Logo

Circulair kantoor Royal HaskoningDHV in Amsterdam

  • Duurzame huisvesting
  • Duurzaamheid & energiemanagement
Royal HaskoningDHV wilde in Amsterdam een circulair kantoor neerzetten dat optimaal aansloot bij de wensen van de gebruikers. De zoektocht naar en ontwikkeling van het nieuwe kantoor werd een spannend avontuur waarbij van veel conventies afscheid werd genomen. Het resultaat oogst veel lof: “Wat jullie in Amsterdam hebben gedaan wil ik ook in Johannesburg.”
Beeld Circulair kantoor Royal HaskoningDHV in Amsterdam

Tekst: Peter Runhaar Foto's: Luuk Kramer

Toen Royal HaskoningDHV drie jaar geleden op zoek ging naar een nieuw kantoor in Amsterdam, stond vanaf start al vast dat het een onorthodox traject zou worden. Het begon met een van de voornaamste ambities die werd uitgesproken, vertelt Director Services, Workplace Solutions Frits Smedts: “Wij wilden niet een standaard kantoor maken, maar een kantoor waar we zelf echt konden laten zien waartoe we in staat zijn. Het moest een showcase worden. De eigen identiteit en daarmee de ontwikkelbaarheid van een locatie woog voor ons heel zwaar. Kantoorpanden waar we zo in konden trekken vielen daarom direct af. We wilden echt zelf iets neerzetten. Als je zelf dingen ontwikkelt ontstaat er rondom zo’n kantoor een positieve emotie.”

Een tweede belangrijke ambitie was dat het pand energieneutraal moest worden en moest voldoen aan de uitgangspunten van circulariteit. “. Dit laatste is in de praktijk een zoektocht geweest omdat circulariteit nog redelijk in de kinderschoenen staat”, zegt Smedts. En in de derde plaats moest het nieuwe kantoor optimaal aansluiten bij de mensen die er zouden gaan werken: “We wilden een werkomgeving die inspireert en waar onze mensen – architecten, adviseurs en ingenieurs - blij van worden. We wilden een kantoor dat echt iets toevoegt aan de cultuur van samen aan projecten werken en innoveren. Dan heb je het niet over een smal huisvestingstraject, maar over iets veel breders. Noem het maar een organisatieverandertraject.”

Op basis van deze ambities en een aantal randvoorwaarden – zoals dat het gebouw ruimte moest bieden aan 150 werknemers en op loopafstand van het openbaar vervoer moest liggen - werd gezocht naar samenwerkingspartners die bereid waren een proces in te gaan waarvan het eindresultaat grotendeels nog onbekend was. Voor veel partijen in de bouwwereld bleek dat een brug te ver. Smedts: “Makelaars richten zich traditiegetrouw op de vierkante meterprijs. Wij zeiden: Onze focus ligt niet op vierkante meters maar op het waarmaken van onze ambities.” Uiteindelijk werden gelijkgestemden gevonden in Wijngaarde Vastgoedconcepten en BAM.

23 bijzondere locaties

“Samen hebben we vervolgens een lijst gemaakt van 23 gebouwen op bijzondere locaties”, vertelt Frits Smedts: “Daar stonden plekken op die we in een normale setting nooit gezien zouden hebben. We zijn bij een oude bakkersschool geweest, bij een universiteitsgebouw, bij een kerk en bij een Volkswagen-garage. De gebouwen die als eerste afvielen waren kantoorvloeren die al uitontwikkeld waren, want daar was onze ontwikkelpotentie te beperkt.”

Smedts herinnert zich dat hij op een vrijdagmiddag met twee leden van de Nederlandse Raad van Bestuur naar drie opties ging kijken, waaronder de kerk en de garage. Van tevoren had hij foto’s van de drie locaties doorgestuurd. Smedts: “Toen we vertrokken zei onze CFO ‘Ik weet niet wat je van plan bent, maar ik denk dat je helemaal verkeerd zit.’ Ook na het bezoek aan de panden bleef de twijfel. We besloten daarom om de locaties voor te leggen aan 20 vertegenwoordigers van kantoor Amsterdam en te kijken hoe zij zouden reageren. 18 Van de 20 bleken enthousiast over de garage te zijn.

We hebben beslissingen steeds teruggelegd bij individuele medewerkers, want het moest echt hun gebouw worden. Uiteindelijk viel onze keus dus op die oude Volkswagen-garage in Amsterdam West. Het was alleen maar een buitenschil en de hellingbanen en bruggen stonden nog in het gebouw, dus daar moesten we enorm doorheen kijken. Maar vanwege het grote vloeroppervlak en de grote overspanning zag iedereen de garage als een gebouw met gigantische potentie.”

Grote, open ruimte

Smedts was blij met deze keuze, vertelt hij, want de kerk had al de bestemming van kantoorgebouw en de garage niet, dus de ambitie om zelf te ontwikkelen kon met deze omslag van bedrijfsgebouw naar kantoorgebouw volledig worden waargemaakt. “Het is bijvoorbeeld een gebouw met een enorme plafondhoogte, vrijwel geen kantoor heeft dat”, vervolgt hij: “Voor ons was zo’n grote, open ruimte heel wezenlijk om samenwerking te bevorderen. Een direct nadeel van zo’n ruimte is wel de akoestiek, maar wij hebben ook specialisten in akoestiek in onze organisatie. Het was mooi om zulke uitdagingen continu tegen te komen en op te lossen. Je hebt zo altijd gelegenheid om je eigen specialisten op die oplossing te zetten.”

Het omvormen van een grote, kale garage tot een mooie, energieneutrale kantooromgeving was een aaneenschakeling van uitdagingen, vertelt Smedts: “We leerden al snel dat je om circulair te bouwen in meerdere oplossingsrichtingen tegelijk moet denken. Je kunt niet in één richting denken, want dan ga je de mist in. Het lastigste element in het hele circulaire traject is het op het juiste moment samenbrengen van vraag en aanbod. Het moment dat je ergens behoefte aan hebt en het moment dat de spullen beschikbaar zijn ligt nooit dicht bij elkaar.”

Frits Smedts leerde dat je voortdurend op zoek naar creatieve oplossingen. Hij noemt moeiteloos een paar voorbeelden: “Onze interieurarchitect had bijvoorbeeld bedacht dat hij 150 nieuwe bureaubladen wilde plaatsen in plaats van de oude bureaubladen. Maar dat is natuurlijk geen circulaire oplossing. Ik heb hem gezegd dat hij alleen toestemming kreeg voor nieuwe bureaubladen als hij een bestemming zou vinden voor de oude bureaubladen. Uiteindelijk hebben we  van die oude bladen geluidsakoestische schotten gemaakt voor tussen de bureaus.  Onze verlichtingsarmaturen komen uit een splinternieuw pand waar een nieuwe huurder kwam. Die huurder wilde nieuwe plafonds en de bestaande plafonds zouden naar de stort gaan. Wij hebben die toen opgekocht en de armaturen gebruikt.

Onze vergaderunits zijn oude bouwketen van BAM. Hiertoe moesten we ramen van die keten uitzagen. Die ramen hebben we bewaard, want misschien worden de materialen over tien jaar weer gebruikt om een bouwkeet te maken. Bovendien hebben we toestemming aan BAM gevraagd, want de units blijven hun eigendom. Het circulaire zit ook in de vraag wat er gebeurt aan het einde van de looptijd. In de financieringsconstructie is de restwaarde gegarandeerd in alle materialen die we gebruiken. Ze blijven eigendom van BAM en er zit dus een financiële druk voor BAM om de materialen straks weer te gelde te maken.”

Ontmoetingen

Er was bij de ontwikkeling van het nieuwe kantoorpand nog één belangrijk element dat een grote impact op het uiteindelijke resultaat zou hebben: De behoefte om binnen het gebouw ook ontmoetingen tussen werknemers van Royal HaskoningDHV en mensen van buiten de organisatie tot stand te brengen. Frits Smedts legt uit: “Onze mensen werken vaak aan grote infrastructurele projecten, maar hebben niet veel contact met de mensen die vervolgens die infrastructurele projecten gaan gebruiken. Om die ontmoetingen mogelijk te maken zijn we uiteindelijk uitgekomen op een concept waarin we creatieve denkers met creatieve doeners in een pand bij elkaar brengen. We hebben contact gelegd met CAWA, een organisatie die vanuit de gemeente verantwoordelijk is voor broedplaatsen van kunstenaars, en zijn met hen om tafel gegaan.”

Het gevolg van de contacten met CAWA is dat het kantoorpand – Contact Amsterdam geheten – nu zowel een werkplek is voor medewerkers van Royal HaskoningDHV als voor een grote groep kunstenaars. Dit biedt interessante mogelijkheden voor nieuwe samenwerkingen. Wij zijn nu gestart om elkaar te leren kennen via events of workshops. Het nieuwe gebouw is ook volledig op dat ontmoeten ingericht door allerlei gezamenlijke ruimtes, zoals de receptie, de toiletten en het restaurant. Er is een programmamaker in dienst genomen die speciaal verantwoordelijk is voor gezamenlijke evens en onderlinge afstemming. Smedts: “Als je binnenkomt in het restaurant staan daar lange tafels waar mensen samen eten. In de eerste weken na oplevering van het gebouw zei een medewerker die ik tegenkwam in het restaurant: ‘Dat idee van ontmoeten met de kunstenaars gaat nooit lukken. Je ziet ze niet, je hoort ze niet en je spreekt ze niet’. Ik vroeg hem of hij al zijn eigen collega’s kenden en of hij wist met wie hij zojuist geluncht had. Drie van de mensen met wie hij aan tafel zat waren namelijk kunstenaars. Uiteraard zijn er ook uitdagingen, bijvoorbeeld in het verschil in service- en afwerkingsniveau tussen een corporate als Royal HaskoningDHV en een broedplaats.  Daar wordt met elkaar over gesproken zodat we tot een werkbare oplossing komen. Er is sowieso veel meer interactie tussen de mensen in het nieuwe gebouw. In ons oude kantoor hadden we vijf verdiepingen en kwam het vaak voor dat iemand van de vijfde verdieping een collega van de eerste verdieping totaal niet kende. In het nieuwe gebouw leert iedereen elkaar kennen.”

Terugkijkend op het project herinnert Smedts zich dat hij soms behoorlijk onzeker was over de afloop. “Ik vond het achteraf een fantastisch avontuur, maar onderweg zeiden we regelmatig tegen elkaar ‘Ik weet niet of dit goed komt’. Het gaat uiteindelijk toch om het lef om samen het avontuur aan te gaan en ongebaande paden te betreden. We hebben ontzettend veel keuzes moeten maken en beslissingen moeten nemen waarvan we de consequenties aanvankelijk niet konden overzien.”
Het resultaat van het project overtrof de verwachtingen, vertelt Smedts: “Onze klanten worden vaak uitgenodigd op ons kantoor in Amsterdam omdat we hier kunnen laten zien wat we daadwerkelijk kunnen realiseren.”

Impact op de mensen

Het allermooist vindt Frits Smedts uiteindelijk de impact van het gebouw op de mensen: “We hebben hier onderzoek naar gedaan en de uitkomst was fantastisch. Mensen geven aan dat ze trots zijn op hun werkomgeving en ze worden er blij van. Het kantoor blijkt ook een grote aantrekkingskracht op nieuwe medewerkers en op jonge mensen te hebben. Mensen komen niet meer in een standaard werkomgeving, maar in hun eigen, gewaardeerde omgeving, met een heel andere schwung. Het is hier totaal niet luxe en we zijn met oplossingen gekomen die ik me nooit had kunnen voorstellen. Als iemand me had gezegd dat ik in het nieuwe pand over een betonnen vloer had gelopen had ik het niet geloofd. Maar het werkt. De emotie die er is ontstaan door dit project en het positieve effect dat het heeft op de mensen had ik niet durven dromen. Laatst kwam de directeur van een vestiging in Zuid-Afrika hier op bezoek. ‘Wat jullie in Amsterdam hebben gedaan wil ik ook in Johannesburg’ zei hij. Ik vroeg hem wat hij dan precies wilde kopiëren, maar dat kon hij niet uitleggen. Ik zei ‘Ik denk dat ik weet wat jij zou willen zien in Zuid-Afrika: Je wilt de emotie en de beleving en de trots van de mensen terugzien op jouw kantoor’. ‘Ja’, zegt hij, ‘Daar heb je gelijk in’.”

Tijdens het Kijkje Best practices in verduurzaming legt Frits Smedts uit hoe duurzame doelstellingen, innovatie en co-creatie hand in hand gaan bij gebruik van het pand van Royal HaskoningDHV.