Logo

Aanbesteding VNG bij Asito: aandacht en zorg voor medewerkers als USP

  • Asito
  • Facilitaire dienstverlening & gebouwbeheer
  • Hospitality & gastvrijheid
De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) - die samen met dochterondernemingen en enkele aan de VNG gelieerde instellingen is gehuisvest in het kantoor De Willemshof in Den Haag - had vanaf 2011 een multiservice contract voor de facilitaire dienstverlening. Dit jaar besloot de VNG terug te gaan naar losse contracten.
Beeld Aanbesteding VNG bij Asito: aandacht en zorg voor medewerkers als USP

Een daarvan is het schoonmaakcontract met Asito. Belangrijk bij de aanbesteding van de dienst was de visie op maatschappelijk verantwoord ondernemen en op integrale dienstverlening. Daarnaast speelde ook hospitality een grote rol. Esther Verbaan, Regisseur Facilitaire Diensten van de VNG, legt uit waarom werd gekozen om de facilitaire diensten – schoonmaak, catering, beveiliging, receptie, onderhoud en chauffeursdiensten – niet meer allemaal bij dezelfde partij onder te brengen. “We waren op zoek naar de meest geschikte partner per dienst die ook goed aan kon sluiten bij onze MVO-doelstellingen We hebben vervolgens alle onderdelen volgens de Europese aanbestedingsprocedures op de markt gebracht. Alleen catering is onderhands aanbesteed.”

Foto: VNG-pand De Willemshof in Den Haag

Social return en inclusiviteit

De aanbesteding voor schoonmaak was niet openbaar en verliep in twee fases. Verbaan: “In de eerste fase hebben we de partijen twee visiedocumenten laten schrijven: eentje over hun visie op maatschappelijk verantwoord ondernemen en de andere over hun visie op integrale samenwerking. Dat eerste deden we omdat we daarin als VNG een voorbeeldfunctie hebben naar gemeenten en onze facilitaire partners daarom op hun visie daarop willen selecteren. Het  tweede omdat we nadrukkelijk op zoek waren naar de verbinding tussen de verschillende leveranciers. Die is bij een multiservice contract vanzelfsprekend, maar werd nu nadrukkelijk uitgevraagd.”

Kirsten van der Vaart, corporate sales manager bij Asito, legt uit hoe maatschappelijk verantwoord ondernemen op het gebied van mensen gestalte krijgt bij Asito. “Je hebt het dan over goed werkgeverschap en over inclusiviteit, ook wel social return of investment (SROI) genoemd. Bij goed werkgeverschap gaat het om zorg voor je medewerkers en het uitdragen ervan. Zo hebben we programma’s als Asito Vitaal en werken we met levensloopbewuste programma’s zodat oudere mensen ook nog steeds goed inzetbaar zijn. Bij inclusiviteit, werken we samen met verschillende SW-bedrijven in de regio en streven we om nieuwe arbeidsplekken op te vullen met ‘arbeidskrachtkrachten met een beperking.’

Hospitality

Een grote rol was ook weggelegd voor hospitality. Verbaan legt uit waarom. “Ons pand is van zeven uur ’s ochtends tot acht uur ’s avonds geopend. De hele dag is er veel – ook internationaal – bezoek. De schoonmaak vindt plaats tussen vijf uur ’s middags en acht uur ’s avonds en overdag, wanneer iemand tussen elf en een het sanitair komt doen. Vroeger waren er in de avonduren geen mensen aanwezig, nu is dat heel anders. ’s Avonds wordt hier gewerkt. Dat heeft ook consequenties voor de houding van de schoonmaakmedewerkers. Vroeger konden ze bij wijze van spreke met een petje op en muziek in hun oren een etage schoonmaken en konden ze zelfs meezingen als ze dat wilden. Ze hoefden namelijk niemand te vragen of ze ergens bij mochten. Nu verwachten we dat een schoonmaker een ruimte inkijkt om te zien wie er nog aanwezig is en dat medewerkers en schoonmakers met elkaar communiceren en elkaar weten te vinden als dat nodig is.”

Om te zorgen dat de medewerkers van Asito aan de verwachtingen op het gebied van hospitality kunnen voldoen en dat ze een andere mindset krijgen, verzorgt Asito speciale hospitalitytrainingen. Van der Vaart: “Dat is belangrijk omdat we bij VNG mensen overnemen. We moeten dus eerst kijken waar ze staan op het gebied van hospitality. Vervolgens leveren we maatwerk in de training. Centraal daarbij staat dat ze op de juiste manier de juiste klant aanspreken en vervolgens op de juiste manier de dienstverlening invullen. Daarnaast is er veel aandacht voor de guest journey, kijken als een klant. Hoe komt hij de ruimte binnen en wat ziet en ervaart hij?” Het past in de filosofie van Asito, waarin hospitality een belangrijke plaats in neemt. Van der Vaart: “We laten onze medewerkers ook op stage gaan bij bedrijven waar hospitality een grote rol speelt, zoals het warenhuis Hudson’s Bay, waar medewerkers continu in contact staan met andere mensen.”

MVO

Die ambitie zie je volgens Verbaan ook terug in de verschillende onderdelen van MVO. “Ze kiezen voor duurzame producten en gaan bij vervanging van medewerkers in eerste instantie op zoek naar iemand met een afstand tot de arbeidsmarkt.” Van der Vaart vult aan: “Die aandacht voor MVO en inclusiviteit hebben we ook bij de keuze van de partners en leveranciers waar we mee samen werken. Ook hebben we bij de VNG aangetoond hoe we de CO2-reductie bij onze eigen organisatie hebben aangepakt. We willen ook samen met de VNG werk gaan maken van een betere afvalscheiding.”

Ook in de visie op integrale samenwerking ziet Verbaan bij Asito ambitie en commitment terug. “Asito gaf aan daarin graag een trekkersrol te willen vervullen richting andere leveranciers. Zo bieden ze hen de mogelijkheid om in hun keuken mee te kijken zodat mensen elkaar beter leren kennen. In totaal gaat het om tien medewerkers in de avondploeg die per 1 april 2018, wanneer de nieuwe contractperiode ingaat, overgaan van de huidige aanbieder naar Asito. Het contract heeft een looptijd van vier jaar met vier keer een optiejaar. Dat betekent dat als de opties gelicht worden, dat de maximale looptijd acht jaar is. Het contract omvat grotendeels schoonmaak, maar ook sanitaire supplies, afvalverwijderingsdiensten en de gladheid- en ongediertebestrijding. Van der Vaart: “Voor ons was dat een mooie kans om te laten zien dat we al deze diensten in één aanbieding konden onderbrengen. Daarbij brengen we ongediertebestrijding en afvalverwijdering onder bij gespecialiseerde diensten, maar blijven wij wel verantwoordelijk richting VNG. Voor ons staat partnership namelijk centraal, zowel richting VNG als richting onze dienstverleners. We streven met alle partijen naar een duurzame relatie in de toekomst.”


Het team van Asito dat betrokken was bij de aanbesteding, met tweede van links Kirsten van der Vaart.

Aanbieder

LeverancierAsito
RegioAlmelo
Meer informatie