Logo

Case Nouryon | Centrale opleidingsregistratie in FMIS: minder werk, meer grip

  • Facilitor
  • FMIS
Het FMIS van Facilitor is al meer dan 20 jaar het ‘huissysteem’ van chemieconcern Nouryon, locatie Deventer om apparatuur, instrumenten en bedrijfsprocessen veilig, verantwoord en uniform te beheren. Nu is daar ook de registratie van trainingen, opleidingen en (her)certificeringen aan toegevoegd. Theo Vonk, Senior Project Engineer, en Gerdi Timmerman, Technical Administrator, vertellen hoe ze dat doen en wat het hun oplevert.
Beeld Case Nouryon | Centrale opleidingsregistratie in FMIS: minder werk, meer grip

Nouryon is wereldwijd marktleider op het gebied van essentiële chemie, zeg maar de bouwstenen voor alledaagse producten zoals papier, kunststof, bouwmaterialen, farmaceutica en persoonlijke verzorgingsproducten. Grote kans dat je dagelijks in je tandpasta of shampoo een product van Nouryon tegenkomt. De naam Nouryon is ontstaan na afsplitsing van de Specialty Chemicals-tak van AkzoNobel in 2018, maar het bedrijf is al meer dan 150 jaar actief in Nederland op acht verschillende locaties. Een daarvan is de locatie Deventer, met laboratoria, logistieke distributie, kantoren en een kleine productie verdeeld over 95 gebouwen en 350 medewerkers.

"Facilitor registreert, bewaakt en notificeert, waardoor we efficiënter zijn gaan werken met volledig inzicht en minder mailverkeer"

Verspreide systemen

“Bij Nouryon zijn alle corporate trainingen en opleidingen centraal geregeld vanuit HR,” vertelt Theo Vonk. “Maar alle specifieke trainingen voor onze eigen locatie vallen daarbuiten. Ieder afdelingshoofd had daarvoor een eigen registratiesysteem, variërend van Excel en Word tot fysieke ordners en hangmappen. Dat was verre van eenduidig, kostte veel tijd en betekende ook dat gegevens op den duur niet meer klopten, bijvoorbeeld als medewerkers naar een andere afdeling verhuisden of uit dienst gingen.”

Automatische bewaking en notificaties

Vanuit die situatie groeide de behoefte aan één centraal en uniform systeem voor alle lokale trainingen en opleidingen. Zowel voor eigen medewerkers als voor de ‘supervised contractors’: medewerkers van externe bedrijven die vrijwel dagelijks bij Nouryon aan het werk zijn. Een overzichtelijk systeem dat automatisch en op tijd signaleert dat de geldigheid van een certificaat of training verloopt en maandelijks notificaties stuurt aan zowel de trainingsbeheerder of het afdelingshoofd als aan de trainee, zodat er een nieuwe training en (her)certificering gepland kan worden.

Een training als object

Voor Theo Vonk stond het als een paal boven water dat het registratiesysteem in Facilitor zou komen. “We zijn een van de eerste gebruikers van het FMIS en werken ook al jaren met de module Objectenbeheer. Een onmisbare tool waarin we alle apparatuur en instrumenten waarvoor een controle, inspectie of kalibratie vereist is als object hebben ingevoerd. Elk object krijgt een terugkerende taak met een proactieve melding wanneer een nieuwe certificering nodig is. Precies dat principe wilden we toepassen voor onze trainingen en opleidingen. Natuurlijk opnieuw gedefinieerd, maar als je met een net iets andere bril kijkt, is een training ‘gewoon’ een object en zaten onze eisen en wensen hiervoor al in de module.”

Binnen een week operationeel

“Facilitor heeft de module Objectenbeheer zo voor ons ingericht dat deze een-op-een past op onze trainingen en opleidingen,” gaat Gerdi Timmerman verder. “En dat ging heel snel: binnen een week waren we operationeel met de eerste training. Iedereen zag meteen dat dit prima ging werken, zodat we direct verder zijn gegaan met alle andere trainingen en nog wat kleine aanpassingen. Omdat we de module zo goed kennen, weten we precies hoe het werkt en wat we doen.”

E-learning toegankelijker

Tegelijkertijd met de inrichting van het registratiesysteem heeft Nouryon e-learning als lesmateriaal toegevoegd. Elke maand ontvangen medewerkers die op training moeten automatisch een e-mail met een link naar de betreffende training. Is dat een e-learningcursus? Dan kunnen ze deze cursus meteen aanklikken en volgen. “De verspreiding van e-learning is hiermee veel gemakkelijker geworden; dat was in coronatijd een onvoorzien voordeel,” vertelt Theo Vonk.

Korte lijnen, snel resultaat

Gerdi Timmerman is als applicatiebeheerder heel blij met het FMIS en de samenwerking met Facilitor. “De lijnen zijn kort en er is snel resultaat. Het FMIS is dan wel standaard, maar Facilitor denkt altijd wel mee als je iets net anders wilt, zoals wij met de module Objectenbeheer. Het FMIS zelf is heel gebruiksvriendelijk; bij ons werkt iedereen ermee, ook met notificaties, dus niemand hoefde te wennen.”

"Overheidsinspecteurs zijn onder de indruk van onze opleidingsregistratie"

Minder werk, meer grip

Voor Theo Vonk is de uniforme en centrale registratie van lokale trainingen en opleidingen een succes. “Facilitor registreert, bewaakt en notificeert maandelijks zowel de trainee als de beheerder van de training. Het systeem geeft inzicht en overzicht in allerlei dwarsdoorsnedes: op niveau van de medewerker, de afdeling, in de tijd, per training enzovoorts. We zijn efficiënter gaan werken met volledig inzicht en minder mailverkeer, onder andere door de automatische maandelijkse notificaties en de toevoeging van e-learning. Kortom, we hebben minder werk en meer grip.”

Wettelijke inspecties

Het succes vertaalt zich ook naar de regelmatige in- en externe audits en inspecties bij het bedrijf. “Nouryon is een van de ruim 400 Brzo-bedrijven in Nederland (Besluit risico’s zware ongevallen). Dat betekent dat we aan uiteenlopende veiligheidsrichtlijnen van verschillende overheidsdiensten moeten voldoen, die zij regelmatig komen inspecteren, gepland en ongepland. Met één druk op de knop kunnen we nu aantonen we alles op orde hebben en dat medewerkers de juiste training, opleiding en certificering hebben. Ook inspecteurs en auditors zijn onder de indruk. We horen regelmatig dat ze geen bedrijf kennen waar de registratie van opleidingen en trainingen zo goed geregeld is. Een mooie opsteker voor ons én voor het FMIS. En misschien een eyeopener voor andere bedrijven?”

Aanbieder

LeverancierFacilitor
RegioEnschede
Meer informatie

Meer cases

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform