Logo

Cosis gebruikt facilitaire software voor bedrijfswaardeberekening

  • Planon
  • Huisvesting & vastgoed
  • FMIS
De zorgsector - en vooral de financiering daarvan - ondergaat grote veranderingen. Dat merken ze ook bij Cosis, een zorginstelling die streeft naar een zo goed mogelijke kwaliteit van leven voor mensen met een verstandelijke beperking. In de provincies Groningen en Drenthe beschikt Cosis hiertoe over meer dan 200 locaties. Cosis voert met behulp van software van Planon nu ook de bedrijfswaardeberekening van haar vastgoed uit.
Beeld Cosis gebruikt facilitaire software voor bedrijfswaardeberekening

Voor vastgoedgerelateerde en facilitaire bedrijfsprocessen maakt NOVO, als voorloper van Cosis, al sinds 2005 gebruik van Planon-software. Initieel als instrument voor de meerjarenplanning en budgettering van onderhoud, in een latere fase ook voor het stroomlijnen van alle klantgerelateerde meldingen, aanvragen, klachten en werkorders. De noodzakelijke professionalisering van de afdeling Facilitaire Zaken vereiste een procesgerichte benadering waarin aspecten als ketenintegratie met in- en externe leveranciers, proactief monitoren van de uitvoering, kostenbewaking en een koppeling met het financiële systeem ProActive centraal stonden. 

Door facilitair en IT service management te combineren in één servicedesk en gebruik te maken van Planon Self-Service worden per maand ruim 2.500 meldingen efficiënt en klantgericht afgehandeld. Voor meer dan 200 locaties worden 450 servicecontracten, 750 huurcontracten en 250 verzekeringen beheerd. De software monitort afspraken, doorlooptijden en expiratiedata en geeft een automatisch signaal af bij dreigende overschrijdingen van termijnen. Ter ondersteuning van de wettelijk verplichte beheermaatregelen op het gebied van legionella en bedrijfshulpverlening ondersteunt de software de planning, uitvoering en documentatie van repeterend werk en de rapportage naar relevante overheden. Voor de ondersteuning van huisvesting genereert Cosis eenvoudig vlekkenplannen op basis van actuele CAD-tekeningen. “Met Planon beschikken we over één integraal softwaresysteem voor al onze processen," zegt Cosis’s verantwoordelijke applicatiebeheerder Stephan Nicolaij. “Gezien de flexibiliteit van de software kunnen we de oplossing laten meegroeien met onze eisen en wensen."

Vermogenspositie veilig stellen

En deze eisen veranderen inderdaad. De Nederlandse zorg, en vooral de financiering daarvan, ondergaat grote veranderingen. Werden voorheen de kosten voor de kapitaallasten op basis van nacalculatie door het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) vergoed, tegenwoordig ontvangen de instellingen een variabele normvergoeding per cliënt, per dag. In de nieuwe situatie moet de instelling nagaan of zij de boekwaarde van het zorgvastgoed kan terugverdienen uit toekomstige kasstromen. Een dergelijke herwaardering kan leiden tot afwaarderingen die de vermogenspositie van de instelling aantasten. Een zogenaamde impairment-toets geeft inzicht in de reële bedrijfswaarde van het vastgoed en biedt Cosis de mogelijkheid haar vermogenspositie veilig te stellen.

Omdat veel van de benodigde vastgoedgegevens al in de Planon-database zijn opgeslagen en de oplossing veel flexibiliteit biedt, voert Cosis met behulp van de software ook de bedrijfswaardeberekening van haar vastgoed uit. In deze berekening worden de vastgoedgerelateerde kosten, afschrijvingen en opbrengsten geanalyseerd en de eventuele waardevermindering berekend. Een deel van de benodigde informatie wordt automatisch vanuit het financiële systeem  geïmporteerd. Het rekenmodel is vooraf door de accountant van Cosis geanalyseerd en goedgekeurd, waarna het in de software is ingericht. De software biedt tevens de mogelijkheid om meerdere scenario’s door te rekenen om de invloed van veranderende zorgopbrengsten of -kosten vooraf inzichtelijk te maken.

Verder automatiseren

Nicolaij: “Aanvullend op de transparantie in onze facilitaire processen en de verbeterde kwaliteit van onze dienstverlening geeft de bedrijfswaardeberekening ons belangrijk inzicht in de gevolgen van de ontwikkelingen in de zorg. We kunnen nu al berekenen of bepaalde zorg rendabel is in relatie tot ons zorgvastgoed, intern benchmarken en het vastgoed gunstiger afschrijven. Voorheen vond de bedrijfswaardeberekening plaats in Excel en dit was behoorlijk complex, risicovol en niet alle kansen werden benut."

“Wij gebruiken Planon-software als instrument om continu te verbeteren en te innoveren," aldus Nicolaij. De recente inzet van Planon Mobile Field Services voor de interne technische dienst en de externe onderhoudspartijen is hier een voorbeeld van. Werkorders worden automatisch doorgezet naar de mobiele toestellen van de betreffende uitvoerders waardoor papierstromen en e-mails overbodig zijn, procestijden verkorten en een betere monitoring mogelijk is. “Door de slimme integratie met ons financiële systeem kunnen we processen als controle en goedkeuring van facturen verder automatiseren, versnellen en verbeteren. Omdat we steeds meer processen in Planon-software implementeren ontdekken we ook steeds nieuwe verbetermogelijkheden." Een afsluitend advies van Nicolaij: “Het succes van onze implementatie ligt in de combinatie van visie en draagvlak bij het management, veel aandacht voor ons eigen applicatiebeheer en dicht bij de eindgebruiker blijven staan."