Logo

Hogeschool Rotterdam: “De noodzaak van een registratiesysteem voor integrale veiligheid”

  • Planon
  • FMIS
Het open en vriendelijke karakter van onderwijsinstellingen staat soms op gespannen voet met het gewenste veiligheidsniveau. Bovendien is er bij veel hbo- en wo-instellingen sprake van een versnipperde aanpak van veiligheidsmanagement. Het creëren van een integraal veiligheidsbeleid is de uitdaging waar bestuurders en veiligheidsfunctionarissen van hogescholen en universiteiten nu voor staan.

De situatie

“Hogeschool Rotterdam is net een kleine stad. Dagelijks lopen hier bijna 40.000 mensen rond. Natuurlijk kunnen er dan incidenten plaats vinden”, aldus Paul Goossens, Adviseur Integrale Veiligheid bij Hogeschool Rotterdam.

Om veiligheidsrisico’s op een efficiënte en effectieve wijze te adresseren en op te pakken, is een integraal veiligheidsbeleid essentieel. Een gezamenlijke aanpak van alle betrokken partijen is noodzakelijk om tot een acceptabel veiligheidsniveau te komen. Daarbij sluiten alle onderdelen van de veiligheidsketen op elkaar aan, waardoor er een goede samenhang en samenwerking ontstaat bij de ontwikkeling en uitvoering van het veiligheidsbeleid. Om vervolgens de registratie, opvolging en onderzoek van veiligheidsincidenten mogelijk te maken, zocht de hogeschool naar een softwareoplossing die hen hierbij kan ondersteunen.

De afdeling Integrale Veiligheid is verantwoordelijk voor de regievoering, advies, ondersteuning en controle op naleving van het veiligheidsbeleid.  “In 2012 constateerde de afdeling Integrale Veiligheid dat de huidige registratie van veiligheidsincidenten onvoldoende inzicht gaf om een gedegen veiligheidsbeleid op te stellen en uit te werken. Incidenten werden direct afgehandeld - zonder deze centraal vast te leggen. Hierdoor miste de hogeschool belangrijke informatie om aan een veilige omgeving te kunnen werken”`, aldus Paul Goossens. De Hogeschool Rotterdam heeft daarom gekeken hoe ze deze informatie het beste kan vastleggen en welk softwarepakket daarbij het beste aansluit. De keuze voor Planon-software was snel gemaakt. De school werkte al met Planon-software waardoor de impact op de IT-afdeling minimaal was. Daarnaast sloten de functionaliteiten van Planon-software naadloos aan op de behoefte van Hogeschool Rotterdam. “Met onze Planon-oplossing hebben we de mogelijkheid om – gekoppeld aan incidenten – werkorders uit te zetten naar verschillende partijen om vervolgens gemakkelijk terugkoppeling te geven aan de betrokken partijen. Een functioneel beheerder die de vertaalslag kon maken van de wensen van de business naar de software was onmisbaar voor een goede implementatie” aldus Paul Goossens.

De oplossing

Ter ondersteuning van de registratie, opvolging en onderzoek van veiligheidsincidenten maakt Hogeschool Rotterdam gebruik van Planon-software. Daarbij hebben zowel studenten als medewerkers de mogelijkheid via Planon Self-Service een veiligheidsincident te melden. De meldingen komen vervolgens centraal binnen bij de afdeling Integrale Veiligheid die de meldingen beoordeelt, administratief afhandelt in Planon-applicatie of verder uitzet naar in- of externe partijen indien verdere opvolging nodig is. Door deze werkwijze is de afdeling Integrale Veiligheid in staat de processen rondom veiligheidsincidenten efficiënter te beheren en eenvoudig en eenduidig rapporteren naar de directie. Vooral dit laatste is essentieel voor verbetering van het veiligheidsbeleid.

De winst

“Met ruim 35.000 studenten en 3.500 medewerkers is het hebben van een incidentregistratiesysteem onmisbaar. De Planon-software biedt ons stuurinformatie, waarmee we in staat zijn verbetermogelijkheden te identificeren en prioriteiten te stellen. Iets wat voorheen niet mogelijk was. Daarnaast weet iedereen de zelfregistratieformulieren steeds beter te vinden. Gemiddeld ontvangen we tien meldingen per week”, vertelt Paul verder. “Via intranet kunnen studenten en medewerkers eenvoudig zelf incidenten melden. Sinds het nieuwe schooljaar is het aantal geregistreerde meldingen per week zelfs verdubbeld.”
De incidentenregistratie biedt de Hogeschool Rotterdam inzicht in ‘onveilige situaties’. Waar voorheen veiligheidsprojecten werden opgestart op basis van ‘onderbuikgevoel’ kan de afdeling nu – op basis van feiten – beargumenteren waarom initiatieven en investeringen zinvol zijn. “Een registratiesysteem werkt daarmee tweeledig: het biedt ons de mogelijkheid om continu te werken aan een veilige omgeving en tegelijkertijd kosten te besparen.”

De toekomst

Paul Goossens: “Incidentenregistratie is van groot belang, maar blijft onderdeel van het proces. Om een goed beeld te kunnen krijgen van het veiligheidsklimaat wordt de incidentregistratie driejaarlijks getoetst met behulp van een veiligheidsenquête.
Om belangrijke informatie over incidenten te analyseren, prestaties te benchmarken en verbetermogelijkheden te identificeren, is uitbreiding van de rapportagemogelijkheden één van de vervolgstappen. Daarnaast bestaat de wens om andere, al bestaande, registraties in hetzelfde systeem te gaan integreren. Dat biedt de mogelijkheid om eenduidige rapportages voor verschillende informatiestromen samen te stellen om zo beter te kunnen analyseren. Je kan hierbij bijvoorbeeld denken aan decanaat en vertrouwenspersonen.”

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform