Logo

Onderwijsinstellingen gebruiken FMIS WISH voor grip op onderhoud vastgoed

  • Facility Kwadraat
  • Huisvesting & vastgoed
  • FMIS
BCOU is het bestuursbureau van de Stichting Protestants Christelijk Onderwijs en de Willibrord Stichting in Utrecht en omgeving. Hieronder vallen veertig scholen met 17.800 leerlingen in het (speciaal) basis- en voortgezet onderwijs. Met zestig schoolgebouwen en meer dan 2150 medewerkers is een informatiesysteem voor vastgoed- en facility management onontbeerlijk. BCOU gebruikt FMIS WISH om grip te houden op het onderhoud van het vastgoed, maar ook om voorbereid te zijn op de wetswijziging die in 2015 gaat plaatsvinden.
Beeld Onderwijsinstellingen gebruiken FMIS WISH voor grip op onderhoud vastgoed

FMIS in het onderwijs

Niet alleen in de zorgsector en bij gemeenten, maar ook in het onderwijs wordt steeds vaker gewerkt met een facilitair informatiesysteem (FMIS). Full service bestuursbureau BCOU van twee onderwijsstichtingen in Utrecht heeft al sinds 2007 ervaring met WISH.

Destijds werd de hulp van Facility Kwadraat ingeroepen voor het in kaart brengen van het vastgoed en het meerjarenonderhoudsplan (MJOP). Vijf jaar later is men begonnen met het actualiseren van deze plannen door middel van een herinspectie en een conditiemeting volgens de NEN 2767-methodiek. Het geactualiseerde meerjarenonderhoudsplan is gereed.


Voorbereid op de toekomst van de onderwijshuisvesting

“Na vijf jaar waren de onderhoudsplannen toe aan een herijking. Daarnaast speelt ook de Wet Overheveling Buitenonderhoud Primair Onderwijs die in 2015 wordt ingevoerd een rol. Niet langer zijn de gemeenten, maar de schoolbesturen verantwoordelijk voor het buitenonderhoud van hun gebouwen. We willen weten waar we aan toe zijn”, verklaart Chantal Broekhuis, hoofd Facility & Huisvesting van BCOU.

De NEN-conditiemeting is volgens de teamleider een bewuste keuze. “De gemeente gebruikt dezelfde NEN-methodiek. Omdat we nog steeds afhankelijk zijn van de gemeente willen we dezelfde taal spreken. Dankzij NEN 2767 kunnen we de onderhoudsplannen gemakkelijker bespreken. Daarnaast geeft de conditiemeting een onafhankelijk en eenduidig beeld van de conditie van onze onderwijshuisvesting.”

Strategisch sturen op onderhoud

In de toekomst krijgt het primair onderwijs niet langer de financiële middelen voor het buitenonderhoud van de gemeenten, maar direct van het Rijk. Dit houdt in dat scholen meer verantwoordelijkheid krijgen. Schoolbesturen zijn gedwongen om te sturen op de vastgoedportefeuille en strategisch naar het onderhoud te kijken.

Over leegstand hoeft de BCOU zich voorlopig geen zorgen te maken. Utrecht is een van de weinige regio’s waar het aantal leerlingen nog groeit. “Bij ons zorgt ruimtegebrek voor problemen in onze vastgoedportefeuille, net als de conditie van de gebouwen. Zo hebben we veel gebouwen die de leeftijd van veertig jaar gepasseerd zijn. Dankzij WISH hebben we een goed beeld van het vastgoed en het toekomstig onderhoud. Met de conditiescore in de hand kunnen we bovendien gemakkelijker in overleg treden met de gemeente over eventuele vervanging van gebouwen”, aldus Broekhuis.

BCOU heeft de actualisatie van het meerjarenonderhoudplan (MJOP) aangegrepen om het gebruik van WISH te intensiveren. “In het verleden gebruikten we vooral de onderhoudsmodule van WISH. Nu willen we het FMIS gebruiken om strategisch te sturen op vastgoedexploitatie. Daarvoor hebben we alle dossiers, zoals tekeningen, overeenkomsten en contracten in WISH ingevoerd. Dat kost tijd en energie maar dat levert het straks dubbel en dwars op.”

Exploitatielasten terugbrengen door gestructureerd werken

We willen de exploitatie van onze schoolgebouwen verbeteren. Daar waar het kan, willen we de lasten terugbrengen. Meer inzicht helpt daarbij. Het vraagt om een andere manier van werken. In het begin kost dat moeite, maar uiteindelijk neemt WISH ons veel werk uit handen. ”Schooldirecties kunnen nu inloggen op een portaal en direct meldingen doen of klachten doorgeven aan de desbetreffende accountmanager. Het is een hele uitdaging.

Voor de implementatie van WISH krijgt BCOU begeleiding van Facility Kwadraat. “De daadwerkelijke uitvoering doen we bewust zelf. Zo leren onze medewerkers, die overigens wel een cursus hebben gehad, direct met het systeem te werken. Het komend schooljaar moet het systeem operationeel zijn. Dat gaat lukken.”

Op dit moment worden de softwaremodules vastgoedbeheer, MJOP, contractbeheer, veiligheid en meldingbeheer geïmplementeerd. Later volgen mogelijk nog meerdere modules.  De teamleider merkt op dat WISH voor BCOU heeft gefungeerd als een soort vliegwiel. Het vliegwiel dat ervoor heeft gezorgd dat alle essentiële vastgoedinformatie nu op tafel ligt, waardoor BCOU het vastgoed strategisch kan inzetten. Zaken die ook in het onderwijs van groot belang zijn.

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform