Logo

Integrale samenwerking centraal in aanbesteding CBS

  • Asito
  • Aanbesteden
Asito is sinds 1 juli verantwoordelijk voor de schoonmaak in de twee kantoren van het Centraal Bureau voor de Statistiek. Het bedrijf won de aanbesteding waarin integrale samenwerking tussen de verschillende facilitaire teams centraal stond.
Beeld Integrale samenwerking centraal in aanbesteding CBS

Asito, een van oorsprong Twents familiebedrijf, dat inmiddels met zo’n 10.000 medewerkers landelijk opereert, heeft als visie ‘Asito verbindt’. Emiel van der Vlag, corporate sales manager: “We geloven in maatschappelijke impact en een van onze belangrijkste thema’s daarbij is inclusiviteit en het bieden van kansen aan mensen met afstand tot de arbeidsmarkt.” Omdat het bedrijf gelooft in het verschil maken per type klant, zijn er verschillende segmenten, waaronder: industrie, onderwijs, cure and care, high end en overheid. Van der Vlag is verantwoordelijk voor het segment overheid. “In dat segment zien we dat inclusiviteit hoog op de agenda staat en vaak wordt vertaald in percentages mensen met afstand tot de arbeidsmarkt. Daarnaast is circulariteit – de planetkant – steeds belangrijker.”

Het CBS, dat twee kantoren heeft in Den Haag en Heerlen met bij elkaar circa 44.000 vierkante meter, werkte tot 1 juli met een multiservicecontract met zowel schoonmaak als catering als beveiliging. In deze aanbesteding werd echter bewust gekozen om de drie services apart weg te zetten. “Dat was enerzijds omdat het niet opleverde wat CBS voor ogen had, ondermeer op het punt van klanttevredenheid. En anderzijds omdat het in de praktijk moeilijk bleek om er één team van te maken. Daarom koos CBS er nu voor om per aanbesteding ‘de beste van de klas’ te nemen. Maar wel met de insteek dat de drie bedrijven vanaf het begin goed met elkaar zouden moeten samenwerken.”

Vier wensen

In de aanbesteding daagde het CBS de markt uit om met behulp van een presentatie over integrale samenwerking tussen de drie services en vier wensen te overtuigen op kwaliteit. “De eerste wens betrof een kwaliteitsslag op het punt van klanttevredenheid. Die was namelijk nog niet op het niveau dat het CBS wilde zien. Het CBS wilde van de markt dat er een concrete prestatie werd toegezegd. Daarnaast wilde het CBS elk half jaar verbetervoorstellen, zodat de klanttevredenheid zich continu zou ontwikkelen. En het CBS wilde weten hoe de uitkomsten van die voorstellen zouden worden opgenomen in een contractmonitor, inclusief KPI’s.”

Bij wens twee ging het om risico’s en beheersmaatregelen. “De markt werd gevraagd welke risico’s ze zagen, welke er van tevoren onderkend moesten worden en hoe die risico’s van tevoren beheersd zouden moeten worden. Wij hebben daarop ingespeeld met bijvoorbeeld een risico met betrekking tot ketensamenwerking in de praktijk met bijbehorende beheersmaatregelen die je gezamenlijk met de andere services zou moeten nemen om het risico te minimaliseren.”

Bij de derde wens ging het om de bijdrage van marktpartijen aan het visiedocument van het facilitair bedrijf van het CBS. “Het CBS positioneert zich als dataknooppunt van Nederland. Daarbij  worden de kantoren steeds meer als verbindingsplek gebruikt. Het facilitair bedrijf heeft daarom aangegeven nog meer een klantgerichte organisatie te willen worden. Van facilitaire partners verwacht het facilitair bedrijf van het CBS dat ze meedenken, groeien, innoveren en direct inspelen op praktische zaken in de organisatie, waarbij de behoefte aan dienstverlening continu verandert. Bij schoonmaak benoemt het facilitair bedrijf van CBS dat ze conform hun eigen motto bij schoonmaak ‘fris en schoon’ een klantgericht, professioneel, representatief en flexibel schoonmaakteam willen.” 

De vierde en laatste wens gaat over het KPI-voorstel. “De inschrijver moet drie smart geformuleerde KPI’s noemen waarop hij beoordeeld wil worden. Vervolgens moet de inschrijver laten weten hoe hij de KPI’s gaat meten en wat er ondernomen wordt als opvolging van de resultaten. Bijvoorbeeld als een KPI niet gehaald is. De antwoorden op deze vragen moet de inschrijver verwerken in een KPI-model.”

Objectleider Geoffry is erg blij met voorwerker Hasan: “Hij is een voorbeeld voor anderen.”

Business case

De inschrijvers moesten naast de antwoorden op de vier wensen ook een businesscase presenteren over de integrale samenwerking met de andere twee services. “In onze presentatie hebben we de nadruk gelegd op de mensen die het ook daadwerkelijk zouden gaan doen. Op tactisch en strategisch niveau is er voor beide locaties één aanspreekpunt, die eindverantwoordelijk is voor het gehele contract. Op operationeel niveau zijn er vervolgens twee objectleiders, waarvan we er ook één – ‘Den Haag’ – hebben meegenomen in de presentatie.” In de presentatie liet Asito ook praktische en concrete oplossingen zien voor het oppakken van de integrale samenwerking vanuit schoonmaak met de andere services.

Volgens Van der Vlag viel de keuze op Asito vanwege het totaalconcept, dat uit drie bouwblokken bestaat: beleving, efficiency en samenwerking. “Bij efficiency hebben we onder meer de LEAN-methodiek opgenomen, omdat het CBS én Asito daar al actief mee bezig zijn. En samenwerking lag in het verlengde van de presentatie die we hebben gegeven.”

Beleving staat in het totaalconcept van Asito onder andere voor het meer zichtbaar maken van schoonmaak. “Daarom zijn we bij het CBS overgeschakeld naar dagschoonmaak. Bij veel schoonmaakcontracten voeren schoonmakers nu nog hun werk uit aan de de randen van de dag. Door naar dagschoonmaak te gaan heb je echter meer invloed op de beleving en meer contact met de eindgebruiker.” De overstap naar dagschoonmaak betekende ook meer aandacht voor hospitality. “Voor ons betekende die overstap meer aandacht voor begeleiding zodat de medewerker klaar was om de stap te maken. Je moet namelijk houding en gedrag gaan trainen.” Bij de feestelijke ondertekening waren zowel het CBS als de drie service-partijen aanwezig: naast Asito waren dat Security Professionals en Compass Group. “Het was ons idee om gezamenlijk het contract te ondertekenen. Zo konden we meteen symbolisch vormgeven aan de integrale samenwerking.”

  • Opdrachtgever: CBS
  • Opdrachtnemer: Asito
  • Doorlooptijd: drie jaar vast, twee maal één jaar optioneel
  • Dienst: schoonmaak, dieptereiniging en sanitaire voorzieningen

De ondertekening van het contract van CBS met de drie services. Van links naar rechts: Remko Stolk – Commercieel directeur Asito, Peter Sanders – Algemeen directeur Security Professionals, Anna Stamp-Jongbloed – Contractmanager CBS en Remco Kokkelink – Commercieel directeur Compass Group.

Aanbieder

LeverancierAsito
RegioAlmelo
Meer informatie

Meer cases