Logo

Intergamma maakt selfservice laagdrempelig met FMIS

  • FMIS
Mailtjes, telefoontjes, even snel aan uw mouw getrokken worden: facilitaire meldingen komen op allerlei manieren. Natuurlijk wilt u iedereen graag van dienst zijn, maar het is lastig om het overzicht te behouden en om onderweg geen zaken te vergeten. Marc Born, Facilitair Manager bij Intergamma, was in eerste instantie sceptisch over een geautomatiseerd systeem voor zijn facilitaire processen.
Beeld Intergamma maakt selfservice laagdrempelig met FMIS

"Ik wilde geen zaken bij gaan houden ‘om het bijhouden’, ik was angstig voor omslachtig facilitair werk en voorzag dat we te veel bezig zouden zijn met administratief werk," vertelt Born. Zijn collega, Sebastian Veldman, wist Born uiteindelijk toch te overtuigen. "We registreerden helemaal niks. We hadden geen inzicht in welke werkzaamheden we hadden uitgevoerd en we vergaten dingen. Mensen stuurden een e-mail, belden, of schoten je aan. Het overzicht raakte kwijt."

Uitgangspunt bij de oriëntatie naar een geschikte softwareapplicatie, was met name gebruiksvriendelijkheid en dan in het bijzonder een toegankelijke selfservice. "Niet iedereen meldt dagelijks. Het moet makkelijk en toegankelijk zijn, anders doet men het niet." Het beter structureren van het meldproces was juist een van de belangrijkste speerpunten, dus het was wel essentieel dat meldingen ook daadwerkelijk via het FMIS zouden gaan verlopen. Daarnaast diende het systeem een passende oplossing te bieden voor allerlei vormen van reserveringen, cateringaanvragen en de bezoekersregistratie.

Meldingenproces

Uiteraard werd eerst gekeken naar de systemen die reeds binnen Intergamma aanwezig waren. De ICT-, bouwmarkten-, en consumentenhelpdesk maakten allemaal gebruik van een ander registratiesysteem. Toch voldeed dit systeem niet voor de facilitaire processen. Born: "De gebruiksvriendelijkheid voor de interne melder miste, bovendien moesten er veel aanpassingen plaatsvinden aan de reserveringenmodule om het voor ons passend te maken."

In Ultimo Facility Management vond Intergamma wat het zocht. In samenspraak met de Ultimo consultant, is tijdens verschillende sessies bekeken wat er mogelijk is en wat Intergamma wilde bereiken. In onderling overleg zijn er per functionaliteit keuzes gemaakt. Hoe moet het meldingenproces gaan verlopen? Hoe kunnen we de schermen voor de eindgebruiker verder vereenvoudigen? Wat is voor de interne klant de makkelijkste manier om een reservering vast te leggen?

Eén druk op de knop

Voor de introductie van Ultimo werd er nog niet met een systeem gewerkt, dus er moest nog veel geïnventariseerd worden. Ruimtes kregen ruimtenummers, foto’s werden gemaakt en aan ruimtes gekoppeld. Vooral bij het structureren van het meldingenproces en het vastleggen van allerlei reserveringen kon er veel winst geboekt worden. Deze onderdelen zijn inmiddels ook uitgebreid in gebruik bij de franchiseorganisatie.

Via een Self Service Portal is het voor de interne klant mogelijk om meldingen direct in Ultimo in te geven. Dit kan variëren van een facilitaire servicemelding tot een klacht of een schoonmaakaanvraag. Bron: "Alle meldingen komen op één centrale plek binnen. Wij pakken daar ieder onze meldingen uit, zetten de melding naar actief en gaan aan de slag."

Niet alle meldingen worden echter intern opgepakt. "We werken veel samen met externe organisaties, zoals een schoonmaakbedrijf. Daarom kunnen wij meldingen met één druk op de knop per e-mail doorsturen naar deze organisaties. In de daaropvolgende e-mailcommunicatie laten wij en onze leveranciers het unieke meldnummer staan, waardoor de communicatie automatisch wordt overgenomen in Ultimo bij de betreffende melding. Daardoor bouwen wij, ondanks dat wij niet zelf de uitvoerende partij zijn, toch een volledige historie over de melding op  en kunnen wij goed monitoren wat er bij externe leveranciers aan activiteiten uitstaat." Ook de interne klant wordt bij statuswijzigingen door middel van een automatisch gegenereerde e-mail op de hoogte gebracht.

Reserveringen, bezoekers en catering

Omdat iedere interne klant bevoegd is om ruimtereserveringen aan te maken, moest ook deze functionaliteit gebruiksvriendelijk en toegankelijk zijn. Door middel van een grafisch overzicht, waarin eenvoudig geschoven kan worden en op overzichtelijke wijze alle ruimtes met bijbehorende beschikbaarheid inzichtelijk zijn, kunnen gebruikers ruimtereserveringen eenvoudig vastleggen. De reservering krijgt gelijk de status ‘actief’ en is daarmee dus direct vastgelegd. Vervolgens hebben medewerkers in het grafisch overzicht wel inzicht in hun eigen reserveringen en de beschikbaarheid van ruimtes, maar kunnen zij de reserveringen van anderen niet inhoudelijk bekijken. Ook hebben zij niet de mogelijkheid om reserveringen van anderen te verwijderen. 

Het reserveringenproces is verder afgestemd op de wensen van de organisatie. Er is bijvoorbeeld geen verbinding gelegd tussen ruimtereserveringen en catering. Wanneer iemand gebruik maakt van een ruimte, pakt diegene altijd zelf koffie bij één van de automaten door het pand. Verder hebben alleen secretaresses de mogelijkheid om cateringaanvragen te doen. Deze aanvragen komen in het cateringoverzicht, wat vervolgens per e-mail aan de externe cateraar wordt verstuurd. Op die manier weet de cateraar precies wanneer er geleverd moet worden de aankomende periode, maar worden dergelijke aanvragen toch in één en hetzelfde systeem geborgd.

Naast het vastleggen van ruimtereserveringen, hebben medewerkers de mogelijkheid om poolauto’s te reserveren. Ook dit proces verloopt via een externe autoleverancier. "De aanvraag wordt in Ultimo ingegeven, wij versturen de aanvraag per e-mail naar onze vaste leverancier en de e-mailcommunicatie wordt vervolgens automatisch weer in Ultimo ingelezen, waardoor we de voortgang goed kunnen monitoren."

Intergamma

Intergamma B.V. is een franchiseorganisatie voor bouwmarkten in Nederland en België. Met 166 Gamma- en 136 KARWEI-bouwmarkten in Nederland en 82 GAMMA-bouwmarkten in België, mag de organisatie zich marktleider in de doe-het-zelfmarkt in de Benelux noemen. Bij Intergamma B.V. zijn circa 370 werknemers werkzaam. Het dagelijkse reilen en zeilen van de facilitaire zaken wordt door twee personen gecoördineerd vanuit het hoofdkantoor in Leusden. Naast het pand in Leusden, houden zij zich ook bezig met de facilitaire processen van het logistieke pand in Tiel.

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform