FMIS bij Gasunie: van negentig systemen naar één

De situatie

Liza van Nuysenburg volgde Jaques Letterboer op als projectleider Planon. Letterboer was één van de initiators van de samenwerking tussen Planon en Gasunie. Over de totstandkoming van de contacten vertelt hij: “Voordat we Planon in de arm namen, werkten we binnen de facilitaire dienst met negentig verschillende systemen. Eind 2000 werd uiteindelijk besloten dat we terug moesten naar één systeem”. Er werd een aanbesteding uitgeschreven en uiteindelijk viel de keuze op het FMIS van Planon. Letterboer: “Van alle partijen kwam Planon als beste naar voren. Simpelweg omdat ze aan de meeste wensen en eisen konden voldoen. Daarnaast kregen we ook een prima presentatie voorgeschoteld. Dit gaf de doorslag om uiteindelijk het contract te tekenen.

Liza van Nuysenburg was betrokken bij de overstap van Planon Windows naar Planon Java. “Ik was opgeleid voor Planon in Windows. Een goed programma dat logisch in elkaar stak. De overgang naar Java verliep gelukkig goed, waardoor aanpassingsproblemen tot het minimum beperkt bleven.” De overstap was wel groot geeft ze toe. “Ik merkte bijvoorbeeld tijdens de cursus voor functioneel systeembeheerders dat cursisten die al jaren met Planon voor Windows werkten een behoorlijke uitdaging hadden aan het onder de knie krijgen van de Java-versie.“

“Beide versies zijn dermate verschillend dat ze niet meer met elkaar te vergelijken zijn. Java heeft als voordeel dat het je ‘dwingt’ gestructureerd te werken. Doordat het functioneel beheer zo uitgebreid is, moet je via duidelijke lijnen werken om het overzicht te behouden. Structuur is een absolute vereiste wat dat betreft. Het vergt nogal wat van je systeembeheer en eigenlijk van je hele organisatie.”

De oplossing

De modules Personenbeheer, Werkorders en Meldpunt als eerste geïmplementeerd. Letterboer: “Vrij kort na die eerste implementaties volgde de module Sleutelbeheer en uiteindelijk is vrijwel alles overgegaan op Planon.” De eerste implementatie werd binnen een half jaar afgerond. Alles verliep naar wens, maar Gasunie trok ook haar eigen lijn binnen het proces. Letterboer: “Planon heeft haar Planon Implementatie Methode (PIM), maar wij kozen ervoor om alle orders handmatig over te zetten. Dat waren lange dagen tussen kerst en oud & nieuw die hier nog steeds bekendstaan als de ‘pizzasessies’.” Nadat dit proces afgerond was, werd begonnen met fase drie. Van Nuysenburg legt uit: “Fase drie is opgedeeld in drie fases: optimalisatie, upgrade naar nieuwe versie en de implementatie van nieuwe processen. Wat de nieuwe processen betreft zullen ondermeer Verhuizingen en Mutaties, Projectmanagement en Onderhoudsplanning geïmplementeerd worden.”

De winst

Binnen Gasunie Nederland kan bijna iedereen met Planon werken, volgens Van Nuysenburg. “Dat zijn in Nederland ruim 1.500 interne medewerkers en 1.200 externen die via Planon Self-Service werken. Daarnaast zijn er nog rond de honderd medewerkers bij ondersteunende diensten als de Backoffice, ICT en Telefonie, die gebruik maken van Planon voor hun dagelijkse werkzaamheden. Uiteraard werken sommige afdelingen er vaker mee dan anderen. Archief & Registratuur werkt er minder vaak mee dan bijvoorbeeld de front- en backoffice van het Servicepoint hier, die er continu mee werken.”

Volgens Letterboer is de selfservice-module een goed voorbeeld van een belangrijke toegevoegde waarde van Planon voor Gasunie. “Alles wordt geregistreerd en opgeslagen, waardoor het ook simpel terug te vinden is. Voorheen werden werkorders telefonisch afgehandeld en werd er en bonnetje geschreven, een beetje ‘ons-kentons-systeem’.”

Ook is hij erg te spreken over de registratie binnen de module Personenbeheer. “Wij krijgen jaarlijks meer dan 100.000 bezoekers over de vloer. Vroeger kwamen die in een kaartenbak, tegenwoordig registreert iemand zich bij binnenkomst en kan vervolgens in al onze
kantoren terecht.”

De winst is volgens Van Nuysenburg moeilijk in cijfers uit te drukken, “Maar, er is wel een aanzienlijke besparing geweest op FTE’s, sinds de implementatie van Planon. Die besparing krijg je niet doordat taken door Planon worden overgenomen, maar eerder doordat we dankzij Planon efficiënter zijn gaan werken. Met minder mensen evenveel of meer werk doen.” Letterboer vult aan: “Een andere besparing is behaald op het terrein van licenties. Doordat we van negentig systemen naar één systeem gingen, scheelde dat ook 89 keer licentiekosten.”