Logo

Facility Kwadraat ondersteunt vastgoedactiviteiten Zorggroep Sint Maarten

  • Facility Kwadraat
  • Huisvesting & vastgoed
  • FM in de zorg
Vijf jaar geleden werd vastgoedmanager Tim Rodger door de toen pas gefuseerde Zorggroep Sint Maarten in Denekamp aangetrokken om alle vastgoedactiviteiten in goede banen te leiden. Destijds stonden diverse nieuwbouw- en renovatieprojecten gepland.

Omdat de zorggroep beschikt over een bescheiden vastgoedafdeling, was het inhuren van externe specialisten pure noodzaak. Rodger, die in het verleden al eens had samengewerkt met Dick Vink, mede oprichter van Facility Kwadraat, schakelde eind 2011 Facility Kwadraat in voor een langdurige ondersteuning.

‘Zorggroep Sint Maarten is in 2005 ontstaan uit een fusie van Stichting Huize Noord-Deurningen en de Stichting Verpleging en Verzorging Twente-Oost. De locaties hielden er allemaal een eigen vastgoedbeleid op na. Dat beleid zijn we gaan structureren’, verklaart de vastgoedmanager. ‘We wilden niet geconfronteerd worden met achterstallig onderhoud of onverwachte problemen. Om pro-actief te kunnen werken moet je weten wat er op je afkomt en wat je moet doen, zowel op uitvoerend als financieel gebied. Toen ik vijf jaar geleden begon, hadden we nog geen helder beeld van de technische staat van het vastgoed en de financiële situatie op het gebied van onderhoud. Dat beeld wordt nu langzaam maar zeker duidelijk.’

Vinger aan de pols

Om efficiënter te kunnen werken wilde Tim Rodger een meerjarenonderhoudsplan met een afstemming en koppeling tussen vastgoedonderhoud en de financiële administratie. Dankzij het FMIS WISH en de verschillende softwaremodules van Facility Kwadraat ligt dat binnen handbereik. ‘Als woonzorgorganisatie moeten we het doen met steeds schaarser wordende middelen. Dat houdt in dat we nog beter moeten plannen en voortdurend de vinger aan de pols moeten houden. Bovendien moet het vastgoed de tand des tijds kunnen doorstaan. Niet alleen voor onze huidige en toekomstige cliënten die de appartementen van ons huren, maar eventueel ook voor een ontwikkelaar of investeerder die het vastgoed wil exploiteren aan het einde van een zorgperiode. Je houdt als vastgoedmanager altijd rekening met een nieuwe bestemming in de toekomst.

Nadat Facility Kwadraat een onderhoudsplan voor de nieuwbouw van Sint Jozef in Weerselo had opgesteld, zijn de onderhoudsdeskundigen in 2012 begonnen met het gefaseerd in kaart brengen van het vastgoed en de onderhoudsplannen van de gehele Zorggroep Sint Maarten. Daarvoor maakt Facility Kwadraat gebruik van haar eigen vastgoed gerelateerde FMIS softwaremodules; Vastgoedbeheer, Meerjarenonderhoud en Contractbeheer.

‘Zorggroep Sint Maarten wil vanuit het meerjarenonderhoudsplan jaarlijks een begroting indienen. Binnen het onderhoudsplan dient rekening gehouden te worden met vastgoedontwikkelingen. Daarnaast wil de zorggroep met behulp van het FMIS WISH gemakkelijker tot uitvoering komen van het geplande onderhoud en dit het hele jaar monitoren. Daar stemmen we de onderhoudsplannen op af’, aldus Dick Vink. ‘Daarnaast  helpt Facility Kwadraat bij het tot uitvoering komen van het onderhoud en het verwerken van vastgoedkenmerken in het FMIS WISH.’

Onderhoud doorberekend in huurpenningen

Tim Rodger vult hem aan. ‘Vroeger was de noodzaak om ‘er boven op te zitten’ minder aanwezig omdat zorginstellingen gegarandeerde instandhoudingsmiddelen ontvingen van de overheid. Echter door de nieuwe systematiek, waarin zorginstellingen vergoedingen ontvangen afhankelijk van de bezetting en zorgzwaarte van cliënten, en wonen en zorg gescheiden worden, zijn we als zorgorganisatie gedwongen om anders te werken. Leegstand brengt onmiddellijk problemen met zich mee voor de onderhoudsplanning omdat er geen inkomsten meer tegenover staan. En goed onderhoud is nodig om aantrekkelijk te blijven voor potentiële huurders.  Ik vergelijk het met een Catch-22 situatie (naar roman van Joseph Heller. red.). Het één is onlosmakelijk verbonden met het ander. Alleen als het vastgoed efficiënt wordt gebruikt, kunnen we onze zorg goed wegzetten en rendeert het vastgoed. Dan kunnen we het onderhoud uitvoeren en doorberekenen in de huurpenningen.’

Een deel van de 1.500 cliënten van Sint Maarten valt al onder de nieuwe regeling waarbij wonen en zorg gescheiden wordt gefinancierd. Zij huren rechtstreeks hun woonruimte van Sint Maarten. Het bepalen van de huurpenningen is voor een zorgorganisatie die minder gewend is om op te treden als een zelfstandig verhuurder een moeilijk proces. ‘Langzaam maar zeker wordt duidelijk hoeveel middelen we nodig hebben om onze complexen op peil te houden en aantrekkelijk te maken voor onze huurders.  Daar moeten we de huurpenningen en servicekosten op afstemmen’, aldus Tim Rodger. De meerjarenonderhoudsplanning, en de ondersteuning van Facility Kwadraat bieden ons de handvatten om goede keuzes te maken en op tijd bij te sturen. Ik zie de toekomst helemaal niet somber in. Wij werken hard aan een zonnige toekomst voor onze bewoners en  medewerkers.’

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform