Logo

Achmea gaat dossiers en processen volledig digitaliseren

  • Iron Mountain
  • Documentbeheer
Achmea wil volledig digitaliseren en voegt digitale archiefservice en online processen toe aan externe dossieropslag. Het resultaat: meer flexibele werkwijze, beter ruimtegebruik, minder personeelskosten en betere compliance. Hoe heeft de verzekeraar dit voor elkaar gekregen?
Beeld Achmea gaat dossiers en processen volledig digitaliseren

De Nederlandse verzekeringsbranche digitaliseert snel. Bart Voortman, facilitair directeur Achmea, verwacht dat de maatschappij binnen enkele jaren alle processen ondersteunt via internet. “Dat gebeurt al op het gebied van de zorg,” bevestigt hij. “De communicatie met ziekenhuizen en huisartsen is al gedigitaliseerd.”

Deze groeiende trend heeft veel gevolgen voor Achmea Facilitair Bedrijf. Deze dienst is verantwoordelijk voor archivering, huisvesting, onderhoud, catering en logistiek. Bart Voortman: “Achmea is ontstaan uit diverse fusies en overnames. Elke nieuwe groep werkte met eigen systemen en leveranciers.”

Uitdaging

Het archief kon de toenemende digitalisering van de zakelijke omgeving echter maar moeilijk bijhouden. Voortman: “Om lijn te brengen in alle activiteiten hebben we een algemene overeenkomst getekend met Iron Mountain voor het beheer van onze fysieke archieven. We zochten een leverancier die meer te bieden had dan alleen diensten en dat was Iron Mountain."

In 2009 besloot Achmea de overeenkomst met Iron Mountain te verlengen naar een tienjarig contract. Dat is uitzonderlijk lang in de verzekeringsbranche. Een van de belangrijkste redenen was dat de contracten met leveranciers bij andere Achmea-eenheden afliepen. Voortman: “Daardoor konden we deze activiteiten inpassen in de algemene overeenkomst met Iron Mountain. Tegelijkertijd nam de digitalisering toe. We hadden behoefte aan een partner die ons van de juiste kennis en expertise kon voorzien.”

Digitale diensten

Het digitale archief wordt steeds belangrijker. Naast fysieke opslag (van ongeveer 100 strekkende kilometer) biedt Iron Mountain digitale diensten aan, zoals het scannen van papieren dossiers en toegang via een webportaal. Daardoor kunnen de medewerkers van Achmea overal en altijd over deze dossiers beschikken. “Dat zorgt ervoor dat wij als organisatie op onze beurt ook weer flexibel kunnen zijn,” aldus Voortman. “We kunnen bijvoorbeeld fileproblemen omzeilen, maar ook inspelen op een krimpende arbeidsmarkt.”

Door de uitbreiding van de overeenkomst met Iron Mountain kon Achmea niet alleen de personeelskosten verminderen, maar ook beter gebruik maken van de beschikbare accommodaties. Ook zorgt Iron Mountain ervoor dat Achmea volledig voldoet aan alle wet- en regelgeving. Door in de hele organisatie te werken met dezelfde preferred supplier archiveren alle Achmea-dochters op dezelfde manier. Dat verhoogt de efficiency. En de externe opslag zorgt ervoor dat de verzekeringsmaatschappij de vaste kosten voor archivering kan omzetten in variabele kosten op basis van gebruik per termijn.

Innovatief en efficiënt archiefbeheer

Hij vervolgt: "Wij willen partnerships met leveranciers waarmee we ons kunnen voorbereiden op de toekomst. Er zijn veel ontwikkelingen op digitaal gebied en wij willen daarvan deel uitmaken. Daarnaast moeten we voorzichtig zijn met de vertrouwelijke informatie van onze klanten. Daarom werken we samen met onze leveranciers bij het ontwikkelen van oplossingen en het maken van de juiste keuzes. Zo behouden we het vertrouwen van onze klanten en verminderen we onze kosten.”

Voortman benadrukt dat Achmea werkt volgens het principe ‘afspraak is afspraak’. "Natuurlijk bevatten de contracten alle details, maar het belangrijkste is dat een leverancier snel en professioneel doet wat hij moet doen. Als we afspreken dat een dossier binnen 24 uur bij iemand op het bureau moet liggen, moet dat ook zo zijn.” 

Achmea ziet veel mogelijkheden voor innovatief en efficiënt archiefbeheer. “Die bespreken we regelmatig met Iron Mountain om te kunnen blijven inspelen op toekomstige ontwikkelingen”, besluit Voortman. “We richten ons op samenwerkingsverbanden met leveranciers die ons met hun expertise voorbereiden op de toekomst. Iron Mountain voldoet aan die wens. Daardoor is het onze vaste leverancier voor fysieke en digitale archiefdiensten.”