geïntegreerd konden worden en bovendien alleen vanaf één bepaalde PC waren te beheren. Dat betekent dus dat elke mutatie via een beheerder moest lopen. Dat was niet handig en daardoor duurde het relatief lang voordat een medewerker de juiste pas in handen had.”
Beeld Toegangsbeheer Delta Lloyd op basis van bedrijfsprocessen

Onderdeel van de ICT infrastructuur

Het nieuwe systeem heeft een heel ander uitgangspunt. Het is niet een op zichzelf functionerend beveiligingssysteem, maar vormt een onderdeel van de ICT-infrastructuur van Delta Lloyd. Niet de techniek, maar de medewerkers en hun autorisaties staan centraal. Elke medewerker krijgt een autorisatieprofiel dat aan de toegangspas en aan de autorisaties op het ICT-netwerk wordt toegekend. Zo wordt meteen voorkomen dat mutaties in verschillende databases doorgevoerd moeten worden.
Rogier Melenhorst, medewerker Operation Risk, Security en Compliance bij Delta Lloyd: “Een van de grote voordelen van het nieuwe systeem is dat de ruimteverantwoordelijke direct online kan inzien wie waarvoor geautoriseerd is. Dat is in het kader van de Sarbanes-Oxley-certificering verplicht voor financiële instellingen. Voorheen moesten de managers van kritische ruimten dit soort hard copy rapportages periodiek handmatig controleren en muteren, wat erg omslachtig was.”

Processen optimaal faciliteren

Wat ook verandert, is de manier waarop binnen Delta Lloyd naar security gekeken wordt. Cozijnsen: “Dat was voorheen een nogal in zichzelf gekeerd gebeuren. Tegenwoordig is security bij ons iets waarvoor iedereen verantwoordelijk is. Dat bereiken we onder andere door het creëren van awareness. Door meer verantwoordelijkheid bij de medewerkers neer te leggen, kun je groeien naar een situatie dat je niet meer van alles hoeft te verbieden, maar dat je juist het proces optimaal faciliteert.”

“Vroeger was het ‘ja’ of ‘nee’, licht Melenhorst toe. “Maar er is veel meer mogelijk met beveiliging. Ook facilitair gezien. Je kan bijvoorbeeld de catering inzicht geven in hoeveel mensen er op een bepaalde dag in het gebouw zijn en hoeveel eten dus bereid moet worden. Daarvoor heb je dan wel een transparant, open en klantvriendelijk systeem nodig.” “Het gaat zeker niet alleen om de techniek”, verduidelijkt Cozijnsen. “Om een voorbeeld te noemen: onze centrale hal is tegenwoordig semi-openbaar gebied. Dat zou een paar jaar geleden onbespreekbaar zijn geweest, maar nu kan je zo naar binnen lopen. Er zijn plekken waar medewerkers bezoekers kunnen ontvangen en er is een buffet. Deze ruimte is het resultaat van ons nieuwe hospitality-traject, dat je ook terug ziet in de wijze waarop de receptie is ingericht. De receptionistes zijn getraind in hospitality, maar kunnen ook adequaat optreden als er problemen dreigen te ontstaan.”

Maximale flexibiliteit voor Het Nieuwe Werken

Voor de uiteindelijke techniek van de nieuwe beveiliging wilde Delta Lloyd zoveel mogelijk aanhaken aan industriestandaards. Daarom is gekozen voor één integraal systeem. De eerste uitrol vond onlangs plaats in het hoofdkantoor in Amsterdam, dat uit de Mondriaantoren en het Tooropgebouw (incl Villa) bestaat. Ook de locatie Helmond wordt vanuit Amsterdam bediend. Dat betekent dat maximale flexibiliteit noodzakelijk is; het zou ondoenlijk zijn als een security manager alle autorisaties moest beheren. Daarom gebeurt dit nu door de ruimteverantwoordelijken en de directe leidinggevende van de medewerkers. Die bepalen gezamenlijk welke medewerkers bijvoorbeeld een (bedrijfs)kritische ruimte in mogen. “In het verleden kon het drie dagen duren voordat iemand toestemming had om een bepaalde kritische ruimte te betreden”, vertelt Melenhorst. “Dat kan niet als je midden in een project zit dat af moet. Dus wat krijg je dan? Mensen lenen elkaars toegangspas of laten in het ergste geval zelfs de deur open staan. Dat gebeurt niet meer. Als een leidinggevende vindt dat een medewerker een bepaalde ruimte moet kunnen betreden, kan hij dat in overleg met de ruimte verantwoordelijke vanaf zijn eigen PC in orde maken.”

Ondersteuning van het proces

Na een interne aanbesteding bij Delta Lloyd zijn Nedap’s systeem AEOS en Nsecure is als integrator naar voren gekomen. Bert Cozijnsen: “Nsecure onderscheidde zich vooral vanwege de manier waarop met Delta Lloyd werd meegedacht. Zo werd voor ons al snel duidelijk dat het nieuwe systeem webgebaseerd moest zijn.”
“Er is veel meer mogelijk met beveiliging, ook facilitair gezien. Door bijvoorbeeld de catering inzicht te geven in hoeveel mensen er in het gebouw zijn, weten zij hoeveel eten er bereid moet worden.”
Jeroen van Os van Nedap vond het vooral interessant dat Delta Lloyd een duidelijke visie had over hoe beveiliging haar processen kon ondersteunen. “Wij werden vanaf het begin uitgedaagd om mee te denken hoe wij met onze AEOS-oplossing het proces optimaal konden ondersteunen. In bijvoorbeeld het kader van het nieuwe hospitality-beleid was het een wens dat bezoekers op optimale wijze ontvangen kunnen worden. Middels kentekenherkenning weet Delta Lloyd direct welke bezoeker voor de slagboom staat, zodat deze direct kan doorrijden naar de parkeergarage. Wie nu een bezoeker aanmeldt, kan erop rekenen dat deze niet hoeft te wachten bij de receptie omdat de receptionistes dankzij AEOS al weten wie er komt. De Delta Lloyd-medewerker kan de bezoeker zo persoonlijk verwelkomen en de bezoekerspas uitreiken die al voor hem klaarligt. Tijdens het bezoek is bekend waar de gast zich bevindt en met wie, wat van belang is in verband met de calamiteitenprocedures.”

Een andere uitdaging was volgens Van Os het behoud van bestaande investeringen. “Ons systeem ondersteunt vele kaartlezers, waardoor nog goed functionerende exemplaren van het vorige systeem behouden kunnen worden. Ook de bekabeling kon gehandhaafd worden. Verder had Delta Lloyd al een facilitair- en personeelsadministratiesysteem, welke men niet wenste te vervangen. De open structuur van AEOS zorgde ervoor dat een koppeling tussen beide systemen eenvoudig gemaakt kon worden, zodat personeelsgegevens maar op één plek hoeven te worden ingevoerd.”

Streven naar een uitgebreid security management systeem

Nu de afstemming een feit is, kan het volgende project – het kantoor in Arnhem – turnkey worden opgeleverd door Nsecure. Vervolgens worden de systemen geïntegreerd en stap voor stap uitgebreid met mogelijkheden die de techniek nu al kan bieden. Met de goede samenwerking tussen Delta Lloyd en Nsecure is de basis gelegd voor een veilige werkomgeving binnen onze gebouwen en werken we aan verdere uitbreiding . “Deze uitbreidingen gaan we gefaseerd invoeren”, aldus Melenhorst. “We hebben nog een aardig wensenlijstje liggen. Uiteindelijk streven we naar een uitgebreid security-managementsysteem.”

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform