Logo

Gemeente Arnhem: “Vastgoedinformatie leidt tot professionele ondersteuning van organisatie en politiek”

  • Planon
  • FMIS
De in 2009 opgerichte centrale vastgoedorganisatie van de gemeente Arnhem is verantwoordelijk voor de commerciële, technische en operationele exploitatie van alle vastgoedobjecten van de gemeente.

De situatie

In 2003 is met de invoering van de nieuwe Gemeentewet ook het ‘Besluit Begroting en Verantwoording’ van kracht geworden, met daarin specifieke aandacht voor het onderhoud van kapitaalgoederen zoals wegen, riolering en gebouwen. Het onderhoud van gebouwen is een substantieel deel van de begroting. Een helder en volledig kostenoverzicht is daarom van belang voor goed inzicht in de financiële positie van een gemeente.

Het College van B&W nam daarom het besluit tot centralisatie van het beheer van vastgoed. Ook werd besloten het ontstane achterstallig onderhoud in te lopen met behulp van jaarlijks op te stellen beheerplannen. Dit leidde in 2009 tot de inrichting van een centrale gemeentelijke vastgoedorganisatie. Deze werd echter al snel geconfronteerd met het feit dat er geen totaalbeeld van de vastgoedportefeuille bestond. Informatie over bezit, contracten, kosten, opbrengsten, staat van onderhoud en vierkante meters was niet beschikbaar, of verspreid over diverse systemen en veelal niet actueel. Met een portefeuille van ruim 170 scholen, 128 sportaccommodaties, 120 maatschappelijke vastgoedobjecten en 900 objecten was betrouwbare rapportage aan de politiek en organisatie onmogelijk. Met alle wettelijke, financiële en juridische risico’s.

De centrale vastgoedorganisatie had daarom in 2009 als hoogste prioriteit de selectie, aanschaf en invoering van één centraal vastgoedinformatiesysteem. De keuze viel op de Planon-software vanwege de goede prijs-kwaliteitverhouding, de ervaring in de gemeentelijke markt, maar vooral vanwege de integrale ondersteuning van vastgoed -, onderhoud - en facilitaire processen in één geïntegreerd systeem.

De oplossing

Omdat de werkprocessen grotendeels al door de gemeente Arnhem beschreven waren, was een snelle implementatie mogelijk. “En dat is noodzakelijk”, zegt Michel Willems, Senior Vastgoedmanager. “Planon is een procesgestuurd systeem, dus het kennen van je processen is elementair. We hadden weinig tijd en de verwachtingen waren hooggespannen.”
De Planon-software is in drie fasen geïmplementeerd. In de eerste fase stond de basisregistratie centraal: het vastgoed (zoals objecten, vierkante meters, adres, bouwjaar), de relaties (zoals huurders, gebruikers, opdrachtgevers, vastgoedmanagers) en de contracten (zoals huur, verhuur, bruikleen, erfpacht). In fase twee zijn de belangrijkste processen geïmplementeerd: meerjaren onderhoudsplanning, meldpunt voor schades en vragen, relatiebeheer en de uitvoering van projecten. In fase drie zijn vervolgens de koppelingen met overige systemen gerealiseerd, waaronder het financiële systeem Decade, de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), het KvK Handelsregister en de IPD Benchmark.

De winst

“Met de Planon-oplossing hebben we de informatie over ons vastgoed binnen onze organisatie verankerd”, vervolgt Michel Willems. “We hebben al het onroerend goed en de informatie daarover op één plek in de organisatie bij elkaar gebracht en ingedeeld in portefeuilles. We kennen de contracten en budgetten en hebben inzicht in de verwachte kosten. Dit creëert overzicht, vertrouwen en de zekerheid dat we ‘in control’ zijn.” De vastgoedorganisatie kan snel reageren op vragen uit de politiek en beschikt over gedegen output en analyses. Daarnaast zijn door de keuze voor de Planon-software alle oude deelsystemen en Excel-bestanden verdwenen. Dit verlaagt niet alleen de beheerkosten, maar verhoogt ook de kwaliteit van de processen.

Frank Stuivenberg, Functioneel Applicatie-beheerder, vult aan: “Ik kan iedereen deze oplossing aanbevelen. Het is een beproefd en stabiel product met goede ondersteuning van de leverancier. En bovenal biedt de Planon-software de flexibiliteit om deze aan te passen op ons voortschrijdend inzicht.” De gemeente Arnhem neemt ook actief deel aan het referentieprogramma van Planon.

“Wij zijn graag bereid onze ervaringen met andere (potentiële) Planon-klanten te delen. Door een goede invulling van het functioneel beheer hebben wij inmiddels veel eigen kennis en ervaring opgebouwd”, benadrukt de heer Stuivenberg.

De toekomst

Bij de keuze voor de Planon-software was de integrale benadering van vastgoed, onderhoud en facilitair een belangrijk uitgangspunt. Daarom is ook de aansluiting van de interne facilitaire organisatie op het systeem een logische volgende stap. Hierbij staan processen als reserveringen, werkplek- en middelenbeheer en facilitaire diensten centraal. “Het is mooi om te zien dat Planon haar producten continu doorontwikkelt”, zegt Frank Stuivenberg. “De nieuwe Planon Sustainability Managementoplossing past perfect in onze strategie en wensen op het gebied van energiemonitoring en verduurzaming van ons vastgoed. Mogelijk kunnen we hiermee zelfs de politiek een stapje voor zijn.”

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform