Logo

Facility Kwadraat zorgt voor inzichtelijk vastgoedbeheer bij Dichterbij

  • Facility Kwadraat
  • Huisvesting & vastgoed
  • FM in de zorg
‘De software-oplossing Verhuurbeheer van Facility Kwadraat maakt het mogelijk al onze verhuurcontracten overzichtelijk vast te leggen’, bemerkt Kees Blonk, adviseur vastgoed bij Dichterbij. Door de hervorming van de wet- en regelgeving worden zorgaanbieders gedwongen anders om te gaan met hun vastgoed.

Er moet meer aandacht besteed worden aan vastgoedbeheer. Met de scheiding van zorg en wonen is het noodzakelijk om al het vastgoed en de financiële stromen die er mee gemoeid zijn goed in kaart te hebben. Via verhuur moeten de organisaties nu hun inkomsten veiligstellen.

De zorginstelling Dichterbij is volop in beweging. In het kader van een deconcentratieproces wordt op meerdere plekken gebouwd aan kleinschalige woonvoorzieningen. Van de vier oorspronkelijke instellingsterreinen blijft er op termijn nog maar één over waar specialistische zorg wordt geboden. Slechts een klein deel van de 2450 intramurale cliënten woont en werkt nog op twee voormalige instellingsterreinen in Ottersum en Gennep. Voor hen zal op korte termijn vervangende huisvesting gerealiseerd worden. Ook het ondersteunend personeel en het managementteam verhuist binnenkort naar een nieuw pand in Gennep. Trots toont Blonk foto’s en artikelen van het nieuwe hoofdkantoor in aanbouw.

Dichterbij biedt hulp- en dienstverlening aan 5000 mensen met een verstandelijke beperking en aan hun persoonlijk netwerk. In zeven zorgregio’s in het stroomgebied van de Maas in Noord-Brabant, noordelijk Limburg en Gelderland ondersteunt de instelling volwassenen op het gebied van wonen, werken en welzijn. Daarnaast zijn er twee gespecialiseerde, regio-overstijgende onderdelen: STEVIG (specialistische zorg) en Kleur (kinder- en jeugdzorg). Het Bureau Vastgoed is verantwoordelijk voor bijna duizend panden.

Voor de vastgoedregistratie maakt Dichterbij al jaren gebruik van de FMIS software WISH. Nu is het de beurt aan de verhuuradministratie. Hiervoor heeft Facility Kwadraat een op maat gemaakte softwaremodule Verhuurbeheer ontwikkeld. Om beter te kunnen inspelen op de recente ontwikkelingen rondom het scheiden van wonen en zorg heeft Dichterbij een intern verhuurbedrijf in het leven geroepen. ‘We hadden ook kunnen kiezen voor de gemakkelijkste weg; alles op een grote hoop gooien en op centraal niveau regelen onder verantwoording van de Raad van Bestuur. Maar dan leg je de verantwoordelijkheid voor het vastgoedbeheer volgens ons op de verkeerde plaats. Wij zijn er van overtuigd dat als je de zaken intern goed regelt je de juiste poppetjes in beweging krijgt’, aldus Blonk.

Inhuur, verhuur en eigendom

De module Verhuurbeheer zorgt dat alle geldstromen binnen het verhuurbedrijf inzichtelijk zijn en blijven. En dat zijn er bij Dichterbij nogal wat. De instelling heeft te maken met inhuur, verhuur en eigendom van vastgoed. ‘Echter meer dan de helft van onze panden is gehuurd en soms ook weer onderverhuurd. Dat maakt een adequaat vastgoedbeheer een stuk complexer.’

Daarnaast heeft het intern verhuurbedrijf ook nog eens te maken met verschillende contractvormen. ‘Bij onze eigen panden zijn de geldstromen helder. Daar hebben we te maken met vaste lasten, zoals de rentelasten over het geïnvesteerde vermogen, de onderhoudskosten, belastingafdracht, verzekeringen en andere bijkomende kosten. Bij de huurpanden ligt dat ingewikkelder, ook omdat er wordt gewerkt met verschillende contractvormen. We hebben panden met vaste huurprijzen die jaarlijks worden geïndexeerd.

Een stuk lastiger zijn de huren die worden berekend op basis van het aantal plaatsen dat wordt afgenomen, zoals bijvoorbeeld de dagbestedingactiviteiten. In dat geval wordt de huur achteraf berekend. Er zijn jaarlijks soms grote verschillen omdat cliënten zelf kunnen kiezen en er vaak wordt gewisseld.’

Sinds 2010 staat Blonks werk grotendeels in het teken van de invoering van de normatieve huisvestingscomponent (NHC) en de voorbereidingen om het scheiden tussen wonen en zorg goed te kunnen managen. Inmiddels zijn de voorbereidingen achter de rug. Sinds vorig jaar is de NHC een feit en rekening houdende met de overgangsregeling zal vanaf 2018 de NHC-vergoeding volledig zijn doorgevoerd. De gevolgen zijn groot, niet alleen voor de cliënten, maar ook voor het Bureau Vastgoed dat de complexe verhuurorganisatie moet beheersen.

Nieuwe interne huurovereenkomsten

Voor de administratieve verwerking zijn nieuwe, interne huurovereenkomsten afgesloten. Hierin worden de kosten via huurprijzen doorberekend op de gebruiker. De hoofdhuurder betaalt alle huurlasten en de bijkomende kosten voor de zogenaamde zorgfunctionele voorzieningen. Deze kosten kunnen de zorgregio’s opvangen met geld uit de NHC-vergoedingen en onderverhuuropbrengsten voor het gebruik van woningen, dagbestedingvoorzieningen, behandelruimten en kantoren.

‘De vastgoedinformatie die we maandelijks uit de WISH-bestanden trekken, importeren we in onze financiële administratie. Daarin verwerken we alle verhuurovereenkomsten: van derden, met name woningcorporaties, gehuurde panden alsmede aan hoofdhuurders en onderhuurders verhuurde panden. Immers Bureau Vastgoed treedt in het kader van scheiden van wonen en zorg ook op als intermediair om zo woningen aan cliënten van Dichterbij te kunnen verhuren’, aldus Blonk.

De software-oplossing Verhuurbeheer van Facility Kwadraat maakt het mogelijk al deze verhuurcontracten overzichtelijk vast te leggen en afwijkende betalers te registreren. Huurcontracten die aflopen worden tijdig gesignaleerd. En op basis van BSN-nummers kunnen huurtoeslagen digitaal worden ingelezen en in mindering gebracht op de bruto huur. De gegevens uit de module Verhuurbeheer leveren ook weer input voor de rendementsberekeningen in de module Vastgoedrekenen.

Voorbereid op de toekomst

Administratief is Dichterbij voorbereid op de toekomst en die ziet Blonk ondanks de bezuinigingen helemaal nog niet zo somber in ‘voor onze organisatie zal het wel steeds moeilijker worden om de financiering rond te krijgen’, voorspelt Blonk. ‘Dat is inherent aan deze tijd. De bomen groeien niet meer tot aan de hemel. Ook in de zorg moeten we accepteren dat het economisch minder gaat.’

De visie achter het scheiden van wonen en zorg – de huisvestingskosten die de politiek uit de AWBZ haalt om de zorgkosten beheersbaar te maken – kan Blonk volgen, maar hij plaatst er wel grote vraagtekens bij. ‘Er blijft altijd een groep mensen die langdurige zorg nodig heeft. De kosten blijven. Het geld moet ergens vandaan komen. Met de nieuwe regelgeving heeft het Rijk de kosten overgeheveld naar de gemeenten, die op hun beurt weer ambtenaren moeten aanstellen. Ondertussen worden de besparingen die de overheid beoogt niet overgeheveld naar het WMObudget.

De complexe financieringsstructuur die daar bij hoort, is begrijpelijk maar roept een hoop vragen op die nog lang niet beantwoord zijn. Om in te kunnen schatten wat de consequenties op de korte en langere termijn zijn moet je de vastgoedregistratie nu op orde hebben. Vastgoed is een statische, vrij strakke portefeuille. Wie nu de dynamiek zoekt in de vastgoedportefeuille is per definitie te laat en wordt geconfronteerd met grote problemen. Een dag later, is een dag extra achterstand.’

De vrijheid om keuzes te maken

Alhoewel vastgoedbeheer steeds complexer wordt, blijft Blonk zijn werk met veel plezier doen. ‘Iedereen wil toch in een goed huis wonen tegen een redelijke prijs. Wij doen er alles aan om dit voor mekaar te krijgen. Dan moet je wel creatief zijn. Ik vind het leuk om dat te kunnen realiseren met alle vraagstukken en problemen die daar bij komen kijken. We mogen dan nog niet alles in de hand hebben, maar we hebben gelukkig wel de vrijheid om keuzes te maken en in te spelen op de nieuwe regelgeving. Dat we als maatschappelijke organisatie niet bezig zijn met een winstoogmerk, maar met het welzijn van mensen zie ik persoonlijk nog steeds als een grote meerwaarde.’

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform