Logo

Medisch Centrum Alkmaar: “Onderhoud van medische apparatuur geborgd via Planon-software”

  • Planon
  • FMIS
De afdeling Medische Techniek en Communicatie (MTC) vormt samen met de sectoren Klanten & Beleid, ICT Beheer, Huisvesting, Hotelservice en Inkoop & Logistiek onderdeel van de afdeling Bedrijfsvoering van het Medisch Centrum Alkmaar. Henk Bakker stuurt als sectorhoofd de 19 medewerkers van de afdeling MTC aan. Deze is onderverdeeld in zes deelgebieden: Intensieve Zorg, Diagnostiek, Dialyse, Laboratorium, Communicatie en het Centraal Magazijn Verpleegartikelen (CMV).

De situatie

De Inspectie voor de Gezondheidszorg verplicht ziekenhuizen om de onderhouds-geschiedenis van medische instrumenten te registreren om te kunnen aantonen dat het onderhoud op de juiste wijze en frequentie is uitgevoerd. Vroeger maakte het Medisch Centrum Alkmaar hiervoor gebruik van een zelfgebouwde toepassing. Hoewel dit maatwerk voldeed aan alle wensen van de afdeling MTC, is in 2003 besloten om dit in een Planon-oplossing voort te zetten, omdat het Facilitair Bedrijf vanaf dat moment ook ging werken met Planon-software. Immers, door inzet van de Planon-oplossingen voor meerdere afdelingen kon het aantal verschillende softwarepakketten bij MCA worden teruggebracht, konden onderhouds-processen verder worden gecentraliseerd en hielden de verschillende afdelingen toch inzicht in de onderhoudsgeschiedenis van hun apparatuur.

Bij het MCA is elk medisch apparaat gekoppeld aan een kostenplaats. Bij het aanmaken van een werk-, contract- of onderhoudsorder wordt door het invullen van het inventarisnummer automatisch de kostenplaats gevuld. Ook zijn alle apparaten gekoppeld aan een materiaal-beheerder, ook dit veld wordt, bij het genereren van een order, automatisch gevuld. Medewerkers kunnen zo met een minimaal aantal handelingen alle noodzakelijke gegevens invullen.

Bij het gereed melden van een onderhoudsorder worden automatisch de meest recente en de eerstvolgende controledatum ingevuld. Deze wordt berekend door de laatste controle-datum te vermenigvuldigen met de onderhoudsfrequentie. De eerstvolgende controledatum wordt afgedrukt op een sticker die op het apparaat wordt geplakt. Op deze manier wordt de onderhoudsfrequentie geborgd en is voor de afdelingen direct inzichtelijk wanneer het volgende controle-moment plaats moet vinden. Deze volgende controledatum is ook online, via Planon Self-Service, altijd en overal te raadplegen.

Storingen aan apparatuur waarvoor geen onder-steuning van de afdeling Medische Techniek en Communicatie nodig is, worden door afdelingen nu nog in eigen bestanden geregistreerd. Er loopt een pilot om ook al deze storingen te registreren via een Planon Self-Serviceformulier. Als een afdeling de storing zelf kan verhelpen wordt de werkorder direct gereed gemeld. De materiaalbeheerders van de afdelingen hebben op deze manier een totaaloverzicht van alle storingen aan medische apparatuur.

De oplossing

De verschillende afdelingen zijn zelf eigenaar van de medische apparatuur terwijl MTC het preventief en correctief onderhoud coördineert of uitvoert. In de module Inventarisbeheer houdt MTC van ruim 9.000 medische apparaten de levenscyclus bij. Voor 3.000 high risk apparaten, zoals beademingsapparatuur, wordt ook de volledige onderhoudscyclus gemanaged.

In de Onderhoudsbibliotheek zijn standaard serviceplannen opgenomen, waarin het onderhoud dat MTC zelf uitvoert beschreven staat. Deze standaard plannen zijn gekoppeld aan de inventariselementen. Via de module Contractenbeheer worden alle activiteiten die worden uitgevoerd door externe partijen geregistreerd. In de Onderhoudsplanner worden beide typen activiteiten grafisch weergegeven, en kunnen werkorders gegenereerd worden. Na uitvoering van de onderhoudswerkzaamheden hoeven MTC-medewerkers enkel nog eventuele bijzonderheden in de werkorder te vermelden en de werkorder af te boeken.

Afdelingen kunnen zelf, via rapportages uit Planon Self-Service die via het intranet te raadplegen zijn, onderhoudsoverzichten opvragen. Zo wordt inzichtelijk gemaakt wanneer een apparaat is aangeschaft, tegen welke prijs en wanneer het vervangen moet worden. Onderhoudsoverzichten tonen de meest recente en de eerstvolgende controledatum en een lijst van alle onderhoudsactiviteiten aan het betreffende apparaat.

De winst

Doordat meerdere afdelingen gezamenlijk gebruik zijn gaan maken van dezelfde software, is de eenduidigheid van registratie van gegevens verbeterd en is deze informatie beter toegankelijk voor de afdelingen. Daarnaast is de afdeling MTC in staat geweest de onderhoudsprocessen te centraliseren en harmoniseren, wat ten goede is gekomen aan de kwaliteit van het onderhoud en de efficiëntie van de uitvoering.

Deze Planon-oplossing voldoet aan de richtlijnen van de NEN7506, Nederlandse Vereniging voor Ziekenhuizen (NVZ) en ondersteunt de Key Performance Indicatoren van de Nederlandse Vereniging voor Klinische Fysica (NVKF), waardoor de processen rondom onderhoud van medische instrumenten niet alleen binnen het ziekenhuis optimaal zijn ingericht, maar ook conform de landelijke normen en richtlijnen. Voor het MCA geldt dat patiëntveiligheid boven alles gaat en dat dit aan te tonen is voor de Inspectie voor de Gezondheidszorg.

De toekomst

De komende periode worden de volgende projecten opgestart:

  • Het borgen van het onderhoud van de zogenaamde low- en no risk apparatuur.
  • Alle gasafnamepunten en regelaars van het ziekenhuis worden nu nog geregistreerd in een apart bestand. Ook deze gegevens worden binnenkort in de Planon-database geregistreerd, zodat ook het onderhoud hiervan inzichtelijk wordt voor de afdelingen.
  • De pilot voor het registreren van alle storingen aan apparatuur wordt uitgebreid naar andere afdelingen.