Logo

Ahold Delhaize realiseert continuïteit, schaalbaarheid en innovatie met Planon Universe

  • Planon
  • FMIS
24/7 onderhoud en compliant bezoekersregistratie is van groot belang voor de voedsel- en bedrijfsveiligheid in de distributiecentra van Ahold Delhaize. Het concern maakt sinds 2005 gebruik van de Planon-software voor het beheer van facility- en onderhoudsservices voor het hoofdkantoor in Nederland en de Nederlandse distributiecentra voor winkels en online bestellingen. In 2017 heeft Ahold Delhaize het bestaande Planon-systeem vervangen voor de nieuwste release van Planon Universe, geïnstalleerd op Planons Cloud-platform.
Beeld Ahold Delhaize realiseert continuïteit, schaalbaarheid en innovatie met Planon Universe

Situatie

De afdeling Facility Management (FM) van Ahold Delhaize in Nederland is centraal georganiseerd met als doel de bedrijfsprocessen, -methoden en -systemen te standaardiseren en een snelle en veilige uitrol voor zowel bestaande als nieuwe locaties mogelijk te maken. Met de Planon-software worden processen zoals Facility Management, contracten- en onderhoudsbeheer al meer dan 12 jaar ondersteund. Jaarlijks worden circa 100.000 bezoekersregistraties, 80.000 zaalreserveringen en 70.000 onderhoudsaanvragen verwerkt en beheerd met dit systeem. De Planon-oplossing is geïntegreerd met diverse andere IT-systemen van Ahold Delhaize, zoals HR-, financiële-, en toegangsbeheersystemen.

“In 2016 kwamen we tot de conclusie dat de Planon-software die we gebruikten was verouderd en niet meer werd ondersteund. Daarnaast bood de nieuwste release van Planon Universe veel nieuwe oplossingen en functionaliteit waar we nog niet over beschikten”, zegt Pieter Reijalt, Projectmanager IT bij Ahold Delhaize. “De Planonoplossing is een kernsysteem voor onze FM-afdeling, we kunnen niet zonder deze ondersteuning als we de bedrijfscontinuïteit willen waarborgen en tegelijkertijd willen innoveren”, zegt Pieter. “De businesscase voor dit project was een no-brainer”, zegt Michelle Pauwels, Projectmanager FM.

“Het management realiseerde zich dat 24/7 onderhoud een topprioriteit is en dat compliant bezoekersregistratie, van groot belang is voor de voedsel- en bedrijfsveiligheid in onze distributiecentra.” Begin 2017 startte Ahold Delhaize daarom de upgrade van haar Planon-oplossing en de integratie hiervan in de bestaande ITomgeving.

Oplossing

“We noemden dit een integratieproject, in plaats van een migratieproject”, zegt Pieter. “De nieuwe release van Planon Universe met verbeterde integratietechnologie had consequenties voor alle interfaces met andere systemen die we gebruiken. Daarnaast had de verplaatsing van deze oplossing naar de Planon-Cloud diverse gevolgen voor de beveiliging.”

Ahold Delhaize wilde extra complexiteit en risico’s vermijden en koos daarom voor een functionele, ‘kant-en-klare’ upgrade, aangestuurd door een breed multifunctioneel projectteam. “We hebben alle belanghebbenden vanuit management, business, IT en leverancier bij het project betrokken; communicatie en onderlinge afstemming waren essentieel”, zegt Pieter. “Het belang hiervan moet niet worden onderschat.”

Behalve een groot aantal interfaces gebruikte Ahold Delhaize ook veel Planon Self-Service-formulieren en -functies uit een oudere release. Francisco Dorsman, Functional & Technical Application Manager FM zegt: “We hebben veel ervaring met de configuratie en ontwikkeling van oplossingen in de oudere Self-Service-technologie. Planon en wijzelf hebben veel aanpassingen gemaakt en testen uitgevoerd voor de overstap naar de nieuwe technologie. Ik raad organisaties aan om dit soort aanpassingen geleidelijk door te voeren en niet alles in één keer te doen. Hierdoor kunnen de resultaten in een eerdere fase van het project worden getest en gevalideerd.”

De afdeling IT-beveiliging voerde tijdens het project een aantal specifieke penetratietesten uit om de stabiliteit en beveiliging van de nieuwe oplossing in de Cloud te valideren. “Sommige issues die we detecteerden, zijn door Planon opgelost via aanvullende service packs zodat het project geen vertraging opliep”, zegt Pieter.

Ahold Delhaize voerde twee dry runs uit voordat het systeem definitief in gebruik werd genomen. “De testen en bijbehorende scripts waren erg nuttig”, zegt Francisco. “Tijdens het weekend dat we het systeem definitief in gebruik namen maakten we ons geen zorgen en deden zich geen onverwachte situaties voor. Het was een mooi moment voor Planon en voor ons.”

Voordelen

“We beschikken nu weer over een oplossing die volledig ondersteund wordt, zodat de bedrijfscontinuïteit wordt gewaarborgd en innovatie mogelijk is. Dat was precies ons doel”, zegt Pieter. “Maar dat is niet alles. Doordat de oplossing niet meer lokaal, maar in de Cloud is geïnstalleerd, hebben we een aanzienlijk lagere Total Cost of Ownership, terwijl het systeem dankzij continue updates ook in de toekomst up-to-date blijft.” Michelle zegt: “We behalen veel betere resultaten met deze nieuwste release van Planon Universe in combinatie met de Cloud-installatie. Onze gebruikers zijn tevreden met de nieuwe geavanceerde functionaliteit. Onze FM-afdeling kan de oplossing gebruiken om innovaties te ontwikkelen voor meer klanttevredenheid, betere ondersteuning van de kernactiviteiten en het waarborgen van de bedrijfscontinuïteit.”

Vervolgstappen

Ahold Delhaize heeft al verschillende vervolgstappen gezet om optimaal gebruik te maken van de geüpdatete Planon Universeoplossing. De uitrol van Planon Apps staat klaar voor alle medewerkers op het hoofdkantoor in Nederland, zodat ze nog eenvoudiger serviceaanvragen kunnen indienen. Vanaf 2018 kunnen alle gebruikers de 300 vergaderruimten op het Nederlandse hoofdkantoor reserveren via Planon Apps op hun smartphone.

“Op onze wensenlijst staat de implementatie van Planon Mobile Field Services voor onze buitendienstmedewerkers en het aansluiten van externe dienstverleners op onze processen. Hierdoor kunnen we naar verwachting de doorlooptijden verder verkorten en de bijbehorende kosten verminderen”, zegt Pieter.

“Doordat de oplossing niet meer lokaal, maar in de Cloud is geïnstalleerd, hebben we een aanzienlijk lagere Total Cost of Ownership, terwijl het systeem dankzij continue updates ook in de toekomst up-to-date blijft.” Pieter Reijalt, projectmanager IT bij Ahold Delhaize

Ahold Delhaize

Ahold Delhaize is een wereldwijd toonaangevende foodretailer die elke week vijftig miljoen tevreden klanten bedient in de VS, Europa en Zuidoost-Azië. De keten omvat meer dan twintig merken, waaronder Albert Heijn, Delhaize, Etos, Maxi, Food Lion, Stop & Shop en Hannaford.

  • 100.000 bezoeker registraties per jaar
  • 80.000 zaalreserveringen per jaar
  • 70.000 onderhoudsaanvragen per jaar